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eine detaillierte Dokumentation aller Beobach-
tungen und Erkenntnisse erfolgt.
Diese Anforderungen wurden in einem dreistufi-
gen Verfahren realisiert:
Präzision sorgt für Sicherheit
Im Vorfeld der Prüfung wurde für jedes Prü-
fungsthema ein Prüfkatalog erstellt und mit der
GESOBAU abgestimmt. Ein solcher Prüfkatalog
enthielt um die 50 einzelne Prüfkriterien in aus-
formulierter Frageform, die sich maßgeblich am
Ablauf des zu prüfenden Geschäftprozesses orien-
tierten. Die Prüfkriterien wurden imWesentlichen
aus den detaillierten Geschäftsanweisungen der
GESOBAU sowie anhand gesetzlicher Anforde-
rungen ermittelt. Neben der genauen Angabe
der exakten Quelle war zu jedem Prüfkriterium
die anzuwendende Untersuchungsmethode (z. B.
Kurzinterview, Belegprüfung, EDV-Recherche)
sowie mit Anzahl und Art der jeweils zu betrach-
tenden Fälle der Stichprobenumfang (z. B. fünf
Mietverträge, zehn Aufträge mit freihändiger
Vergabe, fünf Rechnungen nach Einheitspreis-
abkommen) definiert.
Technisch erfolgte die Abbildung des Prüfkata-
loges in einer Datenbank, die über Bedingungs-
und Sortierfelder bereits die Abstimmung und
zeitliche Planung stark vereinfachte. So konn-
ten im Rahmen der Abstimmung die einzelnen
Prüfkriterien sehr flexibel angeordnet, geändert
oder bei Bedarf auch deaktiviert werden. Bei der
zeitlichen Planung erwies es sich beispielsweise
als vorteilhaft, die Prüfkriterien nach der Unter-
suchungsmethode zu gliedern, um gleichartige
Untersuchungsgegenstände zusammenfassen und
damit den Prüfaufwand besser abschätzen zu kön-
nen. Schließlich konnte zu jedembeliebigen Status
ein vollständiger Entwurf des Prüfkatalogs ohne
zusätzlichen Formatierungsaufwand oder daraus
resultierende Fehler auf „Knopfdruck“ erstellt
werden. „Die präzise Planung sorgte von Anfang
an für Sicherheit hinsichtlich der Inhalte der Prü-
fung sowie des damit verbundenen Aufwands,
auch bezüglich der Belastung der Fachabteilun-
gen“, resümiert Erik Berger, Interner Revisor der
GESOBAU, die Vorbereitungsphase.
Kommunikation schafft Vertrauen
Um eine möglichst offene und konstruktive Ar-
beitsatmosphäre zu erreichen, wurde jeder zu prü-
fende Fachbereich zunächst über die Struktur, den
Umfang und den Inhalt des Prüfkatalogs ausführ-
lich informiert. Anschließend fand gemeinsammit
den Bereichsverantwortlichen im Zufallsverfah-
ren die Auswahl der im Prüfkatalog vorgesehe-
nen Anzahl konkreter Fälle aus der Gesamtheit
statt. Während der Prüfung erfolgte schließlich
ein offener Umgangmit Erkenntnissen und Beob-
achtungen, um Sachverhalte und Feststellungen
zu diskutieren und erste Empfehlungsansätze
ableiten zu können. Auf diese Kommunikation
legte die GESOBAU besonderen Wert, denn „der
Einsatz externer Revisoren bedarf immer eines ge-
wissen Fingerspitzengefühls. Professionelle und
verbindliche Kommunikation sind dabei wichtige
Voraussetzungen für Akzeptanz und Vertrauen in
den Fachbereichen und somit für ein Gelingen der
Prüfung“, so Erik Berger.
Dokumentation gibt verlässliche Orientierung
Um die zukünftige Nachvollziehbarkeit aller
Aussagen zu gewährleisten, stellte die GESO-
BAU nicht zuletzt hohe Anforderungen an die
Dokumentation. Zu jeder Frage wurden neben
der eigentlichen Beurteilung die betrachteten
Fälle festgehalten und zu jedem dieser Fälle alle
Beobachtungen in der Datenbank erfasst. Der
Nutzen des Datenbankeinsatzes zeigte sich in
dieser Phase hauptsächlich in der Flexibilität bei
der Aufbereitung und Darstellung der Ergebnisse.
So konnten einzelne Berichte als Datenbankre-
ports mit minimalem Aufwand je nach Adressat
und Bedarf in unterschiedlicher Detailtiefe oder
in gewünschter Sortierung bereitgestellt werden.
Der Vorstand erhielt letztlich einen schriftlichen
Bericht einschließlich einer Zusammenfassung
der wichtigsten Erkenntnisse sowie ersten Emp-
fehlungen.
Prüfung bestanden …
Der GESOBAU ist es mit der Beauftragung ex-
terner Revisoren gelungen, die interne Revision
durch zusätzliche Prozesskompetenz sowie einen
kritischen Blick von außen zu unterstützen und
damit den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen
Überwachungspflichten mehr als gerecht zu
werden. Besonders ressourcenschonend – auch
im Hinblick auf die zeitliche Beanspruchung der
Fachbereiche – erwies sich dabei die detaillierte
Erstellung des Prüfkatalogs vor Beginn der Prü-
fung. Die Revisionsprüfung konnte dadurch sehr
systematisch und stringent erfolgen. Das schritt-
weise Vorgehen ermöglichte es darüber hinaus,
die zeitliche Beanspruchung der Fachbereiche
gering zu halten.
Spätestens jedoch, wenn das bearbeitete Prüffeld
einer erneuten Prüfung unterzogen werden soll,
wird der verabschiedete Prüfkatalog noch viel
stärker in Sachen Effizienz punkten können. Der
Katalog kann und soll – von notwendigen Anpas-
sungen abgesehen – wieder verwendet werden.
Dadurch kann in Zukunft nämlich nicht nur mit
wesentlich geringeremAufwand geprüft werden,
sondern auch ein Vergleich im Zeitverlauf ange-
stellt und die Entwicklung des Prüfgegenstandes
beurteilt werden.
Die intensive und offene Kommunikation mit den
betroffenen Fachbereichen ermöglichte einerseits
einen konfliktfreien Umgang mit den anstehen-
den Revisionsprüfungen. Andererseits sorgte die
mit dem Einsatz externer Prüfer einhergehende
Neutralität für Aufgeschlossenheit gegenüber
erforderlichen Veränderungen.
Schließlich verhalf die datenbankgestützte Prü-
fungsarbeit dazu, Berichte schnell und adressa-
tenorientiert zu erstellen. „Die übersichtliche und
verdichtete Darstellung der Ergebnisse erlaubt es,
sich schnell einen Überblick über die wesentlichen
Ansatzpunkte und Empfehlungen aus der Revisi-
onsprüfung zu verschaffen. Durch die zugeord-
neten Querverweise haben wir zudemdie Option,
den Erkenntnisschluss genau nachzuvollziehen
und zielgerichtet ins Detail zu gehen“, bewertet
Erik Berger rückblickend die ihm zur Verfügung
gestellten Revisionsberichte.
Quelle: GESOBAU AG, Foto: Thomas Bruns
Neubauprojekt Pankower Gärten der GESOBAU
