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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
spezial Softwarekompendium 2017
quasi auch für Klein- und Mittelstands-
unternehmen (KMU) als Mindestanfor-
derungen:
•Integration aller Mitarbeiterdaten in
einheitlich strukturierter Form auf ei-
ner zentralen Datenbank
•Offene und umfängliche Funktionali-
täten, die sich auf die Unternehmens-
belange zukunftsgerichtet anpassen
lassen
•Modulare Architektur (schrittweise
lassen sich dadurch zusätzliche Funk-
tionen implementieren)
Achten Sie bei einem HR-Software-
Angebot insbesondere auf Benutzer-
freundlichkeit, Kosten und Reputation
des Anbieters. Das beste Kosten-Nut-
zen-Verhältnis besteht, wenn es sich
um eine Standardsoftware handelt, die
Sie selbstständig über Parameter-Steu-
erungen an unternehmensspezifische
Anforderungen angleichen können, bei-
spielsweise um betriebseigene Regeln
zu integrieren. Im Übrigen entfallen
bei einer integrierten Standardlösung
Wartungskosten für verschiedene Da-
tenbanken, für zahlreiche Schnittstellen
und für Anpassungen nach einem Re-
leasewechsel.
Ein Tipp: Definieren Sie Ihre Anforde-
rungen an das HR-System in einem Fach-
konzept und lassen Sie sich auf dieser
Basis von mehreren Softwareanbietern
Angebote für eine Inhouse- und/oder
Outsourcinglösung unterbreiten. Vor-
teile ergeben sich aus der Transparenz
und den Vergleichsmöglichkeiten.
Mieten, kaufen oder auslagern
Die meisten Softwarehäuser bieten heu-
te den Unternehmen die Möglichkeit,
die HR-Software gegen eine monatli-
che Anwendungsgebühr zu nutzen.
Besonders kleine und mittelständische
Unternehmen profitieren von diesem
SaaS-Modell – Software as a Service.
Ein wesentlicher Vorteil hierbei ist
die Einsparung der Anschaffungs-
kosten, die beim Kauf für Soft- und
Hardware sowie Lizenzen anfallen.
Das Personalmanagement muss Zeit
und Kosten sparen – in diese Richtung
geht das Auslagern von Arbeiten, die
nicht zur Wertschöpfung beitragen.
Vom Grundsatz her sind alle Perso-
nalprozesse fähig, fremdvergeben zu
werden. Beim Business Process Out-
sourcing (BPO) steht das Auslagern von
Geschäftsprozessen im Mittelpunkt,
was insbesondere für KMU in Betracht
kommt. Denn sie können sich den finan-
ziellen Aufwand einer eigenen IT oder
Personalabteilung nicht leisten, haben
Teile bereits nach außen vergeben, zum
Beispiel die Entgeltabrechnung, weitere
sollen hinzukommen. Möglich sind unter
anderem das Erstellen von Verdienstab-
rechnungen und deren Versand, das Er-
fassen der Stamm- und Bewegungsdaten,
die Bearbeitung von Ein- und Austritten,
das Ausstellen von Bescheinigungen,
Datenschutz oder Datenaustausch mit
Sozialversicherungsträgern, Finanzamt,
Banken, Zusatzversorgungskassen be-
ziehungsweise statistischen Ämtern.
Kriterien beim Outsourcing
Die Vorteile des Outsourcings liegen
auf der Hand: Es gibt kalkulierbare
Festpreise. Das Unternehmen zahlt auf-
grund individueller Pakete nur den Ser-
vice, den es wirklich nutzt. Außerdem
stehen ihm Know-how und aktuelle Re-
leases des Dienstleisters zur Verfügung.
Die deutlich reduzierte Administration
entlastet die Personalabteilung, sie kann
sich aufs Kerngeschäft, beispielsweise
auf die Mitarbeiterbetreuung konzen-
trieren. Aber auch mögliche Nachteile
sollen nicht verschwiegen sein, so kann
dem externen Anbieter das spezifische
Fach- oder Insiderwissen in Bezug auf
die Personalprozesse fehlen, bei stark
standardisierten Angeboten bleiben in-
dividuelle Wünsche des Unternehmens
unberücksichtigt, je nach Komplexität
und Anbieter muss mit langen Umset-
zungslaufzeiten gerechnet werden.
BPO setzt vor allem wiederkehrende
und standardisierte Prozesse voraus.
Die Unternehmensführung muss dies
Eine optimale Ausstattung des
Entgeltabrechnungsprogramms ist
mit Blick auf die Qualität der Abrech-
nungsergebnisse von entscheidender
Bedeutung. Im Folgenden finden
Sie die Voraussetzungen, die jedes
Programm für einen reibungslosen
Ablauf und zuverlässige Abrechnungen
erfüllen muss.
Die Entgeltabrechnung gehört zu den
anspruchsvollsten Anwendungen in
Unternehmen. Prüfen Sie daher bei der
Auswahl des Programms unbedingt, ob
das System Ihrer Wahl die folgenden
Voraussetzungen mitbringt:
• Flexible Standardlösungen zu allen
HR-Modulen
• Automatisierte Prozesse und
Workflows
• Integration in die Softwarelandschaft
des Unternehmens
• Portallösung für den Datenaustausch
• Einfache, standardisierte Entgelt-
abrechnung
• Transparenz und Datensicherheit
im gesamten Verarbeitungs- und
Kommunikationsprozess
• Mobiles Arbeiten (papierlos, zeit-
und ortsunabhängig)
• Automatisiertes Bescheinigungswesen
• Einfaches Management der betrieb-
lichen Altersvorsorge
• Digitale Personalakte
• Ressourcenplanung und Zutrittskon-
trolle
• Flexible Arbeitszeitsteuerung,
Fehlzeitenmanagement
• Betriebsdatenerfassung
• Nutzung von Data Warehouse:
Frei konfigurierbare und aussagefä-
hige Auswertungen per Mausklick
aus dem gesamten HR-System (z.B.
Entgelt- und Fehlzeitenstatistiken, …)
Was Ihr Programm
können muss
ENTGELTABRECHNUNG
