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EXPO REAL
2018
I
BEST PRACTISE
Portfolio sucht Property Manager:
Wie Auftraggeber Dienstleister finden
D
as Property Management (PM) ge-
werblich genutzter Immobilien ist
im Kern eine stark standardisierte
Leistung. Bestandshalter und Property
Manager vereinbaren vertraglich eine
fixe Gebühr, für die ein reibungsloser Be-
trieb der Objekte gewährleistet sein soll.
Aber ganz so einfach ist es nicht: Bei der
Neuausschreibung von PM-Aufträgen
für 150 Gewerbeimmobilien aus ihrem
Deutschlandportfolio hatte Union Invest-
ment zunächst 25 potenzielle Dienstleister
identifiziert, die prinzipiell mit dem Pro-
pertyManagement der Objekte beauftragt
werden könnten.
Wie aber konnte sichergestellt werden,
dass die Dienstleister mit dem Auftrag
geber portfoliostrategisch auf einer Wel-
lenlänge liegen? Und wie ließ sich die
Qualität der angebotenen Leistungen
miteinander vergleichen – gerade auch
vor demHintergrund, dass die Zuständig-
keiten zwischen dem PM und Bestands-
halter in Zusammenspiel mit dem Facility
Management eindeutig geregelt und von-
einander abgegrenzt seinmüssen, umden
Mietern eine optimale Gebäudenutzung
zu ermöglichen.
Union Investment hat für die Auf-
tragsvergabe einen mehrstufigen, bei je-
dem Einzelschritt transparenten Prozess
entwickelt, der qualitative und quantita-
tive Faktoren gleichermaßen berücksich-
tigt hat. Bei der Entwicklung dieses Pro-
jeweils kalkulierten Arbeitsaufwands
wiederum führte dazu, dass Stärken und
Schwächen eines Angebots identifiziert
werden konnten. Bei der reinen Zahlen-
analyse sollte es aber nicht bleiben. Viel-
mehr erhielten die acht PM-Dienstleister,
die imvorangegangenen Prozess ammeis
ten überzeugt hatten, die Möglichkeit, in
vier Impuls-Workshops ihre Überzeu-
gungen und Konzepte zu entscheidenden
strategischen Punkten der Zusammen-
arbeit vorzustellen und mit dem poten-
ziellen Auftraggeber in eine persönliche
Diskussion zu treten. Auf diese Weise
konnte das Unternehmen ermitteln, ob
die eigenen Vorstellungen zur Pflege und
Weiterentwicklung des Deutschlandport-
folios mit den Konzepten der Dienstleister
in Deckung zu bringen sind.
Im Personal-Workshop ging es bei-
spielsweise umwichtige Grundsatzfragen,
etwa welches Verhältnis Dienstleister zu
ihren Mitarbeitern pflegen, welche Fort-
zesses wurde das Unternehmen von zwei
externen Partnern unterstützt. Die Unter-
nehmensberatung h&z hat ihre Metho-
denkompetenz in den Bereichen Einkauf
und Transformation eingebracht, Berater
von Drees & Sommer haben ihr Fachwis-
sen in der Strukturierung und Bewertung
von PM-Leistungen einfließen lassen.
Zunächst einmal war es wichtig, die
Anforderungen unterschiedlicher Ab-
teilungen an ein zeitgemäßes Property
Management aufzunehmen und auf diese
Weise ein noch klareres Erwartungsprofil
für den anschließenden Auswahlprozess
zu formulieren. Interne Fachleute wie As-
set Manager, Fondsmanager, Bauingeni-
eure oder Daten- und Einkaufsspezialisten
sollten anhand einer Bewertungsmatrix
darlegen, wie stark sie einzelneAspekte der
PM-Zusammenarbeit wie Eigeninitiative,
Flächenoptimierung, Reporting-Qualität
oder Innovationsfreude gewichten. Auf
der Basis der Erwartungen wurden 13
der zuvor 25 ermittelten Dienstleister
dazu eingeladen, ein Leistungsangebot
einzureichen.
Der Hauptlösungsansatz:
eine digitale Plattform
für die Ausschreibung
Der Hauptlösungsansatz zur Auf-
schlüsselung der jeweils unterschiedlichen
Angebote, der wesentlich zu deren Ver-
gleichbarkeit beigetragen hat, war die Ein-
führung einer digitalen Ausschreibungs-
plattform. Die PM-Dienstleister waren
aufgerufen, zu über 200 Leistungsfeldern
innerhalb der Plattform ein Angebot in-
klusive des erwarteten Mitarbeiterauf-
wands zu hinterlegen. Auf diese Weise
wurde transparent gemacht, wie sich die
angebotene Basisgebühr der jeweiligen
Bewerber konkret zusammensetzt. Die
Aufschlüsselung der Leistungen und des
Foto: Mr.Whiskey/shutterstock.com
Volker Noack,
Mitglied der
Geschäftsfüh-
rung der Union
Investment Real
Estate GmbH
AUTOR
Bestandshalter und Property Manager
vereinbaren vertraglich eine fixe Gebühr,
für die ein reibungsloser Betrieb der
Objekte gewährleistet sein soll.
