55
01/16 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
Plan. Dazu arbeitete der IT-Provider rund
sechs Wochen eng mit dem Fachbereich
HR zusammen. Sie entwickelten gemein-
sam eine übersichtliche Ordnerstruktur
(zum Beispiel Arbeitsvertrag, Gehalts-
abrechnung,
Bewerbungsunterlagen,
weitere personenbezogene Dokumente)
mit rund 60 Haupt- und Unterordnern
für die revisionssichere Ablage der Per-
sonaldokumente. „Ein durchdachtes
Foldermanagement gehört mit zu den
Erfolgsfaktoren beim Einführen einer
digitalen Personalakte. Es bildet die Ba-
sis für weitere Entscheidungen wie die
Definition von Zugriffsgruppen und die
damit verbundene Berechtigungslogik“,
erklärt Andrea Ziegler, Solution Manager
bei S IT Solutions und ergänzt: „Es ist
ausreichend Zeit dafür einzuplanen und
aufzuwenden.“
Nach Abschluss des Foldermanage-
ments wurde die Softwarelösung ins
Tschechische übersetzt und implemen-
tiert. Bei der Cˇ eská Spoˇritelna waren
bereits SAP HR und SAP ESS/MSS in
Anwendung. Andrea Ziegler nennt
in diesem Zusammenhang einen der
Hauptgründe, warum die Entscheidung
auf Circle Unlimited fiel: „Die Lösung ist
vollständig SAP-integriert. Das bedeutet,
dass ohne weiteren Entwicklungsauf-
wand zu jedem Mitarbeiter, der in SAP
HR angelegt ist, automatisiert die digi-
tale Personalakte erzeugt wird.“
Um allen Mitarbeitern nun Zugriff auf
ihre Personalakte zu geben, bediente
sich S IT Solutions des bestehenden web-
basierten Employee-Self-Service-Portals.
Zudem nutzen die Führungskräfte ein
spezielles Manager-Self-Service-Portal,
um Einblick in die Personalakten ihrer
Mitarbeiter zu bekommen. Beide wur-
den an die Software für die digitale Per-
sonalakte angebunden.
Digitalisierung der Dokumente
„Wir standen damals vor rund 300.000
Personaldokumenten in den Archiven
der Cˇ eská Spoˇritelna, die digitalisiert
und in das neue System übertragen
werden mussten. Um diese große Auf-
gabe zu lösen, entschieden wir uns für
die Barcode-Technologie“, erinnert sich
Josef Gram, Projekt Manager bei S-IT
Solutions. Dazu entwickelte sein Unter-
nehmen mit Unterstützung von Circle
Unlimited ein Barcode-Szenario, das in
einer Printversion von Barcode-Stickern
resultierte. Die Barcodes selbst wurden
dabei direkt aus der digitalen Akte her-
aus generiert. Die Sticker wurden dann
auf Multifunktionsgeräten gedruckt,
auf die Dokumente geklebt und diese
schließlich zum Scannen freigegeben.
Das Einlesen der digitalisierten Doku-
mente in die Ordner der Personalakte
erfolgte anschließend automatisiert.
Dazu wurden die Dokumente in ZIP-Da-
teien komprimiert, in Cusmar Text HR
übertragen, dann „entzippt“ und über
den Barcode und mittels Job-Steuerung
der richtigen Personalakte zugeordnet.
Konnte das System Dokumente nicht er-
kennen, flossen diese im Rahmen eines
Error-Handlings an die Cˇ eská Spoˇritelna
zum Prüfen zurück.
Der Prozess der Digitalisierung von
der Barcode-Erzeugung über das Scan-
ning und bis hin zum Einlesen und Zu-
ordnen nahm mit rund einem halben
Jahr die meiste Zeit des Projekts in An-
spruch. Josef Gram blickt zurück: „Ur-
sprünglich hatten wir dafür zwei bis drei
Monate geplant. Wie aufwendig die Di-
gitalisierung ist und welche Zeiträume
hier anzusetzen sind, gehört mit Sicher-
heit zu den Lessons Learned.“
Komplexes Berechtigungskonzept
Rund 11.000 Mitarbeiter an 15 Standor-
ten der Cˇ eská Spoˇritelna und ihrer Töch-
ter sollten Einblick in ihre Personalakte
erhalten und die HR-Mitarbeiter selbst
mit der Software arbeiten. Dazu wurde
ein mehrstufiges Berechtigungskonzept
mit 15 unterschiedlichen Anwendergrup-
pen und ihren Rollen angelegt. So obliegt
beispielsweise das finale Löschen von
Personaldokumenten heute nur wenigen
Mitarbeitern im Personalteam. „Das Be-
rechtigungskonzept ist sehr komplex und
der Prozess es zu erstellen war aufwen-
dig. Mit Blick zurück empfiehlt sich die
Definition der Zugriffsberechtigungen
bereits ganz zu Anfang eines Projekts.
Ansonsten müssen bereits durchgeführ-
te funktionale Tests nochmals unter dem
Gesichtspunkt der Zugriffsberechtigung
stattfinden“, beschreibt Andrea Ziegler.
Primäres Kriterium für die Vergabe
von Zugriffsrechten war die Funktion
des Mitarbeiters im Unternehmen. Es
wurde sowohl innerhalb der HR-Abtei-
lung unterschieden als auch zwischen
Führungskräften, Angestellten und Ab-
teilungen Dritter. So bekamen unterneh-
mensweit alle Mitarbeiter Einsicht in
ihre personenbezogenen Daten, Arbeits-
verträge und Gehaltsabrechnungen.
Keinen Zugang haben sie allerdings zu
den gesamten Unterlagen rund um ihre
Bewerbung und Einstellung. Hier kön-
nen ausschließlich Berechtigte aus der
Personalbteilung zugreifen.
Infrastruktur für Massendruck
Zusätzlich zur elektronischen Personal-
akte entschied sich die Cˇ eská Spoˇritelna
für eine Lösung zum automatischen Er-
stellen von HR-relevanten Dokumenten.
Auch hier fiel die Wahl auf Circle Unli-
mited und deren Software Cudocument
Builder. Sie legt vollautomatisiert neue
Dokumente aus vorformulierten Text-
bausteinen und personenbezogenen Da-
ten an und versieht diese bei Bedarf mit
einem Barcode.
Dieses Thema bestimmte die letzte
Projektphase. Im Fokus standen Massen-
drucke. Die besondere Herausforderung
lag darin, gleichzeitig Dokumente zu
erzeugen, die unterschiedliche Unter-
nehmen innerhalb des Bankenkonzerns,
„Das Berechtigungskon-
zept ist sehr komplex.
Mit Blick zurück emp-
fiehlt sich die Definition
der Zugriffsberechtigun-
gen bereits zu Anfang.“
Andrea Ziegler, Solution Manager
