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7|2017
Die E-Rechnung für alle
Auf‘s richtige Format setzen!
Die Berliner Stadtreinigung (BSR) ist das größte kommunale Entsor-
gungsunternehmen in Deutschland. Sie legt Wert auf sichere, ökologi-
sche und effiziente Dienstleistungen und niedrige Gebühren.
Um den internen Rechnungsprozess ökologisch und ökonomisch
effizienter zu gestalten, beschloss das Unternehmen gemeinsam mit
Vattenfall und GASAG bereits im Jahr 2006, zukünftig möglichst viele
Rechnungen elektronisch zu erstellen und an die Kunden zu versenden.
Mit der Umsetzung des neuen Prozesses wurde der langjährige Partner
SD&C Solutions Development & Consulting GmbH beauftragt. Dieser
entwickelte mit seinem Schwesterunternehmen CapeVision GmbH die
zentrale Konsolidierungsplattform SmartPath. Ziel war es, Rechnungen
als Kombination aus Dokument und strukturiertem Datensatz bereit-
zustellen. Der Hauptvorteil einer zwischengeschalteten Konsolidie-
rungsplattform ist, dass jeder Rechnungsversender seine Rechnungen
im favorisierten Format einliefern kann und gleichzeitig der Empfänger
der Rechnung diese in seinem bevorzugten Format erhält.
Plattform für Dokumentenaustausch
Beginnend mit den kommunalen Wohnungsunternehmen GEWOBAG
und GESOBAU startete bereits im Jahre 2007 der digitale Rechnungs-
austausch. Das Rechnungsdokument wird dabei durch einen integrier-
ten digiSeal Server der Secrypt GmbH mit einer elektronischen Signatur
versehen. So ließen sich Authentizität und Integrität der Rechnungsin-
halte nach dem geltenden Umsatzsteuergesetz sicherstellen.
Mittlerweile erhalten zahlreiche größere und kleinere regionale sowie
überregionale Immobilienunternehmen ihre Rechnungen über diese Platt-
form. Angefangen von Individualsoftware sind über Wodis bis hin zu SAP
RE-FX verschiedene immobilienwirtschaftliche ERP-Systeme bereits di-
rekt angebunden. In Kooperation mit Aareon werden darüber hinaus alle
aktuellen Aareon-Produkte (GES, Wodis Sigma und Blue Eagle) ebenfalls
mit den elektronischen Rechnungen der Berliner Stadtreinigung beliefert.
Mit der elektronischen Übertragung entfällt ein Großteil der permanen-
ten fachlichen Abstimmung zwischen Rechnungsversender und -emp-
fänger, z. B. hinsichtlich der verwendeten Rechnungsfelder sowie der
Buchungszuordnung. Diese Daten werden im Vorfeld abgestimmt und
gelten dann uneingeschränkt für alle Übertragungen. Zudem erspart
sich der Rechnungsempfänger das Einscannen der Rechnungen mit
fehleranfälliger OCR-Behandlung bzw. eine manuelle Datenübernahme,
was die Fehleranfälligkeit minimiert. Dadurch wird der Rechnungsaus-
tausch stark vereinfacht und die Servicequalität deutlich verbessert.
Angeschlossene Dienstleister
Über die Jahre wuchs die Zahl der wohnungswirtschaftlichen Dienst-
leister, die an die Plattform angeschlossen sind. Aktuell zählen 24
regionale und überregionale Entsorger, Wärmemessdienstleister, Ener-
gie- und Wasserversorger, Netzbetreiber, Facility Manager, Telekom-
munikationsunternehmen, Aufzughersteller, Abfallmanager, Garten-/
Landschaftsbauer und Sanitärinstallateure dazu. Damit steigt die
Attraktivität der Plattform für die wohnungswirtschaftlichen Unterneh-
men, denn nahezu alle Betriebskostenarten können elektronisch verar-
beitet und durchgebucht werden. Dies erspart manuellen Aufwand.
Seit 2016 ergänzt die BSR ihr elektronisches Angebot um ein weiteres
Produkt, das insbesondere für kleinere Verwaltungen und Eigentümer
geeignet ist und eine schnelle und einfache Lösung darstellt. Dazu
wurde der bereits implementierte Prozess mit SmartPath und digiSeal
Server nun um die Generierung der ZUGFeRD-PDF-Rechnungen
erweitert. Das ZUGFeRD-Format ist ein archivierungswürdiges PDF/A-
3-Dokument, welches zusätzlich strukturierte XML-Rechnungsdaten
in einem standardisierten Format enthält. Das PDF/A3-Format ist
menschenlesbar, der XML-Datensatz zusätzlich maschinenlesbar. Die
Rechnungsdaten können so automatisch ausgelesen und medienbruch-
frei verarbeitet werden. Die so erzeugten Rechnungen werden von der
SmartPath-Plattform zurück an die BSR übergeben. Diese archiviert
die Rechnungen und stellt sie anschließend für ihre Kunden in ihrem
Kundenportal zum Download zur Verfügung. Das PDF/A3-Dokument ist
optisch nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden.
Insgesamt wird die Berliner Stadtreinigung allein im Jahr 2017 voraus-
sichtlich ca. 32.000 Rechnungen rein elektronisch erstellen. Die Bereit-
stellung der digitalisierten Rechnungen im Kundenportal komplettiert
die zielgruppenspezifischen Lösungen für elektronische Rechnungen.
Das Format als hybrides Rechnungsformat vereint dabei die Vorteile
aus der analogen und der digitalen Welt: Das menschenlesbare und
druckfähige PDF kann dem Mieter bei Nachfragen zur Betriebskos-
tenabrechnung vorgelegt werden. Das eingebettete XML erlaubt die
nahtlose Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten in den verschiedenen
Buchhaltungssystemen der BSR-Kunden.
Jede elektronische Rechnung senkt die Druck- und Portokosten der BSR
und trägt somit zur Stabilität der Tarife bei – wovon wiederum die Kun-
den profitieren. Zudem wird die Umwelt geschont, denn Wasser- und
Holzverbrauch einer Papierrechnung entfallen und der Stromverbrauch
einer elektronischen Rechnung ist deutlich geringer – eine positive
Wirkung für die CO
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-Bilanz.
ZWISCHENRUF
Crispin Hartmann
Abteilungsleiter Vertrieb/
Controlling, IT und Organisation
Berliner Stadtreinigung
Quelle: BSR
