MARKT UND MANAGEMENT
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9|2017
Vermietungsprozess im Wandel
Zeitersparnis dank digitaler Lösung
Die Sichtung, Bearbeitung und Bewertung von Anfragen stellt Wohnungsanbieter immer wieder aufs
Neue vor Herausforderungen. Oft ist vor einer Besichtigung nicht klar, welche Bewerber sich eignen und
welche nicht. Auch für Mietinteressenten ist dies unbefriedigend. Sie absolvieren – oft ohne Erfolg – einen
regelrechten Besichtigungsmarathon. Die Baugenossenschaft Esslingen eG (BGE) will dies vermeiden,
indem sie auf eine Software zurückgreift, die den Vermietungsprozess automatisiert und digitalisiert.
Die im Jahr 1890 gegründete BGE hat einen Be-
stand von rund 3.000 Mietwohnungen und ist
damit einer der größten Wohnungsanbieter in
Esslingen am Neckar. Bei der BGE arbeiten etwa
35 Mitarbeiter, die sich um die Belange von mehr
als 7.000 Mitgliedern kümmern.
„Der Kunde, sei er Bestandsmieter oder Mietinte-
ressent, steht bei uns an oberster Stelle“, erklärt
Oliver Kulpanek, Vorstand der BGE. „Aber bei rund
100.000 Besuchen auf unserer Homepage, hieraus
resultierenden 12.000 Bewerbungen auf nur 200
Wohnungen im Jahr 2016, kann die strategisch
festgelegte Kundenorientierung nur mit einem
sehr hohen Arbeitsaufwand aufrechterhaltenwer-
den.“ Die Genossenschaft arbeitet nicht mit einer
Interessentenkartei, auf die bei neuenMietobjek-
ten zurückgegriffen werden kann, sondern jeder
Interessent muss sich explizit auf dieWohnung be-
werben, für die er den Zuschlag erhalten möchte.
Dadurch ist der Vergabeprozess transparent und
kundenorientiert. „Wir schalten Anzeigen auf Im-
mobilienportalen und zielgerichtete Kampagnen
in Suchmaschinen. Wir erzeugen eine Sichtbarkeit
weit über die Grenzen der Region hinaus und zei-
gen uns als Vermieter auch für diejenigen, die in
unsere Region kommen wollen“, erklärt er.
Hoher Arbeitsaufwand
Allerdings wird der Vermietungsprozess durch
diese Vorgehensweisen sehr aufwendig. Jede –
und auch jede wiederholte – Bewerbung über E-
Mail muss von Hand ausgewertet werden. Es wird
geprüft, ob alle angeforderten Daten und Anlagen
vorhanden sind und ob das Interessentenprofil zu
den Vergaberichtlinien passt. Das Vorgehen, bei
jeder Wohnungsbewerbung erneut um alle Daten
und Anlagen der Bewerber zu bitten, erhöht den
Arbeitsaufwandweiter und stößt zudembei vielen
Interessenten auf Unverständnis. Außerdem be-
lastet die Flut der notwendigen Absagen – jeder
Interessent wird darüber informiert, ob die Bewer-
bung erfolgreich war – die Ressourcen erheblich.
Suche nach einer effizienten Lösung
„Daher haben wir nach Möglichkeiten gesucht,
unsere Vermietungsprozesse zu vereinfachen und
zu beschleunigen“, berichtet Kulpanek. Die Anfor-
derungen waren klar: Den von der Beantwortung
der Anfragen über die Koordination der Besichti-
gungstermine bis zur Auswahl desMieters bzw. der
Absage i. d. R. mehr als zwölf Stunden dauernde
Vermietungsprozess, sollte eine digitale Lösung
effizienter gestalten – und zwar kundenorientiert
vom Mietinteressenten her gedacht. Deshalb
strebte die BGE eine Portallösung an. Hier soll jeder
Interessent seine Daten einmalig eingeben und sich
Der Matching-Algorithmus beschleunigt den Auswahlprozess und beweist:
Digitale Lösungen bieten einen Mehrwert für die Immobilienwirtschaft
In einer übersichtlichen Liste werden alle Bewerber erfasst und nach ihrem Punktescore
sortiert. Das erspart Zeit und garantiert, den am besten geeigneten Mieter zu finden
Janina Brielmann
Pressecompany GmbH
Stuttgart
Quelle: Immomio
Quelle: Immomio
