an die Behandlung und Verarbeitung betrieblicher
Daten von ihrer Entstehung über ihre Speiche-
rung und Auswertung bis hin zu ihrer Sicherung
und Reproduktion für den gesamten Zeitraumder
Aufbewahrung zu formulieren.
Leitgedanke ist die Verpflichtung, dass die Buch-
führung so aufgebaut sein muss, dass sie einem
sachverständigen Dritten innerhalb angemessener
Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle
und über die Lage des Unternehmens vermitteln
kann. In der Folge nehmen die Darstellung allge-
meiner Anforderungen und Begrifflichkeiten einen
breiten Raum ein, ohne dass neue Erkenntnisse
vermittelt werden. Darunter werden die Grund-
sätze der Wahrheit und Klarheit, der fortlaufenden
Aufzeichnung, der Nachvollziehbarkeit und der
Nachprüfbarkeit sowie der Datensicherheit eben-
so wie die Beleg-, Journal- und Kontenfunktion
überwiegend theoretisch beschrieben.
Hinweise für die praktische Umsetzung imUnter-
nehmen vermitteln eher die Formulierungen zu
den prozessbezogenen Anforderungen, die sich
mit den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungs-
pflichten, den Verfahrensdokumentationen und
Verantwortlichkeiten sowie dem Datenzugriff
beschäftigen.
Aufbewahrungspflichten
Bereits zum Zeitpunkt der Aufzeichnung der
Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und
sachlicher Ordnung sollte imUnternehmen Klar-
heit bestehen, ob es sich um steuerlich relevante
Daten handelt, für die Aufbewahrungspflichten
einzuhalten sind. Aufzubewahren sind alle Bü-
cher, Aufzeichnungen und Unterlagen, die zum
Verständnis eines Geschäftsvorfalls notwendig
und für die Überprüfung der zutreffenden Be-
steuerung von Bedeutung sind. Form, Umfang
und Inhalt der Unterlagen sind vom Steuerpflich-
tigen zu bestimmen, ohne dass die Finanzver-
waltung konkrete Hinweise zur steuerlichen
Relevanz oder zum Ordnungssystem der Aufbe-
wahrung macht.
Grundsätzlich soll gelten, dass aufzeichnungs- und
aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und
elektronischen Dokumente in der Form aufzube-
wahren sind, wie sie imUnternehmen entstanden
oder eingegangen sind. Dabei sind elektronische
Dokumente künftigmit einem Index zu versehen,
der für die gesamte Dauer der Aufbewahrung die
Verbindung zum Geschäftsvorfall eindeutig ge-
währleisten soll. Bei elektronischen Unterlagen
ist ferner ihr Eingang, ihre Verarbeitung, ihre
Archivierung und ggf. ihre Konvertierung zu pro-
tokollieren.
Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit
elektronischer Bücher und Aufzeichnungen trägt
der Steuerpflichtige. Dies gilt auch im Fall einer
teilweisen oder vollständigen organisatorischen
oder technischen Auslagerung von Buchführungs-
und Aufzeichnungspflichten (z. B. auf Steuerbe-
rater, Rechenzentrum oder Cloud).
Verfahrensdokumentation
Unabdingbar für den verantwortungsbewussten
Umgang mit den auferlegten Pflichten ist eine
Verfahrensdokumentation, die den gesamten
elektronisch bestimmten Prozess technisch und
organisatorisch beschreibt, Verantwortlichkeiten
und Bearbeitungsregeln definiert und laufende
Kontrollen sowie Nachprüfungen Dritter ermög-
licht. Ausdrücklich erwartet die Finanzver-
