dig, so wird bei anderen Organisationsformen die Verantwortlichkeit
für die jeweiligen Arbeitsschritte wechseln. Die Zuweisung der jeweils
Verantwortlichen kann so schon in der in Schritt 1 genannten Tabelle
erfolgen.
Aber nicht nur die internen Verantwortlichkeiten sollten erfasst werden,
sondern auch die beteiligten externen Stellen. Dies werden regelmäßig
die beauftragten Heizkostendienstleister sein.
Schritt 4: Hilfsmittel erarbeiten
Unsere Erfahrung ist leider, dass die auf dem Markt verfügbaren Ver-
waltungsprogramme regelmäßig über keine geeignete Funktionalität
verfügen, um die Anforderungen an eine Jahresplanung und -steuerung
ausreichend unterstützen zu können. Insofern ist das nachfolgend be-
schriebene Vorgehen oft nur mit den verfügbaren Office-Anwendungen
umsetzbar.
Die Meisten werden wohl auf die bewährte Tabellenkalkulation zu-
rückgreifen. Alternativen, wie Programmierung einer eigenen Soft-
warelösung mit Hilfe von Datenbanken oder die teilweise eingesetzten
handschriftlichen Mega-Übersichten in „Doppel-DIN A 0“, sind häufig
kaum praktikabel. Die Software-Lösung scheitert regelmäßig daran,
dass entweder das notwendige Know-how nicht verfügbar ist oder die
Aufwände für externe Programmierer zu hoch sind. Die angesproche-
nen handschriftlichen Übersichten haben zwar den großen Vorteil, dass
der aktuelle Bearbeitungsstand für alle Beteiligten transparent darge-
stellt wird, dafür ist der Aufwand bei den zwangsläufigen Änderungen,
Ergänzungen und Umplanungen unverhältnismäßig hoch. Zudem las-
sen sich diese Übersichten nur dann zu Auswertezwecken verwenden,
wenn sie wieder in die Software übertragen werden.
Beim Aufbau Ihrer Arbeitsplanung mit Hilfe einer Tabellenkalkulati-
on bestehen grundsätzlich 2 Möglichkeiten. Entweder es werden die
Kalenderwochen als Spaltenüberschriften verwendet und die jeweils
durchzuführende Arbeit eingetragen. Dies hat den Vorteil, dass alle
eingeplanten Arbeiten einer Zeitachse zugeordnet sind und Sie sehr
schnell erkennen können, welche Arbeiten für die jeweilige Woche ein-
geplant sind. Andererseits werden solche Tabellen natürlich sehr breit
und damit unter Umständen auch unübersichtlich.
Alternativ können die genannten wesentlichen Arbeitsschritte als Zei-
lenüberschriften verwendet werden. Dies wird zwar Ihre Planungstabel-
le deutlich schmaler werden lassen, dafür ist es nur schwer erkennbar,
welche Arbeiten für einen bestimmten Zeitraum eingeplant wurden.
Deshalb empfehlen wir die erstgenannte Lösung.
Vielleicht sollten Sie noch in Erwägung ziehen, eine weitere Spalte
einzufügen, in der die jeweils benötigte Arbeitszeit eingetragen wird.
Diese Angaben können sehr wertvoll werden, wenn Sie die Wirtschaft-
lichkeit Ihrer Verwaltungsobjekte bewerten wollen. Spätestens jedoch
dann, wenn Sie die nächste Verwaltungsperiode planen, kann mit Hilfe
der gewonnenen Daten eine wesentlich höhere Planungssicherheit er-
zielt werden.
Schritt 5: Planung durchführen und verfolgen
Auch die weitere Arbeit mit unseren Planungsübersichten ist stark von
Größe und Struktur der Verwaltung abhängig. Bei kleineren Verwaltun-
gen kann es durchaus sinnvoll sein, eine einzige unternehmensweite
Übersicht zu führen. Mit zunehmender Größe wird diese Methode je-
doch sehr schnell an seine Grenzen stoßen. Abhängig von der Struktur
ist es dort sinnvoller, entweder team-, bereichs- oder abteilungsbezo-
gene Listen zu führen. Gleiches gilt auch für die Verfolgung der geplan-
ten Tätigkeiten. Da es kaum möglich sein wird, eine Jahresplanung
ohne Änderungen einfach abarbeiten zu können, sind regelmäßige Ab-
stimmungen unabdingbar. Es ist bei weitem nicht ausreichend, wenn
jeder einfach nur seine Arbeiten rückmeldet und dann weiter still vor
5
sich hin arbeitet. Regelmäßige kurze Teambesprechungen, in denen
der aktuelle Bearbeitungsstand dargestellt und die weiteren Planungen
aktualisiert werden, sind unabdingbar. Vielleicht stellen Sie sogar fest,
dass Arbeiten schneller voranschreiten als geplant und deshalb Arbei-
ten vorgezogen werden können.
Planung schafft Sicherheit
Mancher Spötter behauptet, Planung heißt lediglich, dass Zufall nun-
mehr durch Irrtum ersetzt wird oder gar, dass je genauer man plane,
desto unerbittlicher der Zufall einen treffen würde. Jeder von Ihnen
kennt Situationen, in denen man leicht geneigt ist solchen Aussagen
zuzustimmen. Sei es, dass die Grippewelle unvermutet zuschlägt, die
Software einem wieder einen Streich spielt, ein Hagelsturm jegliche
Planungen zunichtemacht oder man wieder vergeblich auf die Rückläu-
fer für die Heizkostenabrechnung wartet. Andererseits wäre es noch
schlimmer, wenn Sie bei Eintreffen solcher Ergebnisse keine entspre-
chende Planung hätten. Mit Hilfe Ihrer Daten sind Sie wesentlich besser
in der Lage, die Einflüsse der auf Sie einstürzenden Unwägbarkeiten
zu beurteilen und geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten. Zudem
können Sie wesentlich schneller auf andere entstehende Probleme re-
agieren, bei denen möglicherweise Ihr Eingreifen als Geschäftsführer
erforderlich ist.
Selbstverständlich werden diese Planungstätigkeiten Arbeitszeiten er-
fordern. Aussagen wie „wir planen dann mehr als wir arbeiten“ hört
man vor allem von denen, die solche Methoden nicht oder nicht in
geeigneter Form anwenden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass nicht nur
die oben bereits erwähnten Vorteile zu verzeichnen sind, sondern dass
im Ergebnis in erheblichem Maß Zeiten eingespart werden. Alle „bila-
teralen“ Abstimmungsgespräche, die sonst zwischen den Mitarbeiter/
Innen geführt werden, Zeitverluste, die durch immer wieder unterbro-
chenen Arbeiten entstehen und Doppelarbeiten, die durch mangelhafte
Abstimmungen geleistet werden, fallen im täglichen Verwaltungsalltag
möglicherweise nicht auf, summieren sich aber in erschreckendem Um-
fang und können so wirkungsvoll vermieden werden.
Fazit
Insofern hilft Ihnen eine leistungsfähige Jahresplanung, nicht nur jeder-
zeit die Position Ihres „Verwaltungsschiffs“ zu kennen, Sie werden auch
weniger Zeit benötigen, um das gesteckte Ziel zu erreichen.
Jörg Wirtz ist
Geschäftsführer
der InRaCon
GmbH und
berät speziell
Immobilienver-
waltungen bei
der Optimie-
rung ihrer Prozesse und bei der
Zertifizierungsvorbereitung (u. a.
ISO 9001, GEFMA 700ff., TÜV-ge-
prüfte Immobilienverwaltung).
DER AUTOR
