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06/15 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
werden Suchzeiten und Rückfragen so-
wie der Aufwand für das Bearbeiten der
E-Mails reduziert.
Schritt zwei: Das Aufgabenportfolio
Im zweiten Schritt geht es an das Aufga-
benportfolio der Personalabteilung. Die-
se übernimmt laufend neue Aufgaben,
ohne aber jemals Leistungen zu strei-
chen. Vieles ist historisch gewachsen,
daher lassen sich normalerweise bei
jeder Überprüfung Tätigkeiten finden,
für die es keine Abnehmer mehr gibt.
Hierfür werden alle Aufgaben und Tä-
tigkeiten aufgelistet und abgeklärt, für
wen die Leistung erbracht wird und wo-
rin der tatsächliche Bedarf besteht. Das
Ergebnis ist ein klares Leistungsportfo-
lio der Abteilung oder des Bereichs. Oft
können Tätigkeiten gestrichen werden.
Aber Vorsicht: Manchmal fällt es den
Mitarbeitern schwer, sich von „histo-
risch gewachsenen“ Aufgaben zu tren-
nen. Die Kollegen benötigen Zeit, sich
an die Änderungen zu gewöhnen.
Schritt drei: Die Tätigkeitsanalyse
Auf Basis des Leistungskatalogs kön-
nen die Rollen und Aufgaben eindeutig
definiert werden. Eine klare Rollenver-
teilung trägt dazu bei, Mitarbeiter von
Unterbrechungen zu entlasten und kon-
zentriertes Arbeiten zu ermöglichen.
Zum Beispiel können Vertretungsrege-
lungen und feste, rollierende Auszeiten
definiert werden. Gerade in Serviceab-
teilungen mit ständiger Telefonbereit-
schaft und Besucherkontakt entstehen
so mehr Ruhe und Konzentration. Die
genaue Ausgestaltung dieser Regelun-
gen ist von Unternehmen zu Unterneh-
men unterschiedlich und an die jeweili-
ge Situation anzupassen.
Schritt vier: Die Prozessanalyse
Eine weitere Voraussetzung für konzen-
triertes Arbeiten stellen klar definierte,
fließende Prozesse und Arbeitsabläufe
dar. Mit der aus dem Lean Management
stammenden Wertstromanalyse lassen
sich die Störungen und Probleme in den
Prozessen gut aufdecken. Dazu werden
die Prozesse gemeinsam mit Mitarbei-
tern aller Funktionen aufgenommen,
abgebildet und systematisch verbessert.
Zugegebenermaßen müssen hier zu-
nächst einige Ressourcen mobilisiert
werden, eventuell muss auch externe
Unterstützung angefordert werden.
Langfristig wird es sich aber kaum ein
Unternehmen erlauben können, auf die
Optimierung der Prozesse in allen Un-
ternehmensbereichen zu verzichten.
KATHRIN SAHEB
bietet
Beratung und Coaching zu
Lean Management an und
begleitet Change Prozesse.
Ein Organisationsscreening betrachtet nicht nur die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter,
sondern nimmt auch Aufgaben und Leistungen, Prozesse und Tätigkeiten unter die Lupe.
QUELLE: KATHRIN SAHEB
ANSATZPUNKTE
Arbeitsumgebung
•
Ordentliche und systematisierte
Arbeitsumgebung
•
Eindeutige Ablagestrukturen
•
E-Mail-Knigge
Leistungen und Aufgabe
n
•
Transparentes Leistungsportfolio
•
Verschwendungsfreie Prozesse
•
Reduzierung von Störungen, Nach
arbeit, Unterbrechungen
Prozesse
•
Eindeutige Aufgaben- und Rollen-
verteilung
•
Vertretungsregelungen
Tätigkeiten
Servicequalität
Zufriedene Kunden
und Mitarbeiter
Immer alles gleichzeitig machen – so ist
kein konzentriertes Arbeiten möglich.
