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06/18 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
• Getränke und Genussmittel, die das
Unternehmen seinen Arbeitnehmern
kostenfrei zur Verfügung stellt
Das persönliche Ereignis
In der ersten Fallgruppe bezieht sich die
Freigrenze von 60 Euro brutto auf das
einzelne persönliche Ereignis. Erhält
ein Mitarbeiter etwa zu seinem Geburts
tag einen Blumenstrauß vom Abtei
lungsleiter und einen vom Betriebsrat,
die jeweils 35 Euro kosten, wird die Frei
grenze von 60 Euro überschritten.
Anders ist der Sachverhalt jedoch,
wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbei
ter an seinem Geburtstag ein Buchge
schenk im Wert von 60 Euro überreicht
und eine Woche später aufgrund der
Geburt seines Kindes einen Blumen
strauß im Wert von 50 Euro. Da es sich
um völlig getrennte Ereignisse handelt,
die jeweils den Grenzwert von 60 Euro
nicht übersteigen, entsteht hier keinerlei
geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter.
Dabei ist jedoch der administrative
Aufwand nicht zu unterschätzen, den
diese kleinen Gesten nach sich ziehen.
Eine Lösungsoption kann es zur Verein
fachung der administrativen Belange
geben: Sie nutzen eine Mitarbeiterkarte
(mehr dazu im ersten Teil dieser Serie in
der Ausgabe 01/2018), auf die die Beträ
ge eingebracht werden. Wichtig ist aber
auch hier, dass die Wertschätzung im Fo
kus stehen muss und nicht eine simple
Überweisung auf die Karte erfolgt.
Der außergewöhnliche Arbeitseinsatz
Lohnsteuerlich spricht man bei der zwei
ten Gruppe der Aufmerksamkeiten von
einem Arbeitsessen. Dieses liegt vor,
wenn der Arbeitgeber den Mitarbeitern
anlässlich oder während eines außerge
wöhnlichen Arbeitseinsatzes (zum Bei
spiel während einer außergewöhnlichen
betrieblichen Besprechung oder Sitzung),
im ganz überwiegenden betrieblichen In
teresse an einer optimalen zeitlichen Ge
staltung des Arbeitsablaufs, Speisen bis
zur Freigrenze von 60 Euro unentgeltlich
oder teilentgeltlich überlässt.
Als Beispiel seien vier IT-Mitarbeiter
genannt, die aufgrund eines Systemab
sturzes unvorhergesehen bis etwa 22
Uhr im Betrieb bleiben müssen. Der Ab
teilungsleiter bestellt auf Firmenkosten
Pizza und Getränke im Gesamtwert von
46 Euro für die Kollegen. Da der jeweilige
Betrag unter 60 Euro bleibt, entsteht auch
hier kein geldwerter Vorteil. Die Mitar
beiter aber freuen sich über diese Geste.
Kostenfreie Getränke im Unternehmen
Zu dieser dritten Fallgruppe zählen
beispielsweise Kaffee, Tee, Wasser oder
Besprechungskekse. Der Gesetzgeber
spricht in diesem Zusammenhang – wie
eingangs erwähnt – von Sachleistun
gen des Arbeitgebers, die auch im ge
sellschaftlichen Verkehr üblicherweise
ausgetauscht werden und zu keiner ins
Gewicht fallenden Bereicherung der Mit
arbeiter führen. Dabei sollte es der Ar
beitgeber jedoch nicht übertreiben. Die
Gestellung einer Mahlzeit wäre nämlich
steuerpflichtiger Arbeitslohn und im Be
trieb mit dem Sachbezugswert von 1,73
Euro für ein Frühstück und 3,23 Euro für
ein Mittagessen als Lohn anzusetzen.
Die Differenzierung ist sicherlich
schwierig: In der Regel wird das Obst am
Arbeitsplatz noch als Aufmerksamkeit
anerkannt, ebenso ein Müsliriegel oder
ähnliche Snacks. Brötchen, Croissants
oder Brezeln könnte ein Prüfer jedoch
schon als Frühstück und damit als Mahl
zeit ansehen.
Daher sollte – vor Einführung einer
solchen Maßnahme – klar definiert wer
den, was erlaubt und gewünscht ist. So
muss zum Beispiel frisches Obst für die
Mitarbeiter auch frisch eingekauft, der
Rest wiederum vernichtet werden. Auch
frische Säfte müssen, einmal geöffnet,
bestenfalls im Kühlschrank gelagert
werden, um länger genießbar zu blei
ben. Aufwand und Wirkung müssen sich
schlicht die Waage halten.
Wichtig ist: Die 60 Euro-Grenze ist eine
Freigrenze, kein Freibetrag. Dies bedeu
tet, dass jedes Überschreiten – und sei
es auch nur um einen Cent – die Lohn
steuer- und Sozialversicherungspflicht
für den gesamten Betrag nach sich
zieht. Zudem darf die Freigrenze nur für
Sachzuwendungen angewendet werden.
Geldzuwendungen, auch unterhalb von
60 Euro, sind immer steuerpflichtig.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass ins
besondere Unternehmen, die ihren Mit
arbeitern immer wieder neue Aktionen
bieten, Erfolg haben: im Winter kann
dies der Crepe-Stand mit Glühwein sein,
im Sommer das Eis für die Belegschaft.
Auch hier ist der Aufwand zu beachten.
Aber genau darum geht es letztlich: Der
Mitarbeiter soll erkennen, dass der Ar
beitgeber Zeit für ihn investiert und sich
Gedanken um ihn macht.
Kantine und Mitarbeiterverpflegung
Die Anerkennung für den Mitarbeiter
kann sich auch in der Einrichtung einer
Kantine oder der Option auf eine entspre
chende Verpflegung rund ums Unter
nehmen zeigen. Werden Mahlzeiten in
einer betriebseigenen Kantine verbilligt
oder kostenfrei ausgegeben, sind diese
lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei
– vorausgesetzt, der Mitarbeiter leistet je
Mahlzeit mindestens eine Eigenbeteili
gung in Höhe der amtlichen Sachbezugs
werte. Im Jahr 2018 belaufen sich diese
für ein Frühstück auf 1,73 Euro, für ein
Mittag- oder Abendessen auf 3,23 Euro.
Fällt die Eigenbeteiligung zu gering aus,
ist die Versteuerung des geldwerten Vor
teils mit pauschal 25 Prozent möglich.
Diese Grundsätze sind auch dann an
zuwenden, wenn die Kantine verpachtet
ist und der Arbeitgeber Zuschüsse über
Tabelle
Beispiele für Vergütungsbestandteile
zur Nettolohnoptimierung (HI10671181)
Die Arbeitshilfe finden Sie im Haufe
Personal Office (HPO). Internetzugriff:
ARBEITSHILFE
ADD-ON
In der App finden Sie vergleichende
Länderübersichten der Region DACH zu
steuerfreien Leistungen.
