Arten zu beherrschen, bedarf es eines leistungsfä-
higen Enterprise-Content-Management-Systems
(ECM). Bereits seit 2009 setzt die Deutsche Woh-
nen ein zentrales, mit dem eigenen SAP-System
verknüpftes OpenText-Archiv ein. Seitdem hat
das Unternehmen seine ECM-Landschaft nach
und nach um mehrere Anwendungen erweitert:
Inzwischen sind eine Lösung für das Media Asset
Management (MAM) und eine für das Dokumen-
tenmanagementsystem (DMS) imEinsatz. Zuletzt
kam außerdem noch eine Lösung für das digitale
Vertragsmanagement hinzu.
Fotos auf einen Klick
Ein effizientes Dokumentenmanagement ist für
die Deutsche Wohnen insofern wichtig, als der
Leerstand von Objektenmöglichst gering gehalten
werden soll. Zieht einMieter aus, gilt es, möglichst
rasch einen neuen zu finden. Die Wohnung muss
also unverzüglich in die verschiedenen Online-
Immobilienportale eingestellt werden. Dasselbe
gilt, wenn die Deutsche Wohnen ein neues Objekt
erwirbt. Eine Auswahl an ansprechenden Bildern
ist dabei – zusätzlich zur Beschreibung in Textform
– unabdingbar. Die Bildverwaltungssoftware, die
die DeutscheWohnen zuvor verwendet hatte, ge-
nügtemodernen Ansprüchen an Effizienz und Nut-
zerfreundlichkeit nicht mehr. Daher entschied sich
das Unternehmen 2013 für die Einführung einer
zeitgemäßenMedia-Asset-Management-Lösung.
Einer der Hauptvorteile der browserbasierten An-
wendung liegt in der automatisierten Zuordnung
der Mediadateien zu den zugehörigen Immobili-
enobjekten. Über eine Schnittstelle zu SAP wird
in der Mediathek die Struktur der Wohneinheiten
eins zu eins abgebildet. Diese sind in einer Baum-
struktur organisiert: Größere Gebäudekomple-
xe, sog. Wirtschaftseinheiten, untergliedern sich
zunächst in Gebäude- und dann in die einzelnen
Wohneinheiten. „Der Nutzer kann so auch in der
Mediathek objektbezogen arbeiten, wie er es
aus SAP gewohnt ist“, sagt Achim Anhalt, Head
of Professional Services und Customer Manager
von forcont. „Benötigt der Mitarbeiter z. B. Fotos
zu einer bestimmten Wohnung, gleichzeitig aber
auch zu dem übergeordneten Gebäude, findet er
in der Mediathek beides mit wenigen Klicks, ohne
lange suchen zu müssen.“ Den bereits vorhande-
nen Bildbestand migrierte der Dienstleister aus
der Altanwendung, ohne das Tagesgeschäft der
Deutschen Wohnen zu unterbrechen.
Schnittstelle zum CRM-System
Ein Plus der MAM-Lösung ist eine neue, leistungs-
fähige Schnittstelle zumCRM-System ImmoSolve.
Mitarbeiter können direkt von der Mediathek aus
die Vermarktungs- und Vertriebslösung adressie-
ren – aus der heraus wiederum die Onlineporta-
le befüllt werden – und Bilder für einzelne oder
auch eine Gruppe von Objekten freischalten. Die
Reihenfolge der Bilder kann der Nutzer in der
Mediathek per Drag and Drop festlegen. Auch
Bildunterschriften und andere Metadaten lassen
sich hier hinzufügen. Dank einer übersichtlichen,
nutzerfreundlichen Bedienoberfläche benötigten
dieMitarbeiter nur eine kurze Zeit, um sichmit den
einzelnen Funktionen vertraut zu machen. Ein-
mal täglich gleicht das Softwarehaus automatisch
seinen Datenbestand mit dem der Mediathek ab
und übernimmt sämtliche Änderungen. DieWork-
flows, um Bildergalerien der zu vermarktenden
Objekte anzulegen oder Bilder in die Datenbank
einzupflegen, sind nunwesentlich effizienter und
in weiten Teilen automatisiert. Die Fotodateien
müssen etwa nur noch nach einem bestimmten
Schema benannt werden, die Mediathek sorgt
dann selbstständig für die richtige Ablage. Selbst
große Dateimengen sind leicht zu handhaben: Per
Mehrfachauswahl lassen sich hunderte Bilder auf
einmal in die Mediathek einstellen.
Automatisierte Archivierung in zentralem
OpenText-Archiv
Bereits seit dem Jahr 2009, als die DeutscheWoh-
nen SAP einführte, betreut forcont auch die elek-
tronische Dokumentenarchivierung. Sämtliche
Dokumente zu Wirtschaftseinheiten, Gebäuden,
Mietobjekten und Mietverträgen verwalten die
Mitarbeiter in der SAP-basierten Mieterakte. Zur
effizienten und gesetzeskonformen Archivierung
von Mietverträgen, Betriebskostenabrechnun-
gen ermöglicht die DMS-Software ein zentrales
OpenText-Archiv in das SAP-Systemeingebunden.
In dem elektronischen Archiv werden alle in SAP
generierten und abgelegten Dokumente automa-
tisiert gespeichert.
Müssen papierbasierte Dokumente für die Mie-
terakte digitalisiert werden, können die Mitar-
beiter mit einer einfachen DMS-Funktion einen
Barcode generieren und ausdrucken. Der Barcode
wird dann zusammen mit dem Dokument einge-
scannt. Durch die Kennzeichnungmit demBarcode
legt die Geschäftslogik des SAP das Dokument
Einer der Hauptvorteile der browserbasierten Anwendung liegt in der
automatisierten Zuordnung der Mediadateien zu den zugehörigen
Immobilienobjekten.
