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12/16 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
ohne unseriös rüberzukommen. Abkür-
zungen dagegen sind in der Geschäfts-
korrespondenz auch in Zeiten von Social
Media nicht üblich. Gebräuchlich sind
lediglich „FYI“ („for your information“)
sowie „ASAP“ („as soon as possible“).
Auch Smileys oder die gerne verwen-
deten Emoticons sollten nur verwendet
werden, wenn zum Empfänger ein guter
persönlicher Kontakt besteht.
Aktiv ist Trumpf
Verwenden Sie aktive statt passive Ver-
ben. Aktive Verben machen Ihre Texte
verständlicher und anschaulicher. Zu-
dem verleihen sie dem Gesagten mehr
Nachdruck. Statt „The meeting was led
by Tom” schreiben Sie „Tom led the mee-
ting”. Eine einfache Satzstruktur nach
dem Muster Subjekt, Verb, Objekt liest
sich besser. Benutzen Sie zudem Prono-
men wie „I“, „you“ und „we“, damit Ihre
Botschaften persönlicher wirken. An-
statt „As per your request“ sollten Sie
schreiben: „As we discussed“.
Phrasen wie „We are now in the pro-
cess of producing …“ klingen zunächst
professionell und kompetent. Der Mut-
tersprachler sieht darin allerdings eine
nichtssagende und zudem überflüssige
Worthülse. Im Englischen lassen sich
Prozesse, die im Gang sind, präzise al-
lein mit der ing-Form ausdrücken: „We
are now producing ...“ Auch „It’s impor-
tant to note“ lässt sich einfacher durch
ein schlichtes, höfliches, aber trotzdem
bestimmtes „Please note“ ausdrücken.
Die Aussage bleibt die gleiche.
Die Allgegenwart von E-Mail hat un-
sere tägliche Kommunikation verän-
dert. Formal gesehen ist folgender Satz
korrekt: „With whom would you like to
meet?“ Empfehlenswert und weniger
formell wirken Fragen, wenn sie direkt
mit „who“, „where“, „what“ oder „when“
beginnen. „Who would you like to meet
with?“ kann Ihr Gegenüber schneller er-
fassen und ist daher die bessere Lösung.
Umgangsformen bleiben wichtig
Gerade im internationalen Kontakt
spielen die Umgangsformen neben dem
Inhalt eine sehr wichtige Rolle. Auch
wenn der Trend zu kurzen und knappen
Botschaften hingeht, mutet eine E-Mail
ohne eine persönliche Untermalung un-
höflich an. Denken Sie daher immer an
die richtige Anrede. Anredeformen wie
„Dear Sir or Madam“ oder „To whom it
may concern“ fallen meist negativ auf,
da sie oft sofort als Werbung angesehen
werden. Machen Sie sich die Mühe, die
Namen der Adressaten zu recherchieren.
Nur wenn das Gegenüber unbekannt ist,
findet die formale Anrede Verwendung.
Gebräuchlich ist in geschäftlichen sowie
in privaten E-Mails die Nennung des
Vornamens, sofern Sie den Empfänger
kennen. Die gebräuchlichsten formellen
Abkürzungen Mr und Ms schreiben sich
im britischen Englisch ohne Punkt, im
amerikanischen mit.
Ein „Dear Mr“ klingt schnell ein wenig
altmodisch, wo heutzutage ein „Hello Mr“
vielleicht angebrachter wäre. Bei Kollegen
genügt auch ein „Hello“ oder „Hi“ plus
Vorname oder auch nur der Vorname.
Ein „Dear“ ist nicht unbedingt notwendig.
Vorsicht vor dem von deutschen Mutter-
sprachlern häufig verwendetem falschen
Freund „Hello together“! „Hello all“ wird
auf deutlich mehr Verständnis treffen. Im
britischen Englisch folgt nach der Anrede
meist kein Zeichen, gelegentlich ein Kom-
ma, im amerikanischen kann ein Dop-
pelpunkt folgen. Das erste Wort nach der
Anrede schreibt sich immer groß. Auch
eine nette Schlussformulierung ist uner-
lässlich. Die Spannweite reicht hier von
„Kind regards“, „Best regards“ oder auch
nur „Regards“ bis hin zum sehr formellen
„Yours sincerely/faithfully“. Darüber hi-
naus sollte Ihre E-Mail einen aussagekräf-
tigen Betreff, Ihren vollständigen Namen,
Ihre Funktion, Organisation und Kontakt-
daten am Ende der Mail enthalten.
LUKE MCBRIDE
ist Trainer
und Experte für Business
English bei den Carl Duisberg
Centren.
Kommunizieren Sie in
einfachem Englisch,
damit kommen Ihre
E-Mails am besten an.
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