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HR-SOFTWARE
_ORGANISATION & PAYROLL
spezial Softwarekompendium 2017
wollen und hierbei klar zwischen IT-
Applikationsbetreuung und Outsourcing
gesamter Prozesse trennen. Sie hat da-
rüber zu entscheiden, welche Aufgaben
von strategischemWert sind und vor Ort
verbleiben müssen und welche Anbieter
in Betracht kommen sollen. Diese müs-
sen folgende Kriterien erfüllen:
•branchenspezifische Erfahrungen,
•spezielles Dienstleistungsspektrum,
•Fachwissen im Steuer-, Sozialversiche-
rungs- und Arbeitsrecht,
•Geschäftsprozess-Know-how im Perso-
nalwesen,
•Möglichkeit von nachträglich erweiter-
baren Diensten,
•gutes Preis-Leistungs-Verhältnis,
•wirtschaftliche Stabilität, Zukunfts-
und Investitionssicherheit.
Vorteile von ASP-Lösungen
Der Grundgedanke von Application Ser-
vice Providing (ASP) ist einfach. Das
Unternehmen kauft weder eine HR-
Software noch installiert es diese auf ei-
genen Rechnern und Servern. Vielmehr
greift es per Internet auf den Server
eines geeigneten HR-Softwarehauses
zurück, das als Provider fungiert, wo-
bei kritische Daten gegen fremden Zu-
griff (VPN: Virtual Private Network)
geschützt sind. Der Softwareanbieter
stellt das Servicepaket im vertraglich
vereinbarten Umfang auf dem aktuellen
Releasestand zur Verfügung, Wartung
und Hotline eingeschlossen. Der Zugriff
auf die Daten erfolgt über eine gesicher-
te Internetverbindung (beispielsweise
VPN über Wähl- oder Standleitung).
Entscheidendes Merkmal der ASP-
Lösungen: Die Software wird nicht mehr
gekauft, sondern als Gesamtlösung ge-
mietet und über das Internet genutzt.
Der Einsatz von ASP-Lösungen kann
kurzfristig einen Beitrag zur Kosten-
senkung und Ressourcenentlastung
leisten. ASP-Lösungen vollziehen sich
über den Full Service Providing oder
über Service-Level-Agreements. Bei
der erstgenannten Methode übernimmt
der Dienstleister die für einen Bereich
vertraglich vereinbarten Leistungen in
vollem Umfang.
Mitarbeiter im Mittelpunkt
Die Aufgaben im Personalmanage-
ment verlagern ihren Schwerpunkt
also zunehmend weg von der Admi-
nistration hin zu den Kernaufgaben.
Neben all den strategischen Funktio-
nen dürfen aber auch die überwiegend
operativen Themen nicht außer Acht
bleiben. Und hier erfolgt vermehrt
eine Verlagerung auf die Belegschaft:
Mitarbeiterportale unterstützen den
Wandel von der operativen zur strate-
gischen Ausrichtung. Im Mittelpunkt
steht die verantwortungsbewusste
Einbindung der Beschäftigten und ih-
rer Führungskräfte in Unternehmens-
prozesse. Einsatzmöglichkeiten sind
Genehmigung von Abwesenheiten, Per-
sonalbeschaffung, elektronische Perso-
nalakte, Stammdatenpflege im Rahmen
der entsprechenden Berechtigungen,
Reisetätigkeit, Personalkostencontrol-
ling. Einsparpotenziale im zweistelli-
gen Prozentbereich lassen sich dadurch
erreichen. Die Voraussetzung für eine
erfolgreiche Implementierung liegt in
der uneingeschränkten Unterstützung
Die Einführung eines neuen Gehaltsabrechnungsprogramms erfordert sorgfältig zu
planende Teilschritte. Abrechnungsspezialist Robert Knemeyer stellt sie vor.
In der Praxis gibt es drei Ursachen, warum
ein Gehaltsabrechnungsprogramm nicht
optimal funktioniert: Das Potenzial der
Software ist bis zu 70 Prozent ungenutzt,
die Mitarbeiter sind kaum auf die Funk-
tionalitäten geschult oder das Programm
wurde individuell umprogrammiert, weil
ein veralteter Prozess beibehalten werden
sollte. Genau diesen Fehlerquellen muss
durch strukturiertes Vorgehen bei der Im-
plementierung vorgebeugt werden. Der
folgende Ablaufplan hilft Ihnen dabei.
Starten Sie unbedingt mit einer
genauen Situationsanalyse
Prüfen Sie, welche Gehaltsabrechnungs-
regularien abgebildet werden müssen.
Ein besonderes Augenmerk sollte auf den
Prozessen liegen, die das Abrechnungs-
programm unterstützen soll und auf den
einzubindenden Schnittstellen, beispiels-
weise zur Buchhaltung. Das Gehaltsab-
rechnungsprogramm bildet die Datenba-
sis für das HR Informationssystem, diese
beiden Prozesse zu trennen, führt meist
zu erheblichen Problemen.
Zehn Schritte zur Implementierung
PAYROLLPROGRAMME
Anforderungskatalog als Prüfungsbasis
für potenzielle Programme
Aus der Situationsanalyse wird der Anfor-
derungskatalog abgeleitet. Hier müssen
Zielsetzung und Nutzung definiert wer-
den. Hat die Analyse sehr viel manuelle
Erfassung oder Doppelerfassung von
Daten ergeben, sollten jetzt schon die
Prozesse hinterfragt werden. Eine weitere
Fehlerquelle besteht auch in mehr als
einer Datenbasis.
Auswahlprozess mit den
internen Experten
Die Entscheidung über die Software hat
enorme Tragweite, in den Prozess sollten
deshalb neben der Geschäftsführung als
Investitionsentscheider und der IT unbe-
dingt HR- oder Abrechnungsspezialisten
mit einbezogen werden.
Projektplanung
Die notwendigen Prozessanpassungen
ergeben sich durch bestehende Work-
flows und elektronische Vorlagen, vor
allem aber durch die Vorgaben des neuen
