MARKT UND MANAGEMENT
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6|2015
direkt an der richtigen Stelle in der Mieterakte
ab. Dieses Vorgehen ist einfach, sicher und mit
minimalemZeitaufwand verbunden, da der Nutzer
das Dokument nicht erst aufwändig per Hand an
der richtigen Stelle einpflegen muss.
Die DeutscheWohnen baut ihr Immobilienportfo-
lio kontinuierlich aus und steht daher bei Zukäu-
fen auch immer wieder vor der Aufgabe, große
Mengen an vorhandenen Dokumenten der Vor-
besitzer in die digitale Mieterakte zu integrieren.
Dabei kümmert sich forcont bei Bedarf darum,
die Einteilung der Mieterakte um neue mögliche
Dokumentenarten zu erweitern.
Effiziente Dokumentenrecherche
Bei der täglichen Arbeit mit der Mieterakte offen-
barte sich an einigen Stellen noch Optimierungs-
potenzial. Deshalbwerden zusätzlich individuelle
Dokumentenmanagement-Lösungen entwickelt,
um die Beschränkungen von SAP insbesondere
bei der Dokumentenrecherche aufzuheben. Die
neue Anwendung bietet zwei wesentliche Vortei-
le: Der Nutzer hat künftig die Möglichkeit, Doku-
mentemit Schlagworten und Notizen zu versehen.
Dadurch wird die Ordnerstruktur der Mieterakte
insgesamt flacher: Während etwa „Versicherung“
und „Instandhaltung“ vorher eigene Ordner dar-
stellten, erhalten die Dokumente nun stattdessen
Schlagworte als Tags und erscheinen in der Akte
unter dem nächsthöheren Ordner.
Des Weiteren wurde das Dokumentenumfeld, das
der Nutzer in der Akte angezeigt bekommt, ver-
größert. Das heißt, er sieht nun mehr Dokumente
auf einen Blick und kann sie auch objektübergrei-
fend schnell aufrufen. Um beispielsweise die Be-
triebskostenabrechnungen für alle Wohnungen
eines Gebäudes zusammenzustellen, musste der
Mitarbeiter bislang mühsam jede einzelne Wohn-
einheit aufrufen.
Nun werden ihm alle Dokumente eines Typs, die
einembestimmten Immobilienobjekt zugeordnet
sind, bereits auf der Gliederungsseite angezeigt,
sodass er direkt von der einen Betriebskostenab-
rechnung zur anderen springen kann. Über eine
Dokumentenvorschau lässt sich das richtige Do-
kument nun einfacher finden.
Quelle: forcont
Bildschirmansichten der Mediathek: Hauptansicht (oben) und eine Seite der Vermarktungsabteilung
Bei der Verwaltung von 146.800 Wohneinheiten
sinkt in der Summe der Aufwand erheblich.
Strukturierte Ablage und Verfügbarkeit
sämtlicher Verträge
Werden nun mit der Mieterakte alle Dokumente
zentral verwaltet, die dieMietverhältnisse betref-
fen, fehlte bislang eine vergleichbare Anwendung
für die Geschäftsbeziehungen zwischen der Deut-
schen Wohnen und ihren Partnern. Um künftig
auch Verträge mit Energieversorgern, Anbietern
von Bauleistungen, Grünflächenpflege und Ähn-
lichemeffizient verarbeiten zu können, entschied
sich die Deutsche Wohnen im Jahr 2014 für eine
weitere Anwendung aus der ECM-Suite forcont
factory FX: das digitale Vertragsmanagement.
Damit sind nun auch sämtliche Lieferantenver-
träge in einem zentralen, elektronischen Ablage-
system verfügbar.
Genau wie bei Mediathek und Mieterakte ermög-
licht das System auch hier, ein Dokument dem
entsprechenden Immobilienobjekt zuzuordnen.
Eine weitere wichtige Funktion ist das Termin-
management: Sobald der Ablauf einer Frist, etwa
zur Vertragskündigung, kurz bevorsteht, wird der
Nutzer mit einer E-Mail daran erinnert. Reagiert er
nicht, verhindern wiederholte Erinnerungen per
E-Mail sowie eine automatische Benachrichtigung
anweitere Vertragsverantwortliche, dass wichtige
Fristen und Termine versäumt werden. Darüber
hinaus bildet das Vertragsmanagement auch die
Beziehungen zwischen einzelnen Verträgen ab.
Die Art der Vertragsbeziehung, ob Rahmenver-
trag oder Liefervertrag, unter- oder übergeordnet,
lässt sich dabei individuell anpassen.
Kontinuierliche Optimierung
der IT-Landschaft
Archivierung, Dokumentenmanagement, Media
Asset Management, Vertragsmanagement: mit
Hilfe der forcont hat die Deutsche Wohnen über
die letzten Jahre hinweg die Dokumentenverwal-
tung und die damit verbundenen Prozesse stetig
weiter konsolidiert. Bei allen Projekten galt es, Ge-
schäftsprozesse des Unternehmens auf effiziente
Weise digital zu unterstützen, indemdie Nutzer in
die Lage versetzt werden, schnell und einfach auf
die benötigten Informationen zuzugreifen undmit
ihnen zu operieren.
