65
4.2015
summary
»
Immobilientransaktionen
werden immer häufiger vom Einsatz von Datenräumen begleitet.
»
Sinn ist es,
Transparenz
herzustellen
, um das Risiko einer jeden der Transaktionen möglichst gering zu halten.
»
Alle bestehenden Datenraumanbieter ermöglichen Unter-
nehmen den kontrollierten
Zugriff auf sensible
eigene
Unternehmensdaten
, aber auch über die Unternehmensgrenzen hinaus.
Foto: jijomathaidesigners/shutterstock.com
Datarooms: Alle Prozessbeteiligten
wie Eigentümer, Bauherren,
Investoren, Banken, Dienstleister
sollen die Transaktionsdaten in Echt-
zeit und strukturiert zur Verfügung
haben.
12 wichtige Aspekte bei einem
revisionssicheren firmenüber-
greifenden Datenaustausch
– etwa im Rahmen von Mergers
& Acquisitions, IPOs, Immobi-
lienverkäufen oder Gremien-
kommunikation:
1. Benutzeroberfläche
Bei geschäftskritischen Transak-
tionen, wie Firmenübernahmen,
haben die beteiligten Personen
oft keine Zeit für eine ausführliche
Anwenderschulung. Es empfiehlt
sich eine Lösung, die sich durch
ihre selbsterklärende Oberfläche
dem Nutzer erschließt.
2. Technik-Kompatibilität
Für die reibungslose Zusammen-
arbeit aller Firmen empfiehlt sich
eine Cloud-Lösung. Es sollte keine
Installation von Software-Clients
oder Plug-ins benötigt werden.
Eine Abfrage der unterstützten
Browserversionen ist sinnvoll. Der
Datenraum sollte absolute Flexi-
bilität bei der Wahl der genutzten
Endgeräte und einen orts- und
zeitunabhängigen Zugriff bieten.
3. Benachrichtigungen
Für einen einheitlichen Informati-
onsstand aller Beteiligten sollte ein
Datenraum alle Berechtigten über
neue Dokumente informieren. Dies
kann etwa per Informationsmail
mit Backlink erfolgen.
4. Versionierung
Ein Datenraum muss den Nutzer
mit Check-in- und Check-out-Funk-
tionen sowie einer automatischen
Archivierung überholter Versionen
unterstützen. Dem Anwender steht
dadurch nur die aktuellste Version
zur Bearbeitung zur Verfügung.
5. Frage-Antwort-Prozess
Für die Durchführung von Mergers
& Acquisitions und Immobilien-
verkäufen ist ein Q&A-Modul un-
erlässlich. Ein Unternehmen sollte
prüfen, ob die Konfiguration des
Frage-Antwort-Workflows gemäß
seinen Anforderungen individuell
realisierbar ist. Möglichkeiten
zur Zwischeninformation für die
Gegenseite sind wünschenswert.
Folgefragen sind nützlich, wenn
eine Frage nicht geklärt wurde.
6. Modularer Aufbau
Während der Projektlaufzeit gibt es
viele Prozesse. 2-Faktor-Authentifi-
zierung, Q&A, Workflow, Aufgaben,
Kalender oder Vertragsmanage-
ment: Ist ein Datenraum modular
aufgebaut, fallen nur Gebühren für
wirklich genutzte Funktionen an.
Falls Daten auch modulüber-
greifend zur Verfügung stehen,
beugen sie redundanten Datenein-
gaben vor und sparen Zeit.
7. Revisionssicherheit
Bei geschäftskritischen Trans-
aktionen ist die Einhaltung von
Vertraulichkeitsvereinbarungen
unerlässlich. Verstöße wären
geschäftsschädigend. Um einem
eventuellen Datenverlust vorzu-
beugen, sollte ein Datenraum um-
fangreiche Sicherheitsmaßnahmen
bieten. (Siehe Seite 64)
8. Sicherheitsfragen
Sicherheitsmaßnahmen wie
die verschlüsselte Datenüber-
tragung und die Speicherung in
einem ISO-27001-zertifizierten
Rechenzentrum gehören zum
Minimalstandard einer Daten-
raum-Lösung. Aufschlussreich in
Sicherheitsfragen kann auch eine
Datenschutzprüfung vor Ort sein.
Das Sicherheitsniveau zeigen auch
unabhängige Zertifizierungen,
Gütesiegel und Penetrationstests.
9. Konfiguration
Um auf geänderte Anforderun-
gen reagieren zu können, sollten
Anpassungen an der Datenraum-
Konfiguration über die komplette
Projektlaufzeit möglich sein.
10. Serverstandorte
Hinsichtlich der Serverstand-
orte und des Firmensitzes muss
ein Unternehmen eine genaue
Risikoprüfung vornehmen. Nicht
zu vergessen ist dabei eine
eventuelle Muttergesellschaft im
Ausland. Je nach Rechtsprechung
des Standortes könnten hiesige
Datenschutzvorgaben verletzt wer-
den. Im Idealfall liegen Firmensitz
und Serverstandort in Europa.
11. Performance-Test
In ländlichen Gegenden empfiehlt
sich für Unternehmen ein Perfor-
mance-Vergleich für den Up- und
Download großer Datenmengen.
12. Scan-Service
Nützliche Ergänzung zur Daten-
raum-Lösung sind Scan-Dienstleis-
tungen. Der Dienstleister digitali-
siert die Dokumente, kategorisiert
sie und stellt sie gemäß Zielstruk-
tur direkt in den Datenraum ein.
Checkliste
Datarooms
Quelle: PMG Projektraum Management GmbH
