für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung der Arbeit-
nehmerinnen und Arbeitnehmer im Geltungsbereich dieses Geset-
zes,
mindestens für die Dauer der gesamten Werk- oder Dienstleistung,
insgesamt jedoch nicht länger als 2 Jahre
bereitzuhalten sind. Nur auf Verlangen der Prüfbehörde müssen die Do-
kumente am Ort der Beschäftigung nachweisbar sein (§ 17 Absatz 2
Satz 2 MiLoG).
Wer die Aufzeichnungen nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig
erstellt oder diese nicht 2 Jahre lang aufbewahrt, begeht eine Ord-
nungswidrigkeit (§ 21 Abs. 1 Nr.7 und 8 MiLoG), die mit einer
Geldbu-
ße von bis zu 30.000 Euro
geahndet werden kann.
Mögliche Konsequenzen für die Eigentümerversammlung
Ist der Bruttolohn des Hausmeisters nicht mit den Stunden in Einklang
zu bringen, so muss als angekündigter TOP (je nach Verwaltervollmacht)
über eine Anpassung des Hausmeisterlohns beschlossen werden. In
diesem TOP kann der Verwalter den Mindestlohn, den Hausmeisterver-
trag und einen Anpassungsvorschlag behandeln.
Dies alles erfordert einen hohen Zusatzzeitaufwand vom Verwalter.
Hier ist zu empfehlen, den bei
Abschluss des Vertrages nicht
kalkulierten Zusatzaufwand
darzustellen und eine Zusatz-
vergütung vorzuschlagen. Der
zusätzliche Zeitaufwand liegt
in der Vertragsdatenerfas-
sung, wöchentlichen Kontrolle
der Stundennachweise, Doku-
mentation und Anpassung der
Löhne. Die Vertragsdatener-
fassung dürfte mit einmalig
50 Euro netto zu kalkulieren
sein und je Arbeitskraft eine
monatliche Zusatzvergütung
von 20 Euro netto.
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2. Der Auftraggeber ist zur fristlosen Kündigung des Vertrages berech-
tigt, sofern bekannt wird, dass der Auftragnehmer gegen das Mindest-
lohngesetz verstößt.
3. Die Weitergabe des Vertrages an Nachunternehmer ist nur mit vorhe-
riger Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Bei Einsatz von Nachun-
ternehmern verpflichtet sich der Auftraggeber zur Zahlung des Mindest-
lohns nach dem MiLoG auch an das Nachunternehmen.“
4. Freistellungsklausel vereinbaren
Aus der Freistellungsklausel können Verwalter ggf. gegen ihre Auftrag-
nehmer vorgehen und den Betrag ersetzt verlangen, den sie wieder-
um an den Auftragsausführenden zahlen mussten. Den Auftragnehmer
trifft eine Auftraggeberhaftung für den nicht geleisteten Mindestlohn.
Wenn – wie in unserem Fall – die Reinigungskraft nun direkt gegen den
Verwalter vorginge, könnte der Verwalter aus der Freistellung gegen
das Reinigungsunternehmen (Auftragnehmer) vorgehen und geleistete
Lohnleistung zurückholen.
Formulierungsvorschlag für eine Freistellungsklausel:
„Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Schäden auszugleichen, die
der Auftraggeber aufgrund der Inanspruchnahme aus der Auftraggeber-
haftung erleidet.“
5. Aufzeichnungspflicht
Mit dem Mindestlohngesetz wurde eine branchenunabhängige Auf-
zeichnungspflicht für den Arbeitgeber eingeführt, die auch Hausverwal-
tungen trifft.
Als Arbeitgeber muss der Verwalter die
wöchentliche Arbeitszeit bei
folgenden Beschäftigten aufzeichnen
:
Geringfügig Beschäftigte (nach § 8 SGB IV)
Beschäftigte aus den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgeset-
zes genannten Wirtschaftsbereichen/Wirtschaftszweigen
Sog. Minijobber
Zu den in § 2a SchwarzArbG genannten Beschäftigten gehören u. a. Tätige
im Baugewerbe
im Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
im Gebäudereinigungsgewerbe
Genaue Dauer und Lage der Pausen sind nicht aufzeichnungspflichtig.
„Spätestens zum siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Ka-
lendertages“ muss dem Arbeitgeber die Aufzeichnung vorliegen. Der
Arbeitgeber kann mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, dass dieser die
Arbeitszeiten selbst aufzeichnet und dann dem Arbeitgeber zur Auf-
bewahrung übergibt. Sind diese Daten bereits aufgrund anderer ge-
setzlicher Regelungen aufgezeichnet, reicht diese aus und es ist keine
weitere Aufzeichnung erforderlich. Die Mitwirkung des Arbeitnehmers
zur Aufzeichnung kann vertraglich vereinbart werden oder kann auf ei-
nen Dritten übertragen werden. Die Aufzeichnungen sind nicht an eine
bestimmte Form gebunden und können elektronisch oder schriftlich
geführt werden.
Zu beachten ist allerdings, dass die Aufzeichnungen durch den Arbeit-
geber
im Inland
in deutscher Sprache
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Steffen Haase
ist geschäfts-
führender Ge-
sellschafter der
Immobilienver-
waltung Haase
& Partner
GmbH mit Büros in Augsburg und
Nürnberg und verwaltet 4.900
Einheiten. Im Verband der Immo-
bilienverwalter ist er Vorsitzender
in Bayern und Vizepräsident des
Dachverbandes.
DER AUTOR
Die Arbeitszeitaufzeichnung muss:
innerhalb von 7 Tagen erstellt werden,
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit umfassen,
in Deutsch verfasst sein,
im Inland (nicht notwendigerweise am Arbeitsort) aufbewahrt
werden.
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WICHTIG:
Der Arbeitnehmer kann seine Arbeitszeiten regelmäßig in einer vor-
formulierten Tabelle eintragen und am Ende der Woche dem Arbeit-
geber übermitteln oder diesem per Mail zusenden.
Hausverwaltungen und/oder WEG, die geringfügig Beschäftigte haben,
sollten die Arbeitszeiten mit dem Arbeitnehmer einleitend vereinba-
ren sowie Dauer und ungefähre Anfangs- und Endzeiten festlegen.
PRAXIS-TIPP:
Beispiel für einen Stundenzettel:
Bitte dieses Dokument spätestens bis zum 7. auf den Tag der Ar-
beitsleistung folgenden Kalendertag einreichen:
Name Mitarbeiter:
Marvin Müller
Datum Art der
Tätigkeit
Beginn
Arbeitszeit
Ende
Arbeitszeit
Arbeitsdauer
insg. (h)
11.02.15 Reinigung
Treppe
Aufgang 1
6:15
9:35
3,05
12.02.15 Reinigung
Treppe
Aufgang 2
6:15
9:35
3,10
(Im vorliegenden Fall müsste die Aufzeichnung am 18.02.2015 beim
Arbeitgeber vorliegen)
