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mal und Mitarbeitername das Geburts-, Ein-
tritts- und Austrittsdatum, Kündigung und
Kündigungsgrund. Monatlich wurden Head-
count und FTE manuell bzw. durch Kopieren
des Vormonats eingepflegt. So ließen sich Per-
sonalstandsauswertungen entwickeln, Daten
für Altersstrukturanalysen und Fluktuations-
analysen ableiten.
Berichte
Grundlage für alle Berichte ist die Excel-Integra-
tion. Im Zusammenspiel mit Subsets lassen sich
die vorhandenen Daten nach allen angelegten
Kriterien abfragen. Da die Werte in Excel-Zellen
geschrieben werden, sind alle Excel-Berech-
nungen, Formatierungen und Diagramme mög-
lich. Abbildung 3 zeigt die Struktur der „Daten-
bankabfrage per Formel“. Nach Datenbank und
Würfel erfordert die Syntax Werte zu den einzel-
nen Dimensionen in aufsteigender Reihenfolge.
Der wertmäßige Zellinhalt ist in diesem Beispiel
der Ist-Umsatz des gesamten Außendienstes
aus dem aufgelaufenen zweiten Monat (2k =
Monat 2 kumuliert) des Geschäftsjahres 2010.
Die Dimension Zeit hatte ich so aufgebaut, dass
die Datenhaltung in Einzelmonaten erfolgte. Das
hatte den Vorteil, dass man bei der Erfassung von
Planzahlen Werte in die einzelnen Perioden ein-
geben kann, was bei einer kumulierten Darstel-
auf Tagesbasis. Hier waren aber auch Abwe-
senheiten der Verkäufer mit deren Ursachen
(Urlaub, Krankheit) hinterlegt.
Der
Würfel Tageswerte
teilte sich die Dimen-
sionen Vertreter und Maßeinheit mit dem Wür-
fel Vertrieb. So war gewährleistet, dass Verän-
derungen in Teamzuordnungen nur an einer
Stelle zentral gepflegt werden mussten und für
alle Auswertungen zur Verfügung standen.
Der
Würfel FiBu
hatte mehrere Funktionen.
Zum einen diente er der Verdichtung der Kon-
ten gemäß den Reportinganforderungen der
Holding und zum anderen der legalen Konsoli-
dierung. Durch die Nutzung verschiedener Da-
tentypen wie Ist, Vorjahr, Budget oder Forecast
waren Zeitraumvergleiche und Simulationen
leicht realisierbar. So ließ sich zum Beispiel der
gesamte Datenbestand auf oberster Ebene auf
einen anderen Datentyp kopieren. Erster Schritt
war das Kopieren von 12 Monaten Budget auf
Forecast. Im zweiten Schritt wurden z. B. die
ersten sechs Monate Istwerte auf die ersten
sechs Monate Forecast kopiert. Schon war die
Basis für eine erste Projektion fertig, die sich
aus sechs Monaten Istdaten und sechs Mona-
ten Plandaten zusammensetzte.
Der
Würfel Personal
diente als Datenbasis
für Personalauswertungen. Erfasst waren ne-
ben Personalnummer als Identifikationsmerk-
porting, das mir für den Einstieg am einfachs-
ten erschien und in der Organisation sicherlich
den größten Nutzen stiften dürfte.
Als Dimensionen wählte ich zunächst:
·
Buchungskreis
·
Geschäftsjahr
·
Periode (1,2,3…12)
·
Datentyp (Ist, Vorjahr, Plan)
·
Vertriebshierarchie (Gesamtvertrieb,
regionale Teams, Verkäufer)
·
Maßeinheit (Umsatz, Anzahl Aufträge, …)
In PALO gab es
vier Würfel,
die die Basis un-
seres Controllingsystems darstellen:
·
Vertrieb
·
FiBu
·
Personal
·
Tageswerte
Die ersten drei Würfel waren auf Monatsbasis
aufgebaut. Da sich unser Geschäftsjahr vom
Kalenderjahr unterschied, war es bei allen Da-
tenimporten notwendig, vom Kalendermonat
auf den Monat im Geschäftsjahr überzuleiten.
Das erfolgte automatisch mittels sogenannter
„static lookups“ in den Importer-Mappings, die
die Kalendermonate in Geschäftsjahresmonate
übersetzen.
Der
Würfel Tageswerte
enthielt wesentliche
Kenngrößen wie Umsatz und Auftragseingang
Abb. 3: Struktur der Datenbankabfrage
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