Quelle: WG Letmathe-Oestrich
Bild davon machen, welche Arbeiten im Vorfeld
zu erledigen sind.
Pawlak:
Das ist ein extrem aufwändiger Prozess.
Zunächst gilt es, die Daten aufzubereiten. Dafür
haben wir Fragen beantwortet wie: Welche Da-
tenwollenwir migrieren? Wie sieht die alte Bilanz
aus?Wie werden die unterschiedlichen Positionen
benannt? Dann haben wir die Daten ausgelesen
und bei Fio Systems auf eine Testumgebung über-
tragen. Dort wurde stichpunktartig geprüft, ob
die Daten an der richtigen Stelle erscheinen, ob
die Mieten korrekt gebucht sind, ob mögliche
Anmerkungen zum Mietvertrag übernommen
wurden, ob die Quadratmeterangaben stimmen
und vieles mehr. Vor allem der Abgleich der Mit-
glieder und die Soll-Stellung sind sehr schwierig.
Dann tauchen zusätzliche Fragen auf: Wie werden
Kündigungen dargestellt? Hat das Systemdie Ge-
schäftsguthaben übernommen? Das alles lässt sich
nicht in einem Durchlauf klären, da benötigt man
auf jeden Fall mehrere Schleifen.
Gibt es einen Tipp, den Sie Genossenschaften
geben können, die das noch vor sich haben?
Eikermann:
Wichtig ist, die Abläufe der verschie-
denen Prozesse, insbesondere der Mitgliederver-
waltung (z. B. Kündigungen) und die darauffol-
genden Schritte wie den Zustimmungslauf genau
zu dokumentieren. Des Weiteren ist es wichtig,
die Salden der Mitgliederkonten vorher genau ab-
zustimmen und mit einem möglichst „sauberen“
Datenbestand zu arbeiten.
Wie hat Sie das Team des Herstellers
unterstützt?
Pawlak:
Wir hatten von Anfang an einen persönli-
chen Ansprechpartner, es gab Schulungen bei uns
imHaus undwir erreichten jederzeit jemanden per
E-Mail. Ich hätte mir gewünscht, dass es zu jeder
Schulung Unterlagen gibt, so dass dieMitarbeiter
am Schluss ein „Handbuch“ bekommen.
Welche Vorteile sind Ihnen bei der neuen
Softwarelösung besonders wichtig?
Eikermann:
Es ist noch zu früh, um ein Fazit zu
ziehen. Die Datenwurden zum1. Januar 2017mi-
griert. Wir arbeiten also seit etwa einem halben
Jahr damit.
Jochen Eikermann (l.), Vorstandsvorsitzender,
und Randolf Pawlak, Handlungsbevollmächtigter,
Wohnungsgenossenschaft Letmathe-Oestrich eG
(v.l.)
Noch läuft nicht alles rund. Ich binmir sicher, dass
wäre bei jedem anderen Anbieter auch so. Es sind
schließlich hunderttausende von Daten, die trans-
feriert wurden. Aber wir werden bei allen Fragen
schnell unterstützt. Und unsere Mitarbeiter be-
richten mir schon jetzt, dass die Benutzerober-
fläche modern und selbsterklärend ist.
Pawlak:
Anfangs war es ungewohnt, dass wir
bewährte Automatismen nicht mehr haben. Das
alte System hat z. B. die Mieten jeden Monat au-
tomatisch eingezogen. Dieser Vorgang wird jetzt
von uns persönlich angestoßen. Positiv ist, dass
man sich von überall aus einloggen kann, weil
die Anwendung über das Internet läuft. Zudem
ist es möglich, zusätzliche Themen, wie die Ver-
kehrssicherungspflicht, zu berücksichtigen. Das
erleichtert die Arbeit.
Wenn Vorstandsvorsitzende oder
Geschäftsführer aus der Wohnungswirt-
schaft Sie fragen, ob diese Software auch
für sie sinnvoll sein könnte, was würden Sie
antworten?
Eikermann:
Das Produkt empfehle ich auf jeden
Fall, das ist gar keine Frage. Wir schätzen die in-
novative Benutzeroberfläche, die Modernität des
Systems, die Anwendung über die Cloud und die
Möglichkeit, zusätzliche Prozesse zu integrieren.
Wir stehen zu dieser Entscheidung. Mein Tipp
wäre, darauf zu achten, bei und nach Livegang
des Systems gleiche Ansprechpartner zu haben.
Vielen Dank für das Gespräch!
Die Fragen stellte Dr. Michael Bürker, München.
