MARKT UND MANAGEMENT
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1|2019
Digitale Transformation
Auf dem Weg ins papierlose Büro
Den ersten Schritt in Richtung digitales Büro hat die Baugenossenschaft Hartmannshofen e. G. bereits
getan: Die Verwaltung arbeitet webbasiert. Wenn die Mitarbeiter nun Mieterinformationen abrufen, spüren
sie, was es mit der digitalen Leichtigkeit auf sich hat.
Mit Zahlenkolonnen alleinig auf Papier zu arbei-
ten, das kann sich Klaus Berghofer aktuell nur
noch schwer vorstellen. Der Geschäftsführer und
Vorstand der Baugenossenschaft Hartmannsho-
fen e. G. ist sehr zufrieden, dass er heute andere
Möglichkeiten hat. „Mit der Umstellung auf die
neue Software kann ich selbst Auswertungen fah-
ren und bekomme die Zahlen in einemmodernen
Format dargestellt“, sagt er. Bis vor kurzem lie-
fen in der Münchner Genossenschaft neben dem
Controlling viele weitere Prozesse papierlastig
oder sogar komplett analog. Das belegen auch
die langen Aktenregale, in denen die Historie
der gesamten Mieterkommunikation aufbewahrt
wird, inklusive zahlreicher Wohnungsübergabe-
und Abnahmeprotokolle. Diese sind nicht nur per
Hand ausgefüllt, früher wurden die Muster sogar
noch mit Kopiervorlagen händisch vervielfältigt.
Auf zukunftssichere Technologie gesetzt
Als die BG Hartmannshofen 2017 die Einführung
einer neuen Software ins Auge fasste, entschied
sich Berghofer zusammen mit seinem Team für
Ilonka Kunow
freie Autorin
Weßling bei München
die wohnungswirtschaftliche Softwareplattform
Haufe-FIO Axera, ein Kooperationsprodukt der
FIO Systems AG und der Haufe Group. Diese
Lösung ist webbasiert – für Klaus Berghofer
ein wichtiges Entscheidungskriterium. Web-
basierte Software (auch SaaS - „Software as
a Service“ - genannt) erlaubt den dezentralen
Zugriff mit jedem Gerät, ohne Vorinstallationen
oder Einrichtung von (VPN)-Clients. „Das ist
die Zukunft“, sagt Berghofer. „Wir können mit
der neuen Software überall arbeiten, ein Inter-
netanschluss genügt. Im Notfall können unsere
Mitarbeiter auch per Tablet oder Laptop von zu
Hause aus Mieteingänge überprüfen.“ Dass die IT
nicht im Büro liegt, sondern in der Cloud, sieht
er ebenfalls als Vorteil.
Sicherheit zählt
So rufen die Mitarbeiter der BG Hartmannshofen
ihr wichtigstes Arbeitsmittel heute über den Brow-
ser auf und loggen sich dann mit ihren Zugangs-
daten ein. Die Übertragung der Daten zwischen
Endgerät und Rechenzentrum erfolgt sicher über
eine verschlüsselte Verbindung. Trotz dieser Vor-
teile haben viele Unternehmen Bedenken, die un-
ternehmenszentrale Anwendung aus der „Wolke“
zu beziehen. Für den Vorstand der BGHartmanns-
hofen haben die Hersteller das Thema Sicherheit
jedoch gut gelöst. „Die Daten liegen auf Servern in
deutschen, zertifizierten Rechenzentren. Das war
eine Grundvoraussetzung und ist für uns enorm
wichtig“, sagt Berghofer.
Start mit den Kernprozessen
Vorstand Klaus Berghofer hat hohe Erwartun-
gen an die neue Plattform: „Eine Vereinfachung
der Prozesse, eine Verbesserung der Service-
qualität und dass wir alle näher am Mieter dran
sind.“ Erwartungen, die auch Svenja Gottschalk
teilt. Die Immobilienkauffrau verantwortet die
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