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01/16 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
wird der Travel Manager informiert und
behält die Kontrolle. Zusätzlich behalten
auch Mitarbeiter die Übersicht über alle
Stationen des Reisekostenmanagements,
sodass sie genau sehen, welche Freiga-
ben nötig sind und wann ihr Geld auf
ihrem Konto eingehen sollte. Falls Än-
derungen oder Ergänzungen im Abrech-
nungsprozess notwendig sein sollten,
können sie diese schnell und einfach
selbst vornehmen. Sensible und per-
sönliche Informationen müssen nicht
an einen Dritten weitergegeben werden.
Als Kritikpunkt an Self-Service-Lö-
sungen wird oftmals ins Feld geführt,
dass Mitarbeiter viel Zeit aufwenden
müssten, um ihre Ausgaben einzugeben.
Mit automatisierten Systemen kann der
Mitarbeiter seine Spesen jedoch inner-
halb kurzer Zeit eingeben. Das System
erkennt automatisch fehlerhafte Einga-
ben, ergänzt fehlende Informationen
von selbst und hält den Aufwand für den
Mitarbeiter damit so gering wie möglich.
Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2014
sparen Mitarbeiter mit einer automati-
sierten Lösung im Monat durchschnitt-
lich viereinhalb Stunden Zeit, die sie
stattdessen in ihr Kerngeschäft investie-
ren können.
Mit mobilen Apps können Geschäfts-
reisende außerdem ihre Abrechnungen
bereits von unterwegs erledigen. Sie
brauchen hierfür ihre Quittungen nur ab-
fotografieren und mit einem Knopfdruck
in das System einspeisen lassen. So ist
die Reisekostenabrechnung idealerweise
schon vor Ankunft im Büro erledigt – und
das ganz ohne Papierwirtschaft.
jährlich auf die neueste Steuergesetzge-
bung geschult werden und auch lernen,
wie diese im IT-System umgesetzt wird.
Und selbst dann wird es wohl noch dop-
pelt so viel Zeit in Anspruch nehmen,
wie ein Spezialist dafür benötigen würde.
Ganz sicher ist auch, dass die Mitarbeiter
sich in diesen Funktionen nicht freuen,
zusätzlich zugewiesene administrative
Tätigkeit zu übernehmen.
Das oben genannte Beispiel lässt sich
noch erweitern durch einen einmaligen
Sondersachverhalt, der nicht täglich
Anwendung findet. Da kommen Reisen
ROBERT KNEMEYER
ist Personalberater für
Projekt- und Interimsmanagement.
NEIN ODER JEIN?
ZIN.DE
MEINUNG.
Mitarbeiter-Self-Services
sollen unnötige Verwaltung vermeiden
und die Personalprozesse vereinfachen.
Doch gibt es gerade bei der Reisekosten-
abrechnung auch Argumente dafür,
weiterhin an einer zentralen Abrech-
nungsstelle festhalten zu wollen. Zwei
Experten verteidigen ihren Favoriten.
Contra
ins Ausland mit Fremdwährung, ande-
ren Verpflegungsmehraufwendungen
und Steuersätzen im Hotel in Betracht.
Bei einem steuerlich derart komplexen
Thema (völlig verschiedene Steuersätze,
Verpflegungsmehraufwendungen, erste
Tätigkeitsstätte, Dreimonatsfrist, Anrei-
setage/Zwischentage) wäre es sinnvoller,
effizienter und ohne Zweifel auch rechts-
sicherer, dies durch einen Spezialisten
vornehmen zu lassen. Denn, das sollte
nicht übersehen werden: Die Prüfung der
Reisekostenabrechnungen ist auch ein
Lieblingsthema von Betriebsprüfern.
