ten Bestände mit gleicher Systematik wie beim
Stammbestand durchgeführt werden. Das in der
Realität manchmal zu beobachtende Beibehalten
etablierter Datensystematiken bei Gesellschafts-
übernahmen in den zugekauften Teilbeständen
ist ineffektiv, da zwei parallel laufende Prozesse
i. d. R. mittelfristig nur aufwanderhöhend wirken
können.
Ungenutzte neue Programmstände
MancheWohnungsunternehmen ignorieren (teil-
weise) neue Möglichkeiten ihrer IT-Programme,
die vom Hersteller standardmäßig in die Updates
der Programme eingebunden werden. Es kommt
nicht selten vor, dass die Anwender im Unter-
nehmen nach Möglichkeiten suchen, ein neu ent-
standenes Aufgabenfeld zu bearbeiten. Sie sind
der Ansicht, ihr ERP-System biete hierzu keine
Möglichkeiten, und helfen sich, indem sie auf eine
Spezialsoftwaremit separater Datenhaltung oder
zur Stammdatenpflege auf das allseits beliebte
Excel ausweichen. Der Dialogmit der IT-Abteilung
oder eine präventive Informationsveranstaltung
der IT-Abteilung über neue Programmfunktionen
würde u. U. eine einfachere und besser in die Ge-
samtdatenhaltung integrierte Lösung ergeben.
Verdachtsmomente für Fehlstellungen
Excel ist gut geeignet, um Daten auszuwerten.
Immer, wenn Stammdaten für ein spezifisches
Aufgabengebiet exklusiv in Excel gepflegt
werden, ist zur Vorsicht zu raten. Dass hier die
Datenpflege in Excel vorgenommen wird, legt
den Schluss nahe, dass keine für das Aufgaben-
gebiet angemessene ausgereifte IT-Lösung im
Hause vorhanden ist. Somit ist erst einmal eine
Unausgewogenheit des Einklangs Daten-Pro-
gramme-Organisation zu vermuten. Organisa-
torisch bedenklich ist es auch, wenn der gleiche
Vorgang mehrfach angefasst werden muss. Als
generelles Beispiel sei hier genannt: Abteilung A
erfasst eingehende Rechnungen auf einem Sam-
melkonto der Buchhaltung und Abteilung B löst die
Buchungsbestände auf demSammelkontowieder
auf, um die Buchungen ihrer schlussendlich rich-
tigen Kontierung zuzuführen.
Auch kleinere Indikationen wie z. B. die unter-
schiedliche Ausgestaltung des inhaltlich gleichen
Schriftstücks in verschiedenen Niederlassungen
des Unternehmens sollten nicht einfach ignoriert
werden. Finden sich solche Konstellationen im
Unternehmen, kann man sie in Frage stellen und
versuchen, eine durchgängigere Lösung zu finden.
Lösungsansatz
In anderen Branchen ist es verbreiteter, dass die
mittleren und größeren Unternehmen eine eigene
Organisationsabteilung unterhalten, die auf die
permanente Abstimmung von Daten, Program-
men undOrganisation achtet. Hierwird dasWissen
über den aktuellen Pflegestatus der Daten, die Pro-
grammmöglichkeiten und dieOrganisationsabläufe
konzentriert bevorratet. Auf der Basis dieses Wis-
sens ist diese Organisationsabteilung auch befugt,
nicht nur die Fachabteilungen zu beraten, sondern
auchweisungsberechtigt, abteilungsübergreifende
Arbeitsabläufe festzulegen und so die unterneh-
mensweiteDurchgängigkeit vonArbeitsprozessen
sicherstellen zu können.
Bei den meisten Wohnungsunternehmen ist dies
aufgrund der vergleichsweise geringeren Anzahl
von Beschäftigten vielleicht nicht nötig. Aber ein
starker Einfluss einer zentralen Prozesskoordina-
tion auf organisatorische Abläufe imUnternehmen
ist empfehlenswert. Die Aufgabe könnte z. B. der
IT-Abteilung, in der das Wissen um die möglichen
Programmfunktionen und die Qualität der aktuel-
lenDatenhaltung und -pflege bereits qua Funktion
vorhanden ist, zugeordnetwerden; selbstverständ-
lich dann auch mit den benötigten zusätzlichen
Personalressourcen. Oder die Aufgabe wird einer
Stabsstelle zugeordnet.
Fazit
Ein Gleichklang von Daten, Programmen und Or-
ganisation ist grundlegend für effiziente Arbeits-
prozesse. Er ergibt sich nicht von selbst, sondern
muss permanent vomUnternehmen herbeigeführt
werden. Es erscheint empfehlenswert, einer zen-
tralen, abteilungsübergreifenden Stelle erhöhten
Einfluss zuzubilligen, umdurchgängigeAbläufe für
das Unternehmen sicherstellen zu können.
Wer an der Weiterbildung der Mitarbeiter
der IT-Abteilung spart, spart am falschen
Ende. Dort muss stets ein umfassendes
Wissen um die aktuellen Möglichkeiten
von Technik und Programmen vorhanden
sein. Das gilt nicht nur für die allgemeine
fachliche Weiterbildung. Wichtig ist auch,
dass sich die Mitarbeiter bei Updates der im
Unternehmen genutzten Programme umfas-
send von den Software-Häusern über die
neu zur Verfügung stehenden Funktionen
informieren lassen und dieses Wissen dann
in das Unternehmen weitertragen. Dabei
anfallender Beratungsaufwand stellt i. d. R.
eine gute Investition dar.
DER TIPP AM RANDE:
WEITERBILDUNG
Weitere Informationen:
Rechtssprechung
Haufe Gruppe
ndManagement
