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lung regelmäßig zu Terminen ein, bei denen die
WBM-Kollegen Fragen zu Anforderungen stellen
und Verbesserungen vorschlagen können, wäh-
rend die IT aktiv Lösungen und Entwicklungen
des IT-Markts vorstellt.
Ein Ticketsystem, in dem alle User Anforderun-
gen und Fehler aus dem Tagesgeschäft melden
und sich eigenverantwortlich über den aktuellen
Status informieren können, ist bereits etabliert.
Beide Komponenten beschleunigen Transparenz
sowie Wissensaustausch und beeinflussen die Un-
ternehmenskultur positiv.
Hard- und Software für mehr Produktivität
„Wir überprüfen unsere technischen Anwendun-
gen regelmäßig und passen sie, falls nötig, an“,
das ist einer der Leitsprüche der IT-Abteilung.
Daraus entwickelten sich Neuerungen innerhalb
des Unternehmens, die erheblich zur Zufrieden-
heit und Produktivität der Mitarbeitenden beitra-
gen. Einige Beispiele:
• W-LAN: Im gesamten Verwaltungsgebäude
und an allen Hausmeisterstützpunkten ist ar-
beitsplatzunabhängiges und mobiles Arbeiten
über W-LAN möglich.
• Microsoft Office ersetzt IBM Notes: Die da-
durch etablierte intuitive Benutzerführung,
die sich an Microsoft-Anwendungen wie Out-
look, OneNote oder Teams orientiert, erleich-
tert kollaboratives Arbeiten und verkürzt On-
boarding-Prozesse, weil Software-Schulungen
entfallen.
• 2-in-1-Geräte (Notebook und Tablet) mit
Administrationsrechten: User können selbst-
ständig Software installieren, wenn sie die
Unternehmensvorgaben einhalten. Dank
einer sicheren Citrix-Umgebung bleiben die
unternehmenskritischen Anwendungen davon
unberührt. Zusätzlich können Mitarbeiter zwi-
schen einem Smartphone von Apple (iOS) und
Blackberry (Android) wählen.
• Voice over IP (VoiP): Telefonieren über das
Internet erleichtert den Workflow, denn mit
ihren 2-in-1-Geräten sind die Mitarbeiter über
ihre Festnetznummer erreichbar – ganz gleich,
wo sie gerade arbeiten. Darüber hinaus können
Besprechungen auch als Videokonferenzen an
jedem beliebigen Standort organisiert werden.
IT-Sicherheit in kompetenter Hand
Um die aus den Neuerungen resultierenden Risi-
ken für das Unternehmen qualifiziert bewerten
zu können, wurde die Stelle eines IT-Sicherheits-
managers geschaffen. Von nun anwerden an einer
zentralen Stelle nicht nur Schwerpunktthemen
wie Fake Emails, Social Engineering und Phishing
gebündelt und koordiniert. Auch Daten- und Infor-
mationssicherheit (Data Loss Prevention) erhält
so die notwendige Aufmerksamkeit. Insbesondere
die Mitnahme von Daten durch Mitarbeiter – ge-
speichert auf dem USB-Stick oder in der eigenen
Cloud – skizziert die Ambivalenz innerhalb des IT-
Umfelds. Durch den Einsatz neuer Technologien
und entsprechender Haftungsklauseln kann die
Datensicherheit gewährleistet werden, ohne das
selbstverständliche Nutzungsverhalten der User
einzuschränken.
Provider Manager als Schnittstelle
Die Art und Weise, wie sich die IT-Abteilung
und das ganze Unternehmen von starren Hand-
lungsmustern löst, wird auch im Bereich des
Providermanagements deutlich. Der Wissens-
transfer sowie die Schaffung von Netzwerken
ermöglichen Synergien, von denen viele Parteien
profitieren. Als Schnittstelle zwischen der WBM
und dem freien Markt erweitert ein Provider
Manager das IT-Team und fördert in regelmä-
ßigen Terminen den kooperativen Austausch
mit externen Dienstleistern und IT-Experten.
Darauf aufbauend verantwortet er Make-or-
Buy-Entscheidungen: Welche Aufgaben werden
an externe Dienstleister vergeben, welche der
bestehenden und zukünftigen Systeme sollten
langfristig in Cloud-Anwendungen laufen (siehe
obenstehenden Kasten)?
Fazit
Obgleich die Digitalisierung der kommunalen
Wohnungswirtschaft einiges abverlangt, ist es
bei der WBM gelungen, die IT-Abteilung opti-
mal aufzustellen: Sie entwickelt sich infolge der
Neuaufstellung zu einemZugpferd des unterneh-
mensinternen Wandels, das den vorausliegenden
internen und externen Anforderungen von Stake-
holdern und Markt gerecht wird.
Gradmesser des Erfolgs ist nun der technische
Vorsprung und nicht mehr nur die Verfügbarkeit
oder Ausfallwahrscheinlichkeit von Systemen. Das
bedeutet allerdings auch, dass sich die IT gemein-
sammit den anderen Bereichen des Unternehmens
optimal vorbereiten muss – auf teils ungewisse
Anforderungen und vor allem auf den Einsatz von
Innovationen wie künstliche Intelligenz (KI), Vir-
tual und Augmented Reality (VR/AR), Internet of
Things (IoT) oder Blockchain.
PROVIDER MANAGER
Anforderungsmanagement
Rechtsabteilung
IT-Servicemanagement
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Provider
Manager
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IT-Management
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