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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
spezial Softwarekompendium 2017
durch das Top-Management. Die Vorteile
von Portallösungen liegen auf der Hand:
kurze Kommunikationswege, automa-
tisierte Arbeitsprozesse, Integration
individueller Anwendungen, Förderung
der Integration der Mitarbeiter in das
Unternehmen, höhere Datenverfügbar-
keit, Nutzung des HR-Systems über In-
tranet/Internet, Dezentralisierung von
Routinearbeiten, Konzentration auf Ser-
vice und Beratung.
Die Workflows und Self-Service-Funk-
tionen stehen permanent 24 Stunden am
Tag zur Verfügung. Dadurch steigt die
Kundenzufriedenheit. Die Mitarbeiter
sind im administrativen Bereich nicht
auf die Personalabteilung angewiesen
und können ihre Daten nach Bedarf
aufrufen, verändern und auswerten.
Fazit: Der Personalprozess entscheidet
Personalmanagementsysteme werden
in allen gewünschten Varianten angebo-
ten und bieten in Bezug auf Funktionali-
tät, Benutzerfreundlichkeit und Skalier-
barkeit ein breites Spektrum. Auf Basis
eines detaillierten Fachkonzeptes sollte
die derzeit eingesetzte Software geprüft
und angepasst werden. Bei einem ge-
planten Softwarewechsel muss insbe-
sondere die Modularität und ein optima-
les Kosten-Nutzen-Verhältnis gegeben
sein. Die interne Prozessorganisation
und -definition spielt eine große Rolle
und beeinflusst vor allem den Workflow.
Beide Seiten – Personalprozesse und
HR-Software – bedürfen einer optima-
len Abstimmung, wobei die Prozesse die
führende Rolle übernehmen sollte.
SVEN FRIEDL
ist Indus-
triefachwirt (IHK), Hoch-
schulfachökonom Personal,
Fachbuchautor und Trainer.
ROBERT KNEMEYER
ist Inhaber der KPI –
Personalberatung,
Knemeyer Projekt und
Interimmanagement
in Friedrichsdorf.
Datenmigration und Schulung so früh
wie möglich
Je früher die Datenmigration aus dem
bisherigen Programm erfolgt, um so früher
kann das neue Programm getestet werden.
Frühzeitige Schulungen zum neuen Pro-
gramm helfen den Mitarbeitern nicht nur,
später damit zu arbeiten, sondern binden
sie auch aktiv in das Projket ein.
Start der Testphase
Liegt eine gewisse Menge an Daten vor
und haben die Mitarbeiter entsprechende
Schulungen durchlaufen, beginnen die Test-
phasen. Hier werden alle vorliegenden Fälle
und neu geplante Prozesse (Pfändungen,
bAV, Zuschläge, Firmenwagen, Sachbezüge)
geprüft und auch festgestellt, ob das Be-
rechtigungskonzept richtig eingerichtet ist.
Parallele Abrechnungsläufe verhindern
Überraschungen im Produktivlauf
Nach Abschluss der Testphase sollte im
alten wie im neuen Abrechnungsprogramm
parallel ein Abrechnungslauf vorgenommen
werden, also in beiden Abrechnungspro-
grammen die gleiche Abrechnung erstellt
und die Ergebnisse verglichen werden. In
Systems und die dort implementierte Vor-
gehensweise. Bei großen Firmen bietet sich
die Einführung zunächst nur in einem Teil
des Unternehmens oder in einzelnen Stand-
orten über ein Pilotprojekt an. Alternativ
kann die Umstellung auch Schritt für Schritt
in mehreren Zeitabschnitten erfolgen. Jetzt
ist auch der Betriebsrat zu informieren
und dem aktuellen Anbieter mitzuteilen,
dass ein Wechsel erfolgt. Mit Letzterem
sollten neben den Kündigungsfristen auch
die Datenmigration und der Zugriff auf die
Daten nach dem Wechsel geklärt werden.
Dieser ist weiterhin notwendig für Beschei-
nigungen und eventuelle Lohnsteuer- oder
Sozialversicherungsprüfungen.
Dokumentation und Kommunikation
sind ab sofort Pflicht
Spätestens an dieser Stelle ist mit der
umfangreichen Dokumentation, am besten
als Handbuch, zu beginnen, die über den
gesamten Verlauf geführt werden muss. Das
Handbuch erleichtert späteren Nutzern, mit
dem Programm zu arbeiten. Ständiger Infor-
mationsaustausch sollte gewährleistet sein
mit IT, Buchhaltung, Rechtsabteilung, Cont-
rolling, Geschäftsleitung und Betriebsrat.
der Praxis zeigen sich hier immer wieder
Fälle, die vorher nicht planbar waren.
Umstellung auf den 1. Januar datieren
Die effektive Umstellung eines Gehaltsab-
rechnungssystems kann eigentlich immer
nur am 1. Januar erfolgen, da unterjährige
Wechsel noch zusätzlich weitere Problem-
fälle mit sich bringen. Auch hier sind einige
Besonderheiten in Bezug auf DEÜV und
ELStAM Meldungen zu beachten und gege-
benenfalls die Zertifikate für das Meldewe-
sen bei Steuer und Sozialversicherung neu
zu beantragen.
Optimierung im Blick behalten
Versäumen Sie nicht, nach der erfolgreichen
Umstellung weiter an der Optimierung zu
arbeiten: Es gilt, das Customizing zu ver-
bessern, die Prozesse zu optimieren, die
Nutzung der User zu erhöhen und weiter zu
schulen. Nur so wird die Umstellung zum
Erfolg, der das Investment rechtfertigt.
