Recruiting
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grundlage. Diesbezüglich kommen prinzipiell – abhängig von der
Phase des Bewerbungsverfahrens – eine gesetzliche Vorschrift,
meist § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), oder eine
Einwilligung des betroffenen Bewerbers in Betracht.
Nach § 26 Abs.1 BDSG dürfen personenbezogene Bewerber-
daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet
werden, wenn dies „für die Entscheidung über die Begründung
eines Beschäftigungsverhältnisses“ erforderlich ist. Auch Be-
werber gelten als Beschäftigte im Sinne des § 26 Abs. 1 Nr. 8
BDSG. Das bedeutet: Der Arbeitgeber darf Bewerberdaten bis
zu einer Entscheidung über die konkrete Stelle, auf die sich der
Kandidat beworben hat, verarbeiten und für die Entscheidung
(Einstellung oder Absage) nutzen. Einer (zusätzlichen) Einwil-
ligung des Betroffenen bedarf es hingegen in dieser Phase des
Bewerbungsverfahrens nicht. Diese wäre sogar kontraproduktiv,
da mit dem Bewerbungsverfahren grundsätzlich eine besondere
Drucksituation für den Bewerber verbunden ist. Um – begrün-
det oder nicht – die Chancen auf die konkrete Stelle nicht zu
mindern, dürfte der Bewerber daher meist dem Verlangen des
Arbeitgebers nach einer Einwilligung nachkommen.
Aufgrund dieser mit dem Bewerbungsverfahren grundsätzlich
verbundenen Drucksituation ist eine Einwilligung mangels „Frei-
willigkeit“ nicht rechtssicher möglich. Dies ergibt sich auch aus
der Gesetzesbegründung zum neuen § 26 Abs.2 BDSG. Daher soll-
te in diesem Stadium von einer Einwilligung abgesehen werden.
Was ist beim Thema Datensicherheit und was
beim Einsatz von Software zu beachten?
Das Vorgesagte gilt auch, wenn die Daten in Bewerbermanage-
ment-Systemen gespeichert werden. Bei Bewerbermanage-
ment-Tools, die der Arbeitgeber auf eigenen IT-Systemen be-
treibt, besteht grundsätzlich kein Unterschied zur Excel-Tabelle
oder zum Aktenordner, in denen Bewerbungsunterlagen abge-
heftet werden. Nutzt der Arbeitgeber jedoch die IT-Systeme eines
Dritten, der dem Arbeitgeber die Software als Cloud-Dienst zur
Verfügung stellt (ob dies so ist, ergibt sich regelmäßig aus dem
zugrunde liegenden Vertrag des Anbieters), sind zusätzlich die
besonderen Anforderungen an die Auftragsverarbeitung (Art.
28, 29 DSGVO) zu beachten.
Von der Ausschreibung einer Stelle über die Verwaltung
der Bewerberdaten bis hin zur endgültigen Personalauswahl
oder der weiteren Speicherung von Bewerberdaten in
einem Pool: Ein entsprechendes Bewerbermanagement
ist für Unternehmen heutzutage Standard. Dabei spielen
zunehmend softwarebasierte Tools eine tragende Rolle –
und rechtliche Voraussetzungen, die es zu erfüllen gilt.
Mit dem Bewerbermanagement werden, meist softwareba-
siert, Bewerberdaten aus unterschiedlichsten Kanälen – von der
klassischen Bewerbungsmappe über E-Mail bis zum Online-Be-
werbungsformular – erfasst, gesammelt und nach bestimmten
Kriterien vorselektiert. Doch was sind die datenschutzrechtli-
chen Voraussetzungen für die Verarbeitung von Bewerberdaten?
Welche Anforderungen sind an den Einsatz von Videointerviews
oder an die Vorauswahl von Bewerbern anhand von Algorithmen
zu stellen? Und welche rechtlichen Vorgaben ergeben sich durch
das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)?
Müssen Bewerber darüber informiert werden,
dass ihre Daten gespeichert werden?
Zu Beginn des Verfahrens haben Unternehmen vor allem darauf
zu achten, den Bewerber über die Datenverarbeitung zu infor-
mieren. Dies sollte bereits mit der Eingangsbestätigung der Be-
werbung erfolgen. Konkret muss der Bewerber nach Art. 13 Abs.
1 und 2 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) grundsätzlich
über den Zweck der Datenerhebung – also Daten speichern, um
die Bewerbung auf eine konkrete Stelle abzuwickeln – sowie die
Rechtsgrundlage, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
oder die Speicherfristen informiert werden.
Eine erneute Information hat nach Art. 13. Abs. 3 DSGVO zu
erfolgen, wenn sich der Zweck der Datenerhebung ändert, etwa
wenn die Daten in einem Talentpool gespeichert werden oder
für eine Stelle, auf die sich der Bewerber nicht beworben hatte.
Zudem haben Bewerber gemäß Artikel 15 DSGVO das Recht,
von den Unternehmen umfangreiche Auskunft über die gespei-
cherten Daten zu verlangen. Daher sollte die Zweckgebunden-
heit beim Speichern der Bewerberdaten jederzeit dokumentiert
werden. Kommt der Arbeitgeber den Pflichten nach Art. 13, 14,
15 DSGVO nicht nach, drohen Bußgelder nach der DSGVO.
Benötigen Arbeitgeber eine Einwilligung, um
Bewerberdaten zu speichern?
Neben der Informationspflicht benötigen Arbeitgeber – wie
immer im Datenschutzrecht – für das Erheben, Nutzen und
Speichern (kurz: Verarbeiten) von Bewerberdaten eine Rechts-
