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HR-SOFTWARE
_TALENTMANAGEMENT
spezial Softwarekompendium 2017
V
on August bis Oktober finden
für die rund 300 Mitarbeiter
der Handelskammer Hamburg
die jährlichen Mitarbeiterge-
spräche statt. In diesen gemeinsamen
Gesprächen der Beschäftigten mit ih-
ren Vorgesetzten werden die Leistung
und das Auftreten im vergangenen Jahr
betrachtet und es wird ein Blick auf
möglicheWeiterbildungen und die Poten-
zialentwicklung geworfen. Natürlich sind
auch Zielvereinbarungen Bestandteil der
Jahresgespräche.
Früher füllten die Mitarbeiter dazu ei-
nen Bogen zur Selbsteinschätzung aus.
Vor dem Gespräch erhielt die jeweilige
Führungskraft ebenfalls einen Beurtei-
lungsbogen, der auszufüllen war und
anschließend an die Personalabteilung
geschickt wurde. Ein Jahr später, beim
nächsten Gespräch, waren die Kopien
dann oft nicht mehr auffindbar. „Weil
viele Vorgesetzte oder Mitarbeiter an-
gerufen haben und nach einer Kopie ge-
fragt haben, legten wir die Beurteilungen
für ein Jahr separat ab. Erst danach ga-
ben wir sie in die Personalakten“, be-
Von
Gaby Hampel
richtet Werner Pahl, Leiter Personal und
stellvertretender Geschäftsführer der
Handelskammer Hamburg: „Schlimm-
stenfalls hatten wir den Beurteilungsbo-
gen viermal in Papierform ausgegeben.“
Heute nutzt die Handelskammer
Hamburg einen elektronischen Work-
flow und die Dokumentation in perbit.
insight. Nicht nur die Papiermenge
hat sich seitdem erheblich reduziert,
auch die administrativen Arbeiten für
die Personalabteilung haben abge-
nommen. Die Terminkoordination, die
Ablage der Beurteilungen in den Perso-
nalakten und selbst das Ausfüllen der
Beurteilungsbögen funktionieren heute
automatisiert, weil nicht nur Namen und
Organisationseinheit, sondern auch die
definierten Ziele des vergangenen Jah-
res systematisch übertragen werden.
„Keiner braucht noch Fotokopien, da al-
le elektronisch mit ihrem Passwort auf
Beurteilungen und Selbsteinschätzung
zugreifen können“, sagt Werner Pahl.
Gehaltsabrechnungen nur digital
Mit perbit arbeitet die Handelskammer
Hamburg bereits seit Herbst 2009. Das
„Mitarbeiterportal“, über das die Be-
schäftigten Zugriff auf ihre Beurteilun-
gen und Zielvereinbarungen erhalten,
ist seit dem Sommer 2014 im Einsatz
und wird seitdem stetig weiterentwi-
ckelt. Heute können dort alle Mitarbei-
ter neben den Gehaltsabrechnungen
diverse Informationen über Organisa-
tionsveränderungen, Weiterbildungs-
möglichkeiten, Telefonlisten, Abwe-
senheiten und Mittagessensangebote
einsehen.
„Sie müssen das Mitarbeiterportal
nutzen und können ihre Gehaltsab-
rechnungen gar nicht mehr anders ein-
sehen“, präzisiert Werner Pahl. „Uns
ging es darum, die Akzeptanz für das
Mitarbeiterportal dadurch zu erzeugen,
dass bestimmte Informationen nur noch
dort zu bekommen sind. In den Anwen-
dungen muss ein Mehrwert liegen. Was
die Mitarbeiter woanders auch bekom-
men, nutzen sie nicht – insbesondere,
wenn sie sich jedes Mal mit ihrem Pass-
wort einloggen müssen.“
Das Konzept ging auf: Heute rufen alle
Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen
über das HR Solution Center auf und in-
formieren sich dort zum Beispiel auch
über Neueinstellungen, Elternzeiten und
eingereichte Verbesserungsvorschläge.
Eine allseits geschätzte Anwendung ist
das Anwesenheitstableau: Eine Schnitt-
stelle zur Zeiterfassung macht es mög-
lich, dass man auf einen Blick sieht, wer
aktuell im Haus ist und wer nicht. Hin-
zu kommt, dass nahezu alle Mitarbei-
ter dort mit einem Foto vertreten sind.
Gerade neue Mitarbeiter nutzen diese
Funktion häufig, um ihre neuen Kolle-
gen kennenzulernen.
PRAXIS.
Seit zwei Jahren unterstützt bei der Handelskammer Hamburg ein elek-
tronischer Workflow die Mitarbeitergespräche. Das spart Papier, Arbeit und Zeit.
„Um die Akzeptanz für das Mitarbeiter-
portal zu steigern, gibt es bestimmte
Informationen nur noch dort.
Werner Pahl, stellv. Geschäftsführer und Leiter Personal
Workflow für Jahresgespräche
