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Im wohnungswirtschaftlichen Alltag bedeute
dies z.B. bei der Neuvermietung den konsequen-
ten Umstieg bei der Kommunikation auf E-Mails,
erläutert Volker Klich: „Jeder Anfragende erhält
so eine Eingangsbestätigung und eine verbindli-
che Antwort, wie weiter verfahren wird.“ Bei der
Kommunikation mit potenziellen und Bestands-
mietern wird eine Fülle von personenbezogenen
Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. „Unser
Produkt wurde bereits hinsichtlich des ab Mai
2018 geltenden Artikels 28 der Datenschutz-
grundverordnung und der künftigen Anforderun-
gen an die IT-Sicherheit geprüft und zertifiziert“,
hebt Oliver Vojacek von GBA Professional hervor.
DieWBG-Mitarbeiter schätzen die einfache Bedie-
neroberfläche, in der sich auch diejenigen schnell
zurechtfanden, die nicht so computeraffinwaren.
Mit wenigen Handgriffen lassen sich nun Interes-
senten anlegen, nach entsprechendemWohnraum
suchen, professionelle Exposés ausdrucken oder
versenden. Per Mausklick können freie Wohnun-
gen auf der Homepage der Genossenschaft oder
auf bundesweiten Immobilienportalen eingestellt
werden. ImMietermanagement hält die Software
spezielle Tools bereit. Denn auch wenn sie nicht
alleine vermietet: Die Gesprächsleitfäden für Vor-
gespräche amTelefon oder Vor-Ort-Besichtigun-
gen sind abschlussorientiert und unterstützen die
Mitarbeiter kundenorientiert.
Auch auf den Tablet-PCs der Genossenschafts-
mitarbeiter hat die Software Einzug gehalten und
erleichtert z.B. die Erfassung technischer Daten bei
Wohnungsvorabnahmen, -abnahmen oder -über-
gaben und erstellt die entsprechenden Protokolle.
Damit sind wieder spezielle Prozesse verbunden.
So werden z.B. Vorabnahmen 14 Tage nach einer
Wohnungskündigung digital vereinbart sowie eine
Vermietungsrundemit Präsentation des Baublattes
zwei Wochen nach der Vorabnahme angesetzt.
Fazit
Volker Klich freut sich, dass die WBG-Mitarbeiter
auf diese Weise bei der Betreuung der Bestands-
kunden, bei der Stabilisierung gefährdeter Kun-
denbeziehungen oder auch der Zurückgewinnung
von Kunden unterstützt werden. Denn das war das
Ziel der WBG: alle Prozesse darauf auszurichten,
die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, den Leer-
stand zu reduzieren, die Fluktuation im Bestand
zu bremsen und somit unterm Strich den hohen
Fluktuationskosten entgegenzusteuern. Aus
den täglichen Abläufen habe man mit Hilfe der
Software Prozesse gemacht. Diese könne man
nun leicht kontrollieren und konstant halten, so
Klich: „Damit gewinnen wir Zeit und haben den
Kopf frei für andere Aufgaben bei den anstehenden
Modernisierungen.“ Zugleich ist die Software ein
komplexes Hilfsmittel für Controlling und statis-
tische Erhebungen durch den Vorstand geworden.
Sie bildet sie Gebäude im Bestand der WBG nicht
in der sonst üblichen Tabellenform ab, sondern
als „virtuelle Häuser“. „Wir sind immer sofort
auskunftsfähig“, betont Volker Klich.
Der Erfolg kann sich sehen lassen: Nicht nur die
Kostensituation verbesserte sich; im Jahr 2017
wurden 259 neue Mitglieder aufgenommen.
Weitere Informationen:
Neubau und Sanierung
Energie und Technik
Rechtssprechung
Haufe Gruppe
Markt undManagement
Stadtbauund Stadtentwicklung
Herr Klich, Sie haben vor rund eineinhalb
Jahren begonnen, das Unternehmen neu
auszurichten. Was hat Sie glauben lassen,
den 20%igen Leerstand abbauen zu können?
Mir hat sehr geholfen, dass ich grundsätzlichOpti-
mist bin und schon immer stark vertriebsorientiert
handle. Zudemverfügt Eberswalde als Stadt in der
zweiten Reihe von Berlin über bemerkenswerte
Standortvorteile: ausgeprägte Familienfreundlich-
keit und viel Grün. Diese zwei Gründe habenmir die
Entscheidung für Eberswalde erleichtert. Vor allem
aber habe ich inmeinemVorstandskollegen Guido
Niehaus einenMitstreiter gefunden, der in dieselbe
Richtung denkt. Wir ergänzen uns bestens.
Wo gab es Widerstände und welche Punkte
haben Sie positiv überrascht?
Widerstände gab es keine. Angesichts des Leer-
stands von 20% existierte jedoch über Jahre eine
große Ungewissheit. Diese immense Herausfor-
derung erforderte es, ruhig zu bleiben, neue Lö-
sungen zu finden und umdie Ecke zu denken. Und
das ist das Positive: Alle unsereMitarbeiter haben
dabei sofort mitgemacht. Der Aufsichtsrat stand
von Beginn an hinter uns.
Positiv überrascht hat mich auch, dass mittlerwei-
le Leute bei uns in die Genossenschaft eintreten,
weil sie es cool finden, wie wir handeln: offen,
ehrlich und mutig.
Ist der Umbauprozess bereits abgeschlossen
oder stehen noch Schritte aus?
Der Umbau geht weiter – einerseits im wahrsten
Sinn des Wortes in unserem Bestand, um den
Leerstand weiter zu reduzieren, andererseits auch
weiter in unserem Team. Bestes Beispiel sind ak-
tuell jene Kollegen, die sich aus eigenem Antrieb
weiterentwickeln. Um die neuen Anforderungen
noch bessermeistern zu können, bilden sie sich zum
IHK-Fachwirt oder zumImmobilienökonomweiter.
Vielen Dank für das Interview.
Die Fragen stellte Olaf Berger.
Interview mit Volker Klich
„
Leute treten in die Genossenschaft ein,
weil sie cool finden, wie wir handeln
“
Die Wohnungsbaugenossenschaft Eberswalde-Finow eG hat einen
kompletten Umbau hin zu einem serviceorientierten Unternehmen
hinter sich. Welche Herausforderungen dabei zu bewältigen waren,
aber auch welche positiven Erfahrungen er dabei machte, erläutert
der Vorstand der Genossenschaft.
