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ORGANISATION
_TRAVELMANAGEMENT
personalmagazin 05/17
tenbuchdaten, indem sie GPS-Infor-
mationen und Geschwindigkeitsdaten
kombinieren. Die Daten stimmen weit-
gehend mit dem Kilometerzähler über-
ein. Wegen Messungenauigkeiten sind
gelegentliche Nachjustierungen nötig.
Diese Technik bietet sich daher eher für
solche Fahrzeuge an, die im gewerbli-
chen Einsatz sind oder von mehreren
Fahrern genutzt werden.
Anforderungen des Finanzamts
Für welche technische Lösung sich ein
Unternehmen oder der Fahrer eines
Dienstwagens mit Privatnutzung ent-
scheidet – allgemein gilt, dass die An-
forderungen der Finanzbehörden erfüllt
werden müssen. „Diese gelten für elek-
tronische und für papierbasierte Fahr-
tenbücher gleichermaßen“, sagt HR-
Experte Robert Knemeyer. „Sie können
im Prinzip in drei Gruppen eingeteilt
werden: Anforderungen an die Daten,
Anforderungen an die Form und techni-
sche Anforderungen.“
Zu den Anforderungen an die Daten
gehören laut Robert Knemeyer die Auf-
zeichnung von Datum und Uhrzeit bei
Start und Ankunft, von Reiseroute und
Ziel, von Kilometerstand bei Start und
Ankunft sowie von Fahrtzweck und den
besuchten Personen oder Firmen. Die
Form muss geschlossen und gebunden
sein. Das Fahrtenbuch soll zeitnah ge-
führt werden, muss vollständig und
lückenlos sein und einen fortlaufenden
Zusammenhang bilden. Die technischen
Anforderungen sehen vor, dass keine
nachträglichen Änderungen möglich
sind oder dass Änderungen sichtbar und
nachvollziehbar dargestellt werden.
Dass die Finanzbehörden ein Fahrten-
buch nicht anerkennen, kann sowohl bei
der elektronischen als auch bei der Pa-
pierform passieren. „Der meistgenann-
te Grund für eine Ablehnung ist, wenn
nachträgliche Änderungen möglich
waren“, weiß Robert Knemeyer: „Kürz-
lich gab es ein Urteil, bei dem jemand
Sprachaufzeichnungen gemacht hat, die
anschließend von einer Sekretärin ab-
getippt wurden. Diese Aufzeichnungen
waren jederzeit änderbar – sowohl das
Abgetippte als auch die Sprachaufzeich-
nungen. Auch die Form wurde schon
abgelehnt, weil jemand Excel-Tabellen
benutzt hat oder eine Loseblattsamm-
lung hatte anstelle einer gebundenen
Form. In diesen Fällen waren Vollstän-
digkeit und Schlüssigkeit nicht gewähr-
leistet.“
TÜV-Zertifizierung
Einige elektronische Fahrtenbücher
tragen ein TÜV-Zertifikat. Dieses wird
jährlich vergeben, wenn eine lückenlose
Erfassung aller Daten gewährleistet ist
und wenn nachträgliche Änderungen
der aufgezeichneten Fahrdaten aus-
geschlossen oder dokumentiert sind.
Außerdem müssen die Daten vollstän-
dig und zeitnah manipulationssicher
gespeichert werden. Und es muss die
zehnjährige Aufbewahrungsfrist, die für
Fahrtenbücher gilt, gewährleistet sein.
Allerdings kann auch ein TÜV-Zertifikat
keine absolute Sicherheit geben, dass
das elektronische Fahrtenbuch durch
das Finanzamt anerkannt wird. Dieses
prüft jeweils im Einzelfall.
Die richtige Nutzung zählt
„Auch das beste System hängt davon
ab, dass es richtig benutzt wird“, gibt
Robert Knemeyer zu bedenken. „Die
grundsätzliche technische Vorlage kann
natürlich vollkommen konform mit den
Anforderungen der Finanzbehörden
sein. Wenn aber die Anwendung nicht
so durchgeführt wird, wie es vorgesehen
ist, hilft das nicht“, sagt er und führt als
Beispiel an, dass auch papierbasierte
Fahrtenbücher, bei denen der Nutzer ei-
gentlich nichts verkehrt machen kann,
gelegentlich nicht anerkannt werden.
„Tatsächlich sind die richtige Nutzung
und das richtige Bedienen viel aus-
schlaggebender als eine Zertifizierung“,
so Robert Knemeyer.
PRAXISBEISPIEL
ÜBERSICHT
Anbieter
Internet
Produkt
System
Arealcontrol
GT3630 „Speedy“
GPS-Ortung mit Montage
in Eigenregie oder durch
Vertragswerkstatt
Bury
CL 1010 Time
GPS-Fahrtenbuchdaten,
Einbau in Eigenregie oder
durch Fachwerkstatt
Haufe-Lexware
Lexware elektroni-
sches Fahrtenbuch
von Vimcar
Fahrtenbuchstecker mit
integrierter SIM-Karte,
Bedienung per App
Probasys
Drivers-Log GPS
Fahrtenbuch mittels Smart-
phone mit Android-OS- und
GPS-Unterstützung
Tom-Tom Telematics
tomtom.com
Webfleet Logbook Fahrzeugortung per OBD-
Schnittstelle, Bedienung
per App
Travel-Control
Travel-Control
Personal
GPS-gesteuert, Fahreriden-
tifikation per Chipkarte,
Montage über Service-
techniker
QUELLE: UNTERNEHMENSANGABEN, ENDE MÄRZ 2017
Diese Übersicht stellt lediglich eine Auswahl an Anbietern dar, die technisch unterschied-
liche Lösungen anbieten, und keine vollständige Abbildung des Markts oder Kaufemp-
fehlung. Die Entscheidung für eine Lösung sollte im Einzelfall abgewogen werden.
