MARKT UND MANAGEMENT
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6|2018
Software und IT
Daten, Programme, Organisation – immer im Einklang
Effiziente und durchgängige Arbeitsprozesse werden selbstverständlich von Wohnungsunternehmen erwar-
tet. Die Realität sieht jedoch oft anders aus. So werden manche Vorgänge 2- bis 3-mal von unterschiedlichen
Abteilungen bearbeitet, Unternehmensdaten mehrfach gepflegt, neuartige Programmfunktionen wegen
nicht angepasster Prozesse nicht genutzt … Um Effektivitätsverluste zu vermeiden, müssen Daten, die sie
verarbeitenden Programme und die Ablauforganisation konsequent aufeinander abgestimmt werden.
Die Sicherstellung der Harmonie zwischen den
drei Einflussgrößen Daten, Programme und Or-
ganisation ist eine permanente Aufgabe für jedes
Unternehmen. Es ist durchaus üblich, dass diese
Abstimmung im Rahmen der Einführung eines
neuen ERP-Systems einmalig für das ganze Un-
ternehmen realisiert wird. Oft kann aber danach
beobachtet werden, dass die Organisation und die
Funktionen des ERP-Systems auseinanderdriften
und die Datenpflege sich inkonsistent entwickelt.
Organisation am Beispiel:
Mietvertragsschreibung und -pflege
Der Mietvertrag wird standardmäßig nach seiner
Erfassung im ERP-System aus diesem heraus ge-
druckt. Dazu müssen alle in ihm erscheinenden
Daten auch in den IT-Systemen des Unternehmens
vorhanden sein. Mietverträge sind heutzutage
komplex und mit Anlagen, wie z. B. der Hausord-
nung, versehen.
Angenehm ist es, wenn der Mietvertragmit all sei-
nen zum jeweiligen Vertrag passenden Passagen
und Anlagen in einemeinzigen Abruf aus demERP-
Systemheraus gedruckt werden kann. Dazu sollten
die Anlagen gut strukturiert digital abgelegt sein,
vomERP-SystembeimVertragsdruck über Steue-
rungsparameter direkt zusammengestellt undmit
demMietvertrag integriert gedruckt werden kön-
nen. Weniger vorteilhaft ist es, wenn nur der reine
Mietvertrag aus demERP-Systemheraus gedruckt
wird und dann mit manuell zusortierten Anlagen
Ingo König
SVI – Sachverständigenbüro für
die IT der Immobilienwirtschaft
Bad Neuenahr-Ahrweiler
DURCHGÄNGIGE PROZESSGESTALTUNG
Daten
Prozesse
Organisation
Programme
Eingebettet in aufeinander abge-
stimmte Daten, Programme und
Organisation ergeben sich rund
laufende und effektive Prozesse
Quelle: SVI
ergänzt werden muss – z. B. wenn die Energieaus-
weise aus einembesonderenWindows-Verzeichnis
separat gedruckt werden, da sie nur dort von einem
spezialisierten Mitarbeiter gepflegt werden und
das ERP-Systemhier keinen strukturierten Zugriff
hat. In diesemFall verhindern eine fehlende orga-
nisatorische Anpassung und veraltete Zuständig-
keiten, dass eine zeitgemäße Programmfunktion
genutzt werden kann.
Effizient ist es auch, das gedruckte Mieterhö-
hungsverlangen mit einem Barcode zu versehen
und nach der Mieterunterschrift das Schriftstück
einzuscannen und in der digitalen Mieterakte im
Archiv zu hinterlegen. Hierbei gewährleistet der
Barcode die automatische Zuordnung zur richti-
genMieterakte. Eine organisatorische Anpassung
kann hier z. B. darin bestehen, den barcodeunter-
stützten Scanvorgang nach Rücksendung durch
den Mieter direkt in der Poststelle vorzunehmen,
dabei eventuell einen Workflow anzustoßen und
denMieterbetreuer z. B. von der „Ablagetätigkeit“
im digitalen Archiv zu entlasten.
Diese ausgewählten Beispiele sollen zum Nach-
denken über die eigenen Abläufe anregen. Denn
nennenswerte Effizienzsteigerungen im eigenen
Unternehmen können auch durch das Aneinander-
reihen von mehreren kleineren Verbesserungen
erzielt werden.
Durchgängige Datenpflege
Die benötigte Datenbasis imUnternehmen erwei-
tert sich ständig. Wer eine vom ERP-System un-
terstützte Verkehrssicherung einführen möchte,
muss z. B. Gefahrenpunkte, Begehungsrhythmen
und Sicherungsmaßnahmen definieren und diese
im IT-System über den ganzen Bestand pflegen.
Hat ein Unternehmen diese Datenpflege durch-
gängig für seine Bestände realisiert und kauft da-
nach die Bestände eines anderen Unternehmens,
so sollte diese Datenpflege auch für die gekauf-
