MARKT UND MANAGEMENT
68
10|2017
Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft
Bessere Ausgabenkontrolle dank Verarbeitung
elektronischer Rechnungen
Ein komplett digitalisierter Prozess optimiert die Prüfmechanismen und das Liquiditätsmanagement
im Zusammenhang mit Versorgerrechnungen und -zahlungen – ein Beispiel der Vivawest Wohnen
und den Duisburger Stadtwerken.
Als Bereichsleiterin Zentrale Bewirtschaftung bei
Vivawest Wohnen kennt sich Sabine Thönemit den
Abrechnungsprozessen laufender Kostenwie jener
für Energie undWasser aus. Vor allemweiß sie um
die Automatisierungspotenziale, die im Zusam-
menspiel mit den Zahlungen und der Buchhaltung
vorhanden sind, und wie man sie hebt. Allerdings
wusste Thöne auch, dass alle bekannten Verfahren
bisher einwichtiges Thema aussparen: „Das auto-
matische Zahlen und Buchen der Versorgereinzüge
praktizieren wir seit Jahren, aber die Rechnungs-
verarbeitung blieb außen vor, denn Rechnungs-
daten lagen ja nicht elektronisch vor. “Das hatte
spürbare Folgen: Bei 4.600 Gaslieferstellen der
Vivawest, für die jeweils eine neunseitige Rech-
nung anfällt, ergibt sich ein immenser Scan- und
Prüfungsaufwand. Hinzu kommen Unsicherheiten
für die Finanzplanung, wenn der bevorstehende
Liquiditätsabfluss durch die Zahlläufe mangels
entsprechender Datensätze nicht exakt prognos-
tiziert werden kann.
Pflichtenheft
Ende 2015 erfuhr Thöne, dass die Stadtwerke
Duisburg – zu jenem Zeitpunkt für sämtliche
Liegenschaften Gaslieferant der Vivawest – das
BK01-Produkt eConnect der Aareal Bank nutzen,
eine Lösung zur Erstellung kundenindividueller
Rechnungsdateien im energiewirtschaftlichen
SAP-System. Der Versorger konnte also jeder-
zeit liefern, was die Vivawest sich idealerweise
wünschte, wofür ihr im aufnehmenden SAP-Sys-
tem allerdings trotz BK01-Integration noch die
Infrastruktur zur Übernahme der Daten fehlte.
„ZumGlück“, so Thöne, „nahmdie Aareal Bank das
Zielbild eines solchen kompletten Prozesses auf.“
In einem Workshop mit SAP, der Vivawest und
den Stadtwerken Duisburg moderierte die Bank
die Fragestellung, wie die wohnungs- und die
energiewirtschaftliche Seiten ausgestaltet sein
müssten, um Erstellung, Übermittlung und Ein-
lesen der Rechnungsdaten über die beiden Un-
ternehmenssysteme hinweg digitalisieren und
automatisieren zu können. Das Ergebnis war
nach kurzer Zeit ein Pflichtenheft für die BK01-
Rechnungsdatenverarbeitung in SAP RE-FX, in-
klusive Testfallkatalog für die unterschiedlichen
Rechnungsarten wie Abschlags-, Schluss- oder
Korrekturrechnung. Gleich darauf startete ein
entsprechendes Entwicklungsprojekt bei SAP, in
dessen Paket-Tests die Vivawest immer einbezo-
gen war. „Diese Rechnungsdatenverarbeitung ist
damit tatsächlich auch unser Produkt“, betont
Thöne die kundennahe Entstehung.
„An die Rechnungsdatenverarbeitung hatten wir
die konkrete Erwartung,“ erläutert BrigitteMios-
THEMA DES MONATS
Jörg Matheis
Aareal Bank
Wiesbaden
Grafik der Rechnungsdatenverarbeitung BK01-eConnect
Quelle: Aareal Bank
