Die VdWBayern Treuhand kamnach einemVortrag
von Gerald Pfretzschner, Geschäftsbereichsleiter
Consulting und Prokurist der Treuhand, zumThe-
menbereich, wie bei einer wohnungswirtschaft-
lichen Softwareumstellung vorzugehen ist, ins
Gesprächmit der Genossenschaft. JoachimBlätz,
Vorstandsvorsitzender der Wiederaufbau: „Wir
haben im Unternehmen viele kompetente und
erfahrene Mitarbeiter, aber dieses Projekt über-
steigt in seiner Komplexität unsere gesammelte
Kompetenz. Deswegen sollen uns auch erfahrene
Berater bei der Produkt- bzw. Softwareauswahl
unterstützen, mit klar definierten Projektabläufen
entlasten und dieses Projekt gemeinsam mit uns
gestalten.“
Was, wann, mit wem?
Eine Migration des wohnungswirtschaftlichen
Systems GES ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe.
Das haben die gemeinsamen Workshops als Kick
off imOktober 2015 bereits gezeigt. Die wichtigs-
ten Kernprozesse, sprich, das Tagesgeschäft, wur-
den analysiert und das Augenmerk darauf gelegt,
welche Geschäftsvorfälle in einem bevorstehen-
den Auswahlprozess für eine neue Softwarelösung
wichtig sind.
Auf dieser Grundlage hat die VdWBayern Treuhand
einerseits einen detaillierten Fragenkatalog zur
schriftlichen Beantwortung durch die Systemhäu-
ser erstellt und andererseits eine umfangreiche
Zusammenstellung der durch die Systemhäuser
live zu präsentierenden kundenindividuellen Ge-
schäftsvorfälle erarbeitet. Dazu bekamen die Sys-
temhäuser eine Vorbereitungszeit von vier bis fünf
Wochen und dieMöglichkeit, jederzeit Rückfragen
zu stellen. Die Auswahl der Systemhäuser, welche
sich präsentieren sollten, erfolgte aufgrund un-
serer Expertise und Empfehlung. Die von den
Oliver Schmitz
Senior Consultant
VdW Bayern Treuhand
München
nicht ohne Grund die am häufigsten verwendete
wohnungswirtschaftliche Software auf demdeut-
schen Markt ist. Aber: Irgendwann müssen „alte
Zöpfe“ abgeschnitten werden. Alle Systeme auf
demMarkt entsprechen in der Ergonomie, also im
Bedienkomfort und im Aussehen, dem aktuellen
Entwicklungsstand. Die tägliche Arbeit wird sich
um ein Vielfaches erleichtern und sicherlich auch
beschleunigen lassen. Es wird dieMöglichkeit ge-
ben, einige Arbeitsschritte vomSystemerledigen
zu lassen und Automatismen einzurichten.
Eine der größten Schwächen der GES ist sicherlich,
dass man mühsam eingegebene Daten und Infor-
mationen nur schwer wieder heraus bekommt,
meist nur in Listenformüber komplizierte Auswer-
tungen und Reports. Das ist bei allen modernen
Systemen besser gelöst. Themen wie Planung,
Budgetierung, Controlling lassen sich in diesen
Systemen deutlich besser abbilden. Aber auch
normale Auswertungen können sich meist über
einen einfachen Export nach Excel realisieren las-
sen. Dort können die Daten dann nach Belieben
weiterbearbeitet werden.
Blätz:
An einigen Punkten wird eine Umstellung
bzw. ein Umlernen notwendig sein – z. B. wird das
Verständnis des Buchens mit T-Kontenwieder ak-
tiviert. Aber im Endeffekt soll das neue System
eine Erleichterung darstellen.
Wie ist Ihr Eindruck von der Baugenossen-
schaft Wiederaufbau eG? Welche Erfahrungen
konnten Sie in den Workshops sammeln?
Pfretzschner:
Die Wiederaufbau tut aufgrund
des umfangreichen Wohnungsbestands und der
vielfältigen Geschäftsfelder gut daran, sich des
Themas so frühzeitig anzunehmen. VomAuswahl-
prozess eines Nachfolgesystems über die Ent-
scheidung und die sich anschließende Einführung
ist es ein langer Weg, verbunden mit einer hohen
Investition an Zeit und Kosten. Die VdW Bayern
Treuhand, insbesondere der Gesamtprojektleiter
Oliver Schmitz, unterstützt dabei.
Die von der Wiederaufbau eG bereits vor Projekt-
beginn vorgenommene Neuorientierung der Auf-
bauorganisationmit der Abbildung ihrer Prozesse
in einem elektronischen Organisationshandbuch
ist ein gutes Fundament, um darauf ein neues
wohnungswirtschaftliches System einzuführen.
Gerade in den zurückliegenden Workshops haben
wir den Eindruck gewonnen, dass die Mitarbeiter
mitziehen und die Bereitschaft an den Tag legen,
diesen Aufwand zusätzlich zum Tagesgeschäft
aufzubringen.
Entscheidend ist ferner, dass die Wiederaufbau
ein sehr fortschrittliches Unternehmen ist, das
klare Vorstellungen von der Zukunft hat. In den
bisherigenWorkshops habenwir erkannt, dass die
Wiederaufbau auch heute schon ein sehr umfang-
reiches IT-System betreibt und die „klassische“
GES umzahlreiche Drittsysteme erweitert wurde.
Das macht die Umstellung natürlich nicht einfa-
cher und wir müssen bei der Auswahl des neuen
Systems darauf achten, dass auch diese Funktio-
nalitäten in Zukunft wieder verfügbar sind.
Welche Erwartungen haben Sie an eine neue
Software und welche Chancen sehen Sie?
Blätz:
Zuerst einmal hoffen wir auf eine noch
bessere Funktionalität, die unsere Arbeit ver-
einfacht. Daneben möchten wir erreichen, dass
unsere Prozesse weiter optimiert werden können.
Hier bieten neue EDV-Lösungen das höchste Op-
timierungspotenzial. Außerdem wollen wir eine
einfachere Anbindung von externen Systemlö-
sungen mit dem entsprechenden Datentransfer
in beide Richtungen erreichen. Mit einer neuen
Software stellenwir uns auch zukunftsfähiger auf,
umder zunehmenden Digitalisierung unserer Welt
zu begegnen und auf zukünftige Kundenwünsche
und Ansprüche reagieren zu können.
So werden wir parallel zur ERP-Migration auch
ein elektronisches Archiv einführen. Des Weite-
ren werden wir ein leistungsfähiges CRM-System
installieren, um die Kommunikation mit unseren
Kunden zeitgemäß zu gestalten. Auch Aufträge
können durch diese systemseitige Unterstützung
schneller abgearbeitet werden.
Wo sehen Sie die Risiken des Projektes
und was sind die Chancen?
Blätz:
Das größte Risiko besteht selbstverständ-
lich in der falschen Auswahl des ERP-Systems,
wobei ich davon überzeugt bin, dass wir durch
die Unterstützung der VdW Bayern Treuhand
und unser eigenes Know-how die richtige Wahl
treffen werden. Ein wichtiger Punkt ist natürlich
auch die Akzeptanz unserer Mitarbeiter, die sich
auf diese Veränderung einlassen müssen und sich
gleichzeitig bei der Produktauswahl konstruktiv
eingebracht haben.
Eine große Chance sehe ich noch in der notwendi-
gen Datenbereinigung. Diese werdenwir als Erstes
vor Start des Migrationsprojekts durchführen.
Vielen Dank für das Gespräch!
Die Fragen stellte Olaf Berger.
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4|2016
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