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10|2017
MARKT UND MANAGEMENT
Interview mit
Jochen Eikermann und Randolf Pawlak
„Wir stehen zu dieser Entscheidung“
Die Wohnungsgenossenschaft Letmathe-Oestrich eG ist inzwischen 110 Jahre alt. Um auch für die
kommenden Jahre gerüstet zu sein, stellt sie sich den Anforderungen, die u. a. der demografische Wandel
an den Markt der Mietwohnungen stellt. Um diese und weitere Themen begleiten zu können, hat die
Genossenschaft ihre ERP-Softwarelösung zum 1. Januar 2017 ausgetauscht. Im Interview erklären
Jochen Eikermann, Vorstandsvorsitzender, und Randolf Pawlak, Handlungsbevollmächtigter der
Wohnungsgenossenschaft Letmathe-Oestrich eG, was ihnen beim Wechsel wichtig war.
THEMA DES MONATS
Was hat Sie veranlasst, Ihr bestehendes
Softwaresystem durch ein anderes zu
ersetzen?
Eikermann:
Wir haben über viele Jahre mit einer
Lösung gearbeitet, die sich seit Jahrzehnten in
der Wohnungswirtschaft etabliert hatte. Dieses
System wurde eingestellt, weil es auf einer alten
Programmiersprache basiert, die keiner mehr
kennt und beherrscht.
Pawlak:
Wir hätten nicht gewechselt, wenn der
Sachzwang nicht da gewesen wäre. Da ein Wech-
sel notwendig war, wollten wir nicht automatisch
das Nachfolgeprodukt derselben Firma nehmen.
Wir haben uns deshalb – gemeinsam mit einem
befreundeten Unternehmen – die Software von
acht Unternehmen angesehen.
Das klingt nach einem gründlichen, aber
auch langwierigen Prozess.
Eikermann:
Da wir quasi keine andere Wahl hat-
ten, wollten wir uns gründlich damit befassen.
Die Recherche, die Entscheidungsfindung und der
Umstellungsprozess haben über ein Jahr gedauert.
Wir wollten eine Lösung, die die nächsten Jahre
trägt. Ich habe schon einmal eine IT-Umstellung
durchgeführt. Das macht man nicht freiwillig und
nicht regelmäßig, das ist ein harter Ritt.
Pawlak:
Wir haben Unternehmen besucht, die die
entsprechende Software einsetzen, und die Mit-
arbeiter gefragt, wie gut sie damit klarkommen.
Was war wichtig, um eine Lösung zu finden?
Pawlak:
Wir haben zunächst genau analysiert,
was wir brauchen. Wichtig sind für uns im Jah-
resverlauf eine reibungslose, effiziente Mitglie-
derverwaltung sowie die Mieten-, Finanz- und
Darlehensbuchhaltung. Und selbstverständlich
müssen die Jahresabschlussarbeiten – wie die
Bilanzerstellung – professionell auf einem hohen
Niveau möglich sein.
Wenn Sie sich acht Anbieter angesehen ha-
ben, was ist Ihnen im Vergleich aufgefallen?
Eikermann:
Es gibt große Unterschiede bei den
Benutzeroberflächen. Manche waren sehr kom-
plex und wenig selbsterklärend. Und dann gab es
Angebote, die auf Nachfrage plötzlich 40%billiger
wurden. Das macht dann schon stutzig. Oder wir
haben Preise gesehen, deren Berechnung nicht
nachvollziehbar war. Hier habe ich die Kalkulation
für Haufe-Fio Axera als transparent erlebt.
Wann und wie sind Sie mit den IT-Experten
ins Gespräch gekommen?
Eikermann:
Wir hatten sie im Rahmen unseres
Auswahlprozesses angesprochen und haben den
Kontakt dann vertieft. In der Entscheidungsphase
habenwir das Rechenzentrum in Leipzig besucht.
Es war wichtig und aufschlussreich, die Sicher-
heitsvorkehrungen selbst zu sehen und die han-
delnden Personen kennenzulernen.
Pawlak:
Eines war von Anfang an klar: Wir woll-
ten keine Inhouse-Lösung, wir wollten mit einem
Rechenzentrumarbeiten, weil uns der Service und
die Expertise sowie die Sicherheit und die Spie-
gelung der Daten sehr wichtig sind. Praktisch ist,
dass wir uns von überall ins System einwählen
können.
Eikermann:
Für unsere Entscheidung waren die
Kosten nicht vorrangig. Wir wollten eine Lösung,
die zukunftsfähig und zuverlässig ist. Die haben
wir nach heutigem Stand der Dinge bekommen.
Wie wurde die neue Lösung implementiert?
Eikermann:
Wir haben eine relativ kleine Mann-
schaft, das funktioniert nur, wenn es alle mit-
tragen. Natürlich kann man nicht alle vorberei-
tenden Arbeiten im normalen Geschäftsbetrieb
umsetzen. Gut war, dass unser Objektbetreuer
die Prozesse für die Datenmigration vorher ge-
nau mit uns geplant hat. So konnten wir uns ein
