Notwendigkeit eines aktiven
Risikomanagements
Jörg Wirtz, InRaCon GmbH, Eschenlohe
Nachdem wir uns in den zurückliegenden Artikeln auf effizienz-
steigernde Maßnahmen und deren positive Auswirkung auf Kos-
tensenkung, Gewinnentwicklung und Unternehmenserfolg be-
schäftigt haben, soll das Thema heute eher der Gefahrenabwehr
gewidmet sein. Was nutzt die beste Prozessoptimierung, wenn
dabei grundlegende Risiken übersehen werden und diese Risi-
ken dann alle positiven Ergebnisse wieder zunichtemachen.
Aber welche Risiken lauern denn in der Immobilienverwaltung? Unsere
Eigentümer werden uns sicher nicht in Scharen davonlaufen, das Woh-
nungseigentumsgesetz wird wohl kaum in absehbarer Zeit außer Kraft
gesetzt und für den Rest haben wir ja eine Vermögensschadenshaft-
pflichtversicherung. Diese Risikobetrachtung wird wohl das gesetzte Ziel
nicht erreichen können. Also Hand aufs Herz, wer hat sich schon mal
ernsthaft mit diesem Thema befasst? Aus unserer Erfahrung wird sich
wohl nur ein Bruchteil der Verwaltungsunternehmen mit diesem Thema
auseinandergesetzt haben.
Wir wollen uns dennoch diesem Thema widmen. Letztlich ist es mit
Risikomanagement ähnlich wie mit Versicherungen. Jahrelang passiert
nichts und man fragt sich, wozu soll ich diese Aufwände weiter tra-
gen. Im Fall der Fälle ist man aber vorbereitet und im Unterschied zu
einer Versicherung, die letztlich nur die finanziellen Folgen abfedert,
kann aktives Risikomanagement die möglicherweise desaströsen Fol-
gen eines Risikos verhindern. Man denke hier nur an die Folgen eines
Datendiebstahls.
Systematisches Vorgehen ist wesentlich
Wie soll man diese Aufgabe am besten angehen? Wesentlich ist natür-
lich zunächst die Struktur Ihres Unternehmens (Mitarbeiterzahl, Stand-
orte, Abteilungen, Leistungsbereiche). Die Ausprägung wird in einer
reinen WEG-Verwaltung mit 5 Mitarbeitern sicher anders sein als in
einer Immobilienverwaltung mit 50 oder mehr Mitarbeitern, die über
mehrere Standorte verteilt sind und mit unterschiedlichen Abteilungen
WEG-Objekte, Miet- und Gewerbeobjekte verwalten.
In jedem Fall sollte der Grundsatz beachtet werden, dass möglichst
alle Bereiche vertreten sein sollten. In einer kleinen Verwaltung kann
es also durchaus Sinn machen, einmal im Jahr mit der Belegschaft den
„Risikonachmittag“ einzuplanen.
Einen Überblick über den unternehmensinternen Prozess zeigt das
Flussdiagramm beispielhaft.
Organisation sicherstellen
Zunächst werden Sie also Ihre Risikomanagementgruppe bilden. Wenn
diese repräsentativ besetzt ist, gilt es im nächsten Schritt gemeinsam
die bestehenden Risiken zu sammeln. Diese kann man natürlich im
Rahmen eines sogenannten „Brainstormings“ auf einem Flipchart zu-
sammentragen. Die Ergebnisse werden jedoch regelmäßig unvollstän-
dig bleiben. Deshalb gilt es zunächst die Risikobereiche zu klassifizie-
ren. Grundlage zu möglichen Risikoklassen kann die folgende Auflistung
sein, die jedoch unternehmensspezifisch erweitert oder modifiziert
werden sollte:
Finanzen, Umsatz, Liquidität
Mitarbeiter, Personal
Gesetzliche Anforderungen, Haftung
Äußere Einwirkungen (Kriminalität, Vandalismus, ...)
Prozesse, Organisation
Kunden, Eigentümer, Gesellschafter
Lieferanten, Handwerker, Dienstleister
Risiken systematisch ermitteln
Wenn diese Grobeinteilung erstellt ist, dann sollten diese im nächsten
Schritt weiter in Risikobereiche unterteilt werden. Zur Verdeutlichung
dieser Unterteilung das nachfolgende Beispiel:
Risikoklassen Risikobereiche
Prozesse
Neubauobjekt WEG in die Verwaltung inte-
grieren
Bestandsobjekt WEG in die Verwaltung inte-
grieren
Objektbegehung durchführen
Wasserschaden bearbeiten
Gewährleistung verfolgen
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Gesetzliche
Anforderungen
Gesetzliche Anforderungen in Bezug auf die
unternehmerische Tätigkeit, das Unternehmen
Gesetzliche Anforderungen in Bezug auf ver-
waltete WEG-Objekte
Gesetzliche Anforderungen in Bezug auf ver-
waltete Mietobjekte
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Mitarbeiter
Eigene Mitarbeiter
Freie Mitarbeiter / Externe
Mitarbeiter / Angestellte der verwalteten
Objekte
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4
Verwalterthema
des Monats
