Ertrag und Effizienz: Wovon sollte sich
der Verwalter trennen und was fördert
Umsatz und Gewinn
Steffen Haase, Augsburg
Der Jahreswechsel steht kurz bevor. Eine klassische Zeit sich Ziele
zu setzen. Was will ich im neuen Jahr erreichen? Wo will ich mit
meinem Unternehmen hin? Fragen, die man sich in aller Ruhe
stellen und auch schriftlich fixieren sollte. Nur so lässt sich die
Erreichung der gesetzten Ziele am Ende messen.
In diesem Artikel möchte ich das Augenmerk auf die Bestandsoptimie-
rung legen. Der Traum oder das Ziel eines jeden Verwalters sind einfa-
che, unkomplizierte Wohnanlagen ohne Streit, dafür mit Lebensfreude.
Dies gilt unabhängig von der Stückzahl der Einheiten. Nur hat die Größe
der Wohnanlage natürlich maßgeblichen Einfluss auf unseren Umsatz.
Wir haben leider ein pauschales Vergütungssystem mit der Abdeckung
der Grundleistungen je Einheit und Monat. Und ob sich die Grundleis-
tungen einfach und unkompliziert abwickeln lassen oder sehr zeitinten-
siv und kompliziert sind, interessiert nicht. Es ist eine Mischkalkulation.
Große Wohnanlagen subventionieren kleinere Gemeinschaften.
Rechtsanwälte als Vorbild?
Auch der Rechtsanwalt wird nicht nur von kleinen Streitwerten leben
können. Für ihn sieht das Wohnungseigentumsgesetz in § 27 Abs. 2 Nr.
4 WEG eine Sonderregelung vor:
Dies ist eine Verwaltervollmacht kraft Gesetzes. Sie dient dazu, unat-
traktive Mandate mit geringem Streitwert für den Anwalt attraktiver zu
machen. Im übertragenen Sinne müssen wir Verwalter überlegen, wie
wir für uns ein ähnliches Ergebnis erzielen können. Unattraktive Manda-
te/Verwaltungen müssen attraktiver gestaltet werden.
Doch was ist eine unattraktive Verwaltung? Ist eine kleine Gemeinschaft
gleich unattraktiv? Nein.
Personalkosten sind der größte Kostenblock
Die Hauptkosten des Immobilienverwalters liegen in den Personalkos-
ten versteckt. Sie stellen einen Kostenblock von ca. 65 % dar. Spannend
ist die Frage, wie viel Zeit jedes Objekt kostet. Deshalb ist es für den
Verwalter unerlässlich, sich kritisch mit dem Thema Zeiterfassung zu
befassen.
Grundproblem: Pauschalierte Vergütung
Das Grundproblem der Branche ist die pauschalierte Vergütung. Bei
Wohnungseigentümergemeinschaften gilt die Pauschale je Einheit und
Monat. Und bei der Mietverwaltung ist es der Prozentsatz von den Miet-
einnahmen. Beide Berechnungsmethoden ignorieren den tatsächlichen
Faktor Zeit.
Von den Verwaltern wird der genaue Zeitbedarf je Objekt im Rahmen
der Angebotskalkulation viel zu wenig mit ermittelt und während der
laufenden Verwaltung überprüft. Vor jedem schriftlichen Angebot sollte
der Verwalter versuchen, im Rahmen einer Begehung der Anlage und
im Gespräch mit dem Auftraggeber/Beirat den Zeitbedarf zu ermitteln,
der für die Verwaltung der Liegenschaft einkalkuliert werden muss. Dies
kann im Vorfeld nur vermutet bzw. aufgrund von Erfahrungswerten, die
für die einzelnen Tätigkeiten anzusetzen sind, geschätzt werden.
Ein kleines Beispiel
Verdeutlichen möchte ich dies an einem Beispiel aus der WEG-Verwal-
tung. Bei einer kleineren Eigentümergemeinschaft mit 20 Einheiten
gehe ich von einem durchschnittlichen Zeitbedarf von 8 h im Monat
aus. Dieser setzt sich zusammen aus
allgemeiner Betreuung/Sachbearbeitung,
Begehungen,
Objekt- und Handwerkerkontrollen,
Telefon/Korrespondenz,
Buchhaltung,
Abrechnung,
Sitzungen des Verwaltungsbeirats mit Belegprüfung und
Eigentümerversammlungen samt Vor- und Nachbereitung.
Die Betreuung einer Wohnanlage sollte sich rein auf Sachbearbeiterebe-
ne abspielen. Hier kalkuliere ich mit einem Stundensatz von 55,00 Euro
pro Stunde netto. Dieser berücksichtigt die reinen Lohnkosten, die Lohn-
nebenkosten, die Kosten des Arbeitsplatzes und die Overheadkosten.
Sie kommen auf etwas weniger Stunden pro Monat? Dann berücksich-
tigen Sie noch die ein oder andere Stunde des Geschäftsführers im Jahr
für das Objekt, die Kosten ihrer Beiratsseminare oder den häufig vom
Kunden geforderten 24-Stunden-Notdienst. Dies dürften im Wesentli-
chen die Grundkosten einer kleineren Eigentümergemeinschaft sein.
Berechnung einer Mindestvergütung
Wir können jetzt folgende Monatsrechnung aufmachen. Sie erhalten
8 x 55,00 Euro = 440,00 Euro Verwaltervergütung. Bei 20 Einheiten
bedeutet das dann 22,00 Euro je Einheit. Dieses Objekt wird sich vom
reinen Zeitbedarf her von einem Objekt mit 15 oder 12 Einheiten kaum
unterscheiden. Hier würde dann die Rechnung wie folgt aussehen:
Verwalterhonorar netto 440,00 Euro / 15 Einheiten = 29,33 Euro
Verwalterhonorar netto 440,00 Euro / 12 Einheiten = 36,67 Euro
Nachstehend zum Vergleich die Ergebnisse aus dem 2. DDIV-Branchen-
barometer 2014 für Verwaltervergütungen.
Grundvergütung je Einheit (netto-Beträge)
Größe des
Objektes
WEG-Ver-
waltung
SE-Ver-
waltung
Miethaus-
verwaltung
Gewerbe-
verwaltung
< 10 WE
21,67 Euro 22,27 Euro 23,22 Euro 25,87 Euro
< 29 WE
19,29 Euro 19,62 Euro 20,13 Euro 20,77 Euro
< 49 WE
17,97 Euro 19,43 Euro 20,19 Euro 19,95 Euro
< 99 WE
16,85 Euro 19,44 Euro 18,58 Euro 18,38 Euro
> 100 WE 15,91 Euro 18,50 Euro 17,22 Euro 18,00 Euro
Setze ich die vorher ermittelten Werte den in der Vergütungsstudie er-
mittelten Werten gegenüber, so komme ich zu folgendem Ergebnis:
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Organisation
„Der Verwalter ist berechtigt, im Namen aller Wohnungseigentümer
und mit Wirkung für und gegen sie
…
mit einem Rechtsanwalt wegen eines Rechtsstreits gemäß § 43 Nr.
1, Nr. 4 oder Nr. 5 zu vereinbaren, dass sich die Gebühren nach
einem höheren als dem gesetzlichen Streitwert, höchstens nach
einem gemäß § 49a Abs. 1 Satz 1 des Gerichtskostengesetzes be-
stimmten Streitwert bemessen.“
