Einheitenzahl
Mindest-
vergütung
Vergütung lt.
Branchenbarometer
Differenz
12
36,67
19,29
17,38
15
29,33
19,29
10,04
20
22,00
19,29
2,71
Sie sagen, Sie brauchen im monatlichen Durchschnitt keine 8 Stunden.
Akzeptiert. Ich hoffe, Sie haben den Zeitaufwand real ermittelt. Vom
Gedankenansatz her müssen sich Verwalter und Kunden umstellen. Der
Kunde kauft bei uns Zeit ein. Ein guter Kunde ist daher derjenige, bei
dem der „eingekaufte“ Zeitaufwand in einem guten Verhältnis zur Ver-
gütung steht.
Kleine Objekte haben es auch nicht leicht
Auf diese Art und Weise lassen sich auch kleine Objekte wirtschaftlich
verwalten. Aber nur so. Der Markt zeigt, dass viele kleine Gemeinschaf-
ten auf der Suche nach professionellen Verwaltern sind, und dass diese
auch bereit sind, einen höheren Preis zu bezahlen. Aus meiner eigenen
Verwalterpraxis kann ich berichten, dass viele Anfragen von kleinen
Objekten mit dem Satz eingeleitet werden „Nehmen Sie auch…“. Der
Anrufer hat dann im Vorfeld von anderen Verwaltern vermutlich schon
eine Absage erhalten. Sie können hier antworten „Ja, nehmen wir. Bei
kleineren Objekten benötigen wir aber unsere Mindestvergütung. Denn
wir nehmen uns auch Zeit für sie“.
Generell ist es wichtig, dass wir uns und auch dem Kunden vor Augen
halten: Der Kunde kauft Zeit bei uns ein.
Wir werden nicht sagen können: Lieber Eigentümer, das Zeitkontingent
für diesen Monat ist abgelaufen, bitte rufe doch im nächsten Monat
wieder an.
Die Zeitermittlung ist nicht nur bei der Kalkulation von Neuobjekten wich-
tig, sondern auch bei Bestandsobjekten im Rahmen der Nachkalkulation
der Verwaltervergütung. Wir kennen das Objekt nun schon seit Jahren.
Aber bringt es Ertrag oder ist es ein Minusgeschäft? Wir müssen uns die
spannende Frage stellen, ob wir wirklich wirtschaftlich arbeiten.
Auch Bestandsobjekte überprüfen
Ich bin mir sicher, wenn Sie diese Frage Ihren Mitarbeitern stellen, dann
bekommen Sie recht schnell eine Auflistung von Objekten, bei denen
die Wirtschaftlichkeit fragwürdig ist. Sie selbst werden auch ein paar
Objekte auf Ihrer eigenen Liste haben, die sich mit der Liste Ihrer Mit-
arbeiter teilweise überschneiden wird. Doch dies ist nicht viel mehr als
ein „Bauchgefühl“, gefragt sind aber Fakten. Um diese zu erhalten, hilft
leider nur eine Zeiterfassung.
Zeiterfassung ist wichtig
Auch wenn sie aufwendig ist, sie hilft Ihnen dafür auch in der Darstel-
lung gegenüber dem Kunden. Sie alle kennen das Bild vom Eisberg.
Was tun wir nicht alles für unsere Kunden. Und was sieht unser Kunde
davon? Herzlich wenig. Mit dem zeitlichen Nachweis können Sie nach-
trägliche Erhöhungen argumentativ gut untermauern. Will der Kunde
nicht mehr bezahlen, dann sollten Sie auch den Mut zur Trennung ha-
ben. Eine qualitativ gute Dienstleistung erfordert auch ein angemesse-
nes Honorar. Und manchmal bewirkt auch allein schon die Ankündigung
einer möglichen Trennung etwas.
Viele Verwalter sind mit der Forderung einer Erhöhung der Vergütung
im Rahmen von Wiederbestellungen sehr moderat. Sie passen zu we-
nig, zu selten oder sogar gar nicht an. Das ist ein Fehler.
Sondereigentumsverwaltung
Die kleinteiligste Verwaltung ist die Sondereigentumsverwaltung. Sie
ist in der Regel auch finanziell nicht besonders lukrativ. Was erhalten Sie
hier an monatlicher Vergütung? 25,00 Euro netto?! Das ist eine halbe
Stunde Arbeitszeit pro Monat. Und wenn ich die Jahresarbeiten abziehe,
verbleibt vielleicht noch eine Viertelstunde pro Monat. Aber ist in dieser
Zeit die geforderte Arbeit zu schaffen? Wohl eher nicht.
Sondereigentumsverwaltung können Sie wirtschaftlich nur in einer
Mischkalkulation betreiben. In einer großen WEG sollten Sie dafür mög-
lichst viele Sondereigentumsverwaltungen haben. Diese sollten klar
strukturiert und mit einheitlichen Mietverträgen versehen sein. Dann
kann es sich rechnen. Aber wann ist das schon der Fall? Hauptproblem
ist meistens, dass die Situation schon zu verfahren ist, bis man selbst
Einfluss nehmen kann. Es herrscht dann schon ein bunter Mischmasch
an Mietverträgen mit unterschiedlichen Regelungen. Und damit wird es
kompliziert. Und Kompliziertheit kostet Zeit. Und das sollte sich dann in
der Verwaltervergütung aber auch wiederspiegeln.
Höherer Arbeitsaufwand wegen höherer Anforderungen
Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Einheiten pro Mitarbeiter
werden verwaltet. Dies liegt in der Natur der Sache. Größere Unter-
nehmen verfügen häufiger über spezialisierte Fachabteilungen (u.a.
Abrechnung, technische Betreuung) und können auch Synergieeffekte
besser nutzen.
Neu ist allerdings, dass die steigende Aufgabenlast der Verwalter sicht-
bare Auswirkungen auf die Anzahl der zu verwaltenden Einheiten pro
Mitarbeiter hat. Im DDIV-Branchenbarometer wurde ermittelt, dass
2011 noch über 380 WEG-Einheiten pro Mitarbeiter verwaltet wurden.
Diese Zahl sank 2014 um 21 Prozent auf knapp 300 Einheiten pro Mit-
arbeiter. Ähnlich verhält es sich bei der Verwaltung von Mietshäusern,
Sondereigentums- und Gewerbeeinheiten.
Daran zeigt sich, dass höhere gesetzliche Anforderungen und der damit
verbundene zeitliche Mehraufwand einen direkten Einfluss auf die Arbeit
der Verwaltungsbetriebe haben kann. Die Folge für uns Verwalter sollte
ein Anstieg der Vergütungssätze zur Deckung der Mehrkosten sein.
Fazit
Es ist unerlässlich, sich mit einer Zeiterfassung zu beschäftigen. Auch
kleinere Objekte können lukrativ verwaltet werden, wenn man auf das
Modell der Mindestvergütung je Monat und Objekt umsteigt.
Trennen sollte man sich von Objekten, in denen Vergütung und Zeitauf-
wand in keinem vernünftigen Verhältnis stehen. Auch eine mögliche
Trennung kann für beide Sei-
ten heilsam sein. Wenn Sie als
Verwalter ankündigen, dass
Sie sich nicht wiederbestellen
lassen wollen und dies mit
dem hohen Aufwand begrün-
den, haben Eigentümerge-
meinschaften oft Verständnis
dafür. Wenn nicht, dann passt
man vielleicht auch nicht zu-
sammen. Nur Mut.
7
Steffen Haase
ist geschäfts-
führender
Gesellschafter
der Immobili-
enverwaltung
Haase & Part-
ner GmbH in Augsburg. Im Ver-
band der Immobilienverwalter ist
er stellvertretender Vorsitzender
in Bayern und Vizepräsident des
Dachverbandes.
DER AUTOR
Wenn Sie Ihre Mindestvergütung ermittelt haben, dann bieten Sie
bei kleinen Objekten nur noch dieses Vergütungsmodell an. Gehen
Sie weg von Einheit und Monat. Ihr Angebot lautet je Monat und
Objekt. Mit welchem Verteilerschlüssel die Mindestvergütung dann
umgelegt wird, ist für uns Verwalter zweitrangig.
PRAXIS-TIPP: ANGEBOTSMODELL FÜR KLEINE OBJEKTE
