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spezial Softwarekompendium 2017
RPA bezeichnet die vollautomatisier-
te Bearbeitung von strukturierten Ge-
schäftsprozessen durch Software, die
digitalen Roboter. „Streng genommen
steckt hinter RPA kein Roboter, sondern
eine Software, die wie ein Roboter di-
rekt am Frontend arbeitet – so wie es
ein Mensch aus Fleisch und Blut tut, nur
eben sehr viel schneller und präziser,
während gleichzeitig alles dokumentiert
wird“, erklärt Gebhardt. „Beim Rausko-
pieren von Zahlenkolonnen kann man
schnell mal eine Zahl vergessen – ge-
nau das passiert einem Roboter nicht.“
Der Einsatz von RPA lohnt sich überall
dort, wo Mitarbeiter typischerweise über
stupide und monotone Arbeiten stöhnen
und lässt sich auf jedwede Software
anwenden, sogar auf wenig benutzer-
freundliche Systeme. Die wesentlichen
Vorteile von RPA sind die Kostenerspar-
nis, eine erhöhte Effizienz im Vergleich
zu manueller Arbeit sowie die Möglich-
keit, bestehende Software ohne Integra-
tion wirksam einzusetzen.
Roboter fürs Backoffice der Zukunft
RPA pimpt, salopp gesagt, das Backof-
fice in die Zukunft. Der Roboter ist ideal
für alle strukturierten Prozesse, wenn
etwa Daten von einem System ins an-
dere kopiert werden müssen oder wenn
eine Mail automatisch über einen Bu-
chungsvorgang informieren soll.
„Anwenden lässt sich RPA überall
dort, wo strukturierte Prozesse sind“,
fasst Gebhardt zusammen. „Der Roboter
selber kann durch verschiedene Auslö-
ser, die zuvor kundenspezifisch definiert
werden, angestoßen werden, zum Bei-
spiel durch einen Mitarbeiter oder ein
Webformular.“ Gibt etwa ein Mitarbeiter
beispielsweise einen Weiterbildungsan-
trag ein, startet RPA, da hinter dem An-
trag immer dieselben Prozesse stecken.
RPA leitet die entsprechenden Prozesse
ein, bis hin zur automatischen Versen-
dung der Eingangsbestätigung. Gleich-
zeitig kann definiert werden, wem RPA
den Antrag weiter vermittelt.
„Im Vordergund bei der Implementie-
rung stehen zunächst einmal immer die
Prozesse“, so Axel Schwarz-Scholten,
Leiter Business Development der Almato
GmbH. „Da RPA als Software regelbasiert
arbeitet, ist es wichtig, dass ein Prozess,
der durch RPA abgedeckt werden soll,
strukturiert ist. Wir machen deshalb erst
eine ausführliche Prozessanalyse, opti-
mieren im Anschluss die Prozesse und
implementieren erst dann RPAmit allem
was dazu gehört, einschließlich Support
und Life-Cycle-Management.“
Arbeitslos ist bei den Early Adoptern
durch den Einsatz der Roboter keiner
geworden. Im Gegenteil: „Die Leute
sind motivierter, weil RPA sie von Auf-
gaben befreit hat, zu denen sie keine
Lust haben“, weiß Schwarz-Scholten. Es
ist genau dieser Entlastungsfaktor, der
Unternehmen zu mehr Umsatz verhilft:
Unternehmen können effizienter arbei-
ten, da die Mitarbeiter sich infolge des
Roboter-Einsatzes auf anspruchsvolle
Aufgaben konzentrieren können. Die
Kombination aus menschlicher Arbeits-
kraft und automatisierten Prozessen
führt zu einem Mehrwert, den eine Kom-
ponente alleine nicht bringt.
Fazit: Außer nach Feierabend wird
auch in Zukunft kein Büro menschenleer
sein. Vielleicht aber ohne stumpfsinnige
Tätigkeiten – Kollege Robo sei Dank.
EVA GÜNZLER
ist
IT-Journalistin bei Wordfinder
LTD. & CO. KG.
Robotic Process Automation (RPA) wird meist für standardisierte Prozesse im Kun-
denmanagement und im Bereich Finanzen genutzt. Doch auch im HR-Bereich können
Routine-Aufgaben automatisiert und an die digitalen Roboter abgegeben werden.
Welche Arbeiten kann RPA in der Personalarbeit übernehmen?
Grundsätzlich kann RPA alle strukturierten Prozesse, die nach genauen Regeln ablaufen,
übernehmen. In der Personalarbeit bieten sich hier zum Beispiel Gehaltsabrechnungs-
prozesse, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung oder der Onboarding-Prozess an. Die
digitalen Roboter können dann den Account der neuen Mitarbeiter in allen nötigen
Anwendungen anlegen. Sie eignen sich auch, um Mitarbeiterdaten zu verwalten. Ändert
sich die Kontonummer oder Adresse, können die Roboter die Änderung automatisch in
alle nötigen Systeme übernehmen.
Welche Technik ist notwendig, um RPA einzusetzen?
Robotic Process Automation ist minimalinvasiv: RPA verwendet bereits vorhandene
Applikationen und sitzt auf bestehende Systeme auf. Es müssen daher keine neuen
Schnittstellen programmiert werden und der Aufwand ist gering.
In der Regel reicht ein Standardserver für das RPA Framework. Die Robot Clients selbst
laufen auf virtualisierbaren Standardarbeitsplätzen.
Was müssen Unternehmen bei der Implementierung beachten?
Wichtig ist, den richtigen Prozess zu finden: er sollte strukturiert nach klaren Regeln
ablaufen und hohes Volumen vorweisen. Nachdem der erste Prozess gefunden und
automatisiert wurde, finden sich meist viele weitere. Deshalb empfiehlt es sich auch,
ein Automatisierungs-Projektteam aufzustellen.
Für welche Unternehmen eignet sich RPA in der Personalverwaltung/Personalarbeit?
Robotic Process Automation eignet sich besonders für Prozesse mit hohem Volumen. Es
kommt daher weniger auf die Größe oder die Branche eines Unternehmens an, sondern
vielmehr auf die Art und Anzahl der Prozesse. Personalabteilungen, die strukturierte
Prozesse mit hohem Volumen haben, eignen sich für RPA.
Digitale Roboter in der Personalarbeit
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