Jahresplanung durchführen
Jörg Wirtz, InRaCon GmbH, Eschenlohe
Wieder ist es so weit. Die Urlaubszeit neigt sich dem Ende entge-
gen, die diesjährigen Eigentümerversammlungen sollten längst
Geschichte sein und Sie bereiten sich bereits auf die kommende
Verwaltungsperiode vor. So wird es zumindest den meisten WEG-
Verwaltern gehen, die keine Objekte mit abweichenden Wirt-
schaftsjahren verwalten. Für alle anderen gilt jedoch, wenn auch
zeitversetzt, das Gleiche. Bestimmte Tätigkeiten müssen Sie mit
Ihrer Verwaltung jedes Jahr aufs Neue und in einer bestimmten
Reihenfolge leisten.
Diese regelmäßig zu leistenden Tätigkeiten, angefangen von den Bu-
chungs- und Mahntätigkeiten, den diversen Abrechnungen bis hin zur
Jahresabrechnung, den Objektbegehungen, Beirats- bzw. Eigentümer-
besprechungen bis zur Eigentümerversammlung, um nur einige wenige
zu nennen, sind vielfältiger Natur und unterscheiden sich nach Termin,
Art und Umfang abhängig vom Objekt, vom Verwaltervertrag und von
der Verwaltungsart (Miet- , WEG-, SEV oder Gewerbeverwaltung).
Ein kleines Rechenbeispiel
Nehmen wir an, eine Verwaltung betreut 1.800 Eigentumswohnungen,
aufgeteilt auf 75 Objekte. Für jedes dieser Objekte wären durchschnitt-
lich pro Jahr nur 10 der oben angegebenen Tätigkeiten durchzuführen.
Dann müssen bereits 750 Einzelschritte zuverlässig und termingerecht
ausgeführt werden. Werden in jedem dieser Objekte nochmals durch-
schnittlich 4 Beschlüsse gefasst, die von Ihnen umgesetzt werden müs-
sen, erhöht sich diese Menge nochmals auf 1.050 Einzelmaßnahmen.
Betrachten wir die Anforderungen genauer, werden wir zunächst fest-
stellen, dass die angenommenen 10 Maßnahmen wohl eher zu niedrig
eingestuft sind. Weiterhin muss beachtet werden, dass es sich eben nur
um übergeordnete Arbeitsschritte handelt, die ihrerseits wiederum eine
Reihe an nachgeordneten Tätigkeiten erforderlich machen. Denken Sie
nur an die Erstellung der Jahresabrechnung, die alleine eine Vielzahl
solcher Arbeitsschritte erforderlich macht, die zudem noch von Objekt
zu Objekt sehr stark variieren können.
Wie soll man das alles im Griff halten und koordinieren? Allein die Frage
nach einer pünktlichen und korrekten Bereitstellung der Heizkostenab-
rechnung wird bei dem einen oder anderen zu Schweißausbrüchen füh-
ren. Es gilt dabei nicht nur gesetzliche Regelungen und Fristen einzuhal-
ten, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Eigentümer soll erhalten bleiben
und nicht zuletzt sollte auch Ihr Personal nicht überstrapaziert werden.
Hin und wieder gewinnt man den Eindruck, dass sich so manche Ver-
waltung dabei wie auf einem Segelschiff fühlt, das bei Nacht und Nebel
in fremden Gewässern und ohne ausreichende Seekarten auf der Suche
nach neuen Kontinenten ist. Die Mannschaft ist kurz davor zu meutern,
es wird mancher Umweg gefahren und dennoch lichten sich ab und
an die Nebel und man erreicht unverhofft noch das rettende Ufer. We-
sentlich sinnvoller wäre es doch, wenn Sie – das Ruder fest in der Hand
– jederzeit über die Position Ihres Schiffes und die kommenden Her-
ausforderungen informiert wären und jedes Mitglied Ihrer Mannschaft
genau wüsste, was es wann und mit wem zu tun hat.
Um dies zu gewährleisten, müssen die richtigen Methoden und mög-
lichst leistungsfähige Mittel eingesetzt werden. Nachfolgend soll in Ein-
zelschritten ein praxiserpobtes Vorgehen vorgestellt werden.
Schritt 1: Objektliste erstellen
Zunächst ist die Erstellung einer Übersicht über alle verwalteten Ob-
jekte selbstverständliche Grundanforderung. Um die Arbeitsplanung
wirkungsvoll zu unterstützen, sollten bereits hier ergänzende Informa-
tionen zu den Objekten hinzugefügt werden wie:
Objektgröße/Verwaltergebühr/Wirtschaftlichkeitsindikator
Verwaltungsart
Wirtschaftsjahr
Heizkostenabrechnung (ja/nein)
Verwaltungsbeginn
Jahr der Wiederbestellung
Sonstige planungsrelevante Besonderheiten (z.B. aus dem Verwal-
tervertrag)
Das Jahr der Wiederbestellung ist von besonderer Bedeutung. Da er-
fahrungsgemäß die Eigentümerzufriedenheit umso höher ist, je eher
Jahresabrechnungen und Eigentümerversammlung erledigt sind, sollten
Sie Gemeinschaften, auf deren Verwaltungsmandat Sie Wert legen,
mindestens im Jahr der Wiederwahl oder möglichst schon im Jahr zuvor
hier bevorzugt behandeln. Bei der Prioritätenfestlegung sollte natürlich
ebenso die Größe des Objekts (Verwaltergebühr) oder – soweit bekannt
– die Höhe des Wirtschaftlichkeitsindikators berücksichtigt werden.
Schritt 2: Wesentliche Arbeitsschritte identifizieren
Welche Arbeitsschritte regelmäßig durchzuführen sind, ist Ihnen be-
kannt und muss deshalb hier nicht näher erläutert werden. Wichtiger
ist jedoch festzulegen, wie detailliert die wesentlichen Arbeitsschritte
aufgelistet werden sollen. Die Beurteilung sollte sich an folgenden Kri-
terien orientieren:
Findet anschließend ein Wechsel der Verantwortlichkeit statt (z. B.
Buchhaltung zu Objektbetreuung)?
Sind Externe betroffen (wie z. B. Beirat, Eigentümer)?
Werden Arbeiten durch externe Dienstleister durchgeführt (z. B. Zäh-
lerablesung, Heizkosten)?
Sind Termine einzuhalten (z. B. Einladungsfrist)?
Sofern eines dieser Kriterien zutrifft, sollte ein geplanter Arbeitsschritt
gebildet werden.
Die Einplanung der jährlich durchzuführenden Objektbegehung noch vor
der Durchführung der Eigentümerversammlung oder auch im Zusam-
menhang mit der vorbereitenden Beiratsbesprechung sollte eigentlich
eine Selbstverständlichkeit sein. Nicht nur, weil es sich um eine gesetz-
liche Vorgabe handelt, sondern es macht durchaus Sinn, wenn man als
zuständiger Verwalter ein Objekt vor der Eigentümerversammlung einer
genaueren Inaugenscheinnahme unterzogen hat.
Abschließend müssen die Verwalterverträge bezüglich weiterer ein-
zuplanender Arbeitsschritte überprüft werden. Gerade im Bereich der
Mietverwaltung sind hier besondere vertragliche Regelungen nicht un-
üblich (vertragliche Abrechnungsfristen, zusätzliche Begehungen).
Schritt 3: Verantwortlichkeiten zuweisen
Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten ergibt sich regelmäßig aus der
bereits vorhandenen Organisationsform. Ist bei der sogenannten „A – Z
Verwaltung“ immer nur eine Person für das betroffene Objekt zustän-
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Verwalterthema
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