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genden Rechnung mit der Baseline verrechnet.
Wenn z. B. der eigentliche Verbrauch für einen
bestimmten Monat 110 MIPS beträgt, so wären
für den entsprechenden Servicemonat soge-
nannte ARC’s (
Additional Resource Con-
sumption
) in Höhe von 10 MIPS (d. h. 100 €)
nachzuberechnen; diese 10 MIPS stellen den
Mehrverbrauch oberhalb der bereits in Rech-
nung gestellten Baseline über 100 MIPS dar
(vgl. Abbildung 2). Würden hingegen im darauf-
folgenden Monat lediglich 80 MIPS verbraucht,
so würde dieser Minderverbrauch von 20 MIPS
(d. h. 200 €) dem Kunden als RRC’s (
Reduced
Resource Consumption
) gutgeschrieben.
Neben den Resource Units gibt es weitere Ein-
zelleistungen, die für die Weiterentwicklung
und Verbesserung der Dienstleistungen ge-
dacht sind („Change the Business“), wie z. B.
„
Rate Cards
“, bei denen standardisierte Leis-
tungen abgerufen werden können, oder soge-
nannte „
Special Requests
“, bei denen spezi-
elle Leistungen auf die Kundenbedürfnisse zu-
geschnitten werden. Weitere in Rechnung zu
stellende Leistungen repräsentieren die geleis-
teten Arbeitsstunden von Projektmanagern und
IT-Architekten. Einzelleistungen werden übli-
cherweise im Rahmenvertrag erwähnt, die
Preise jedoch lediglich im sogenannten „
Sche-
dule
“ (Vertragsanhang) explizit beziffert. Diese
Schedules und somit die zugrunde liegenden
Preise können auf Basis von Benchmarks im
Zeitablauf angepasst werden. Einzelleistungen
werden nach erfolgter Leistung auf der nächst-
möglichen Rechnung reflektiert.
Fakturierung der Leistungen
mittels SAP-basiertem Modul
In den Anfangsjahren des Strategic-Outsour-
cing-Geschäftsmodells bzw. bei kleineren
Verträgen kann man sich – nicht zuletzt aus
Kostengründen – mit Tabellenkalkulationspro-
grammen zur zahlenmäßigen Erfassung und
Berechnung der einzelnen Leistungen behel-
fen. Bei größeren Verträgen jedoch empfiehlt
sich aufgrund des Umfangs und der höheren
Komplexität eine hierfür ausgelegte Software.
Ein speziell programmiertes SAP-Modul na-
mens „Charge-Out System“ (COSY) verfügt
über die zur finanziellen Abbildung des Strate-
gic-Outsourcing-Vertrags notwendigen Funk-
tionen. Hier lassen sich die einzelnen „Service
Towers“ (d. h. die einzelnen Resource Units,
Rate Cards, Special Requests und Arbeits-
stunden) mit den dazugehörigen Mengen und
Preisen abbilden. Außerdem verfügt das Sys-
tem über die Möglichkeit, die Verbräuche der
Resource Units zur Verrechnung mit den
Baselines via „Automatic Feed“ in das System
einzuspielen. Das System ist dann in der
Lage, eigenständig die ARC’s und RRC’s zu
berechnen und ohne manuellen Eingriff auf
dem Rechnungsanhang abzubilden. Allein
diese Funktion erspart der Controlling-Abtei-
lung eine hohe Arbeitslast.
Von der Bedienung her ist es im Rahmen des
Vier-Augen-Prinzips üblich, dass bei einem
Outsourcing-Vertrag ein Controller sowie ein
Administrator mit diesem System arbeiten. Der
Administrator übernimmt die Eingaben, der
Controller übernimmt die Freigabe. So ist ge-
währleistet, dass sämtlicher Input vor der Fak-
turierung noch einmal geprüft wird. Dies ist ein
wesentlicher Bestandteil der Kundenleistung,
da dem Provider im Rahmen des Strategic-
Outsourcing-Vertrags üblicherweise eine äu-
ßerst geringe Fehlertoleranz zugesprochen
wird. Bei größeren Fehlern kann es vorkom-
men, dass Kunden Teile der Rechnung bzw.
die gesamte Rechnung nicht zum vereinbarten
Termin begleichen. Bei großen Verträgen sind
das Beträge in Millionenhöhe, die zu einem
großen Teil den Umsatz des Strategic-Out-
sourcing-Bereichs eines Unternehmens aus-
machen. Wird der Umsatz nicht durch die ent-
sprechende Einzahlung gedeckt, so stehen
dem Unternehmen wesentlich weniger liquide
Mittel zur Verfügung; notwendige Investitionen
müssen evtl. verschoben werden oder aus
teureren Fremdmitteln erfolgen, ganz zu
schweigen von den möglichen negativen Re-
aktionen seitens der Anleger.
Der Fakturierungsprozess
Aufgabe des Invoicing Teams eines Key Ac-
counts ist es, sämtliche Strategic Outsourcing
Services, welche vom IT-Dienstleister an den
Kunden geleistet werden, zeitnah und korrekt
abzubilden und in Rechnung zu stellen. Das be-
deutet, dass neben dem eigentlichen Rech-
nungsdokument auch ein sogenanntes Attach-
ment (Rechnungsanhang) zur Verfügung ge-
stellt werden muss, in dem die einzelnen Leis-
tungen detailliert aufgelistet werden. Ein
solches Attachment kann mittels des SAP-ba-
sierten Charge-Out Systems generiert werden.
Zur Erstellung des Attachments muss das Char-
ge-Out System entsprechend der vertraglichen
Gegebenheiten aufgesetzt werden. Es werden
zunächst sogenannte „Service Contracts“ ein-
gerichtet, in denen einzelne Leistungsbündel
abgerechnet werden sollen, beispielsweise für
die Resource Units „DASD“ („Direct Access
Storage Device“) bei Speichereinheiten oder
„MIPS“ („Million Instructions Per Second“) zur
Messung der Prozessorleistung. Innerhalb die-
ser Service Contracts wird die Leistung benannt
und die für ein bestimmtes Geschäftsjahr ver-
traglich festgelegte Baseline-Menge sowie der
Abb. 2: Baselines, ARC´s und RRC´s im Rahmen der Fakturierung von Resource Units
CM Januar / Februar 2019
