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Mietenbuchhaltung bei der BG Hartmannshofen
und leitete die Softwareeinführung. Das Projekt
bedeutete für die kleine Genossenschaft eine
Herausforderung, denn alles hatte neben dem
Tagesgeschäft zu passieren.
Zum März 2018 wurden die Mieten- und Finanz-
buchhaltung sowie die Mitgliederverwaltung auf
die neue Software umgestellt – eine anstrengen-
de Phase, wie die Projektleiterin betont. Doch ein
halbes Jahr darauf zieht Gottschalk eine positive
Zwischenbilanz. „Die Software bringt Transpa-
renz in unsere Arbeit“, sagt sie. „Wenn ein Mieter
eine Anfrage hat, können wir sie meist im ersten
Telefonat lösen. Wir sehen auf Anhieb, ob noch
eine Zahlung offen ist.“ Wenn sie früher wissen
wollte, ob eine Rechnung beglichen wurde oder
noch Mieten offen sind, hätte sie sich an zwei
Kolleginnen wenden müssen, die als einzige Zu-
griff auf die Zahlen hatten. „Heute dreht sich die
Kommunikation im Team um wichtigere Themen
als das Heraussuchen einer Buchung“, so die Im-
mobilienkauffrau.
Arbeitswelt imWandel
Umständliche Prozesse und eine unzureichende
IT-Unterstützung sind häufige Gründe, warum
Unternehmen den Kurs in Richtung digitales
Zeitalter nehmen. Bei der Genossenschaft aus
München hat die Abkündigung des früheren ERP-
Softwaresystems nur den letzten Anstoß gege-
ben. Für Svenja Gottschalk war es höchste Zeit,
das Thema Digitalisierung anzugehen. Dass sie
als junge Fachkraft analogen Abläufen nicht viel
abgewinnen kann, überrascht wenig. Ihre Gene-
ration ist mit digitalen Geräten groß geworden.
Informationen überall und jederzeit abrufen,
digital kommunizieren und Bankgeschäfte oder
Buchungen online erledigen zu können, bestimmt
die Lebenswelt der sog. Digital Natives. Die da-
mit verbundenen Nutzererwartungen, dass alles
schnell und direkt geht, werden auf den Arbeits-
platz übertragen.
Digitalisierung in individuellem Tempo
ImMoment steht bei der BG Hartmannshofen die
Optimierung der Verwaltungsprozesse imMittel-
punkt. Gottschalk nennt zwei einfache Beispiele,
wie die neue Plattform die Abläufe unterstützt:
„In der Mietverwaltung habe ich über meine Wid-
gets Wiedervorlagetermine, offene SEPA-Mandate
und Mietrückstände immer im Blick“, erklärt sie.
„Wenn ich in einem Vertrag bin, kann ich dort di-
rekt eine Aufgabe erstellen.“
An die vielen weiteren Möglichkeiten der neu-
en Software tastet sich die Genossenschaft nun
langsamheran. Gottschalk betont, dass es wichtig
sei, die älterenMitarbeiter beimdigitalenWandel
mitzunehmen. „Wir machen einen Schritt nach
dem anderen. Was uns die Software an Automa-
tisierung bietet, wollen wir nach und nach aus-
schöpfen.“
Integration der Aufgaben vor Ort
So sollen in Zukunft nicht nur Wohnungsabnah-
men und -übergaben digital erfolgen, sondern alle
Dokumente nur noch aus demProgrammgezogen
werden. Imnächsten Schritt steht die Einbindung
des technischen Auftragsmanagements an. „Wenn
unsere Hausmeister ihre Regieberichte nicht mehr
per Hand, sondern in Axera schreiben, und un-
sere Handwerker die Aufträge direkt im System
finden, wird das eine riesige Veränderung sein“,
sagt Svenja Gottschalk. Später soll auch die Ver-
mietung über die neue Plattform laufen. Dafür
wird ein Zusatzmodul eingesetzt.
Die BG Hartmannshofen hat also noch einiges an
Strecke zurückzulegen. Doch das Ziel hat die Ge-
nossenschaft fest im Blick: „Wir werden künftig
papierlos arbeiten.“
Die Baugenossenschaft Hart-
mannshofen steht stellvertre-
tend für viele, vor allem kleinere
Unternehmen der Wohnungs-
wirtschaft, die noch kaum
Ressourcen in die Digitalisierung
gesteckt haben. Einer Untersu-
chung des GdW Bundesverband
deutscher Wohnungs- und
Immobilienunternehmen e.V.
zufolge, die im Sommer 2018
veröffentlicht wurde, erkennen
aber immer mehr Wohnungsun-
ternehmen die Notwendigkeit
für einen Wandel. Bei 62% der
befragten Unternehmen liegen
noch nicht alle wichtigen Daten
und Informationen digital und
auswertbar vor, 45% planen jedoch, dies in den nächsten fünf Jahren nachzuholen. Viele
denken die nächsten Themen schon mit: Sind aktuell bei nur 11% alle Unternehmensbereiche
digital vernetzt und sogar nur bei 2% alle Services, wollen 59 bzw. 49% dies in fünf Jahren
umgesetzt haben. 47% der Unternehmen gaben übrigens als Motor der Digitalisierung die Mit-
arbeiter an. Damit stehen diese an vierter Stelle nach den Entwicklungen auf dem Wohnungs-
markt, den Kunden (je 63%) und dem Anspruch, Vorreiter in der Branche zu sein (50%).
DIGITALISIERUNG: IN DEN NÄCHSTEN JAHREN WIRD AUFGEHOLT
Quelle: GdW
Svenja Gottschalk und Klaus Berghofer können Daten auch abrufen,
wenn sie in einer Wohnanlage unterwegs sind
Quelle: Blende11 Fotografen
