6. Auswahlkriterien für eine professionelle
Verwaltungssoftware
Die Angebotspalette an Verwaltungssoftware ist recht breit, die Funk-
tionspalette sehr differenziert. Die „richtige“ Wahl ist abhängig vom
Bedarf und Leistungsspektrum des Verwalters sowie natürlich auch den
einmaligen Anschaffungskosten sowie laufenden Betreuungskosten.
Ziel muss sein, mit einem einzigen Verwaltungsprogramm alle Verwal-
teraufgaben zu bewältigen. Weitere Zusatz- oder Nebenprogramme
ohne funktionale Datenschnittstelle bergen nur die Gefahr der doppel-
ten Datenerfassung und –pflege und erhöhen die Fehlerquellen.
Eine gute Orientierung für die Softwareauswahl bietet der alljährlich
erscheinende „Softwareguide Real Estate“. Dieser Guide wird in aktuali-
sierter Form wieder der Juni-Ausgabe der Immobilienzeitschrift „immo-
bilienwirtschaft“ der Haufe Gruppe beiliegen.
7. Implementierungsphasen einer professionellen
Verwaltungssoftware
Ist die Entscheidung für ein neues Verwaltungsprogramm getroffen, sind
die 3 folgenden Phasen sehr sorgfältig zu planen und zu organisieren.
a) Vorbereitung
Empfehlenswert ist ein Wechsel zum Jahreswechsel, so dass das neue Wirt-
schaftsjahr mit der neuen Software vollständig abgerechnet werden kann.
Eine zeitweise parallele Arbeit mit dem alten und dem neuen Programm
wird sich kaum vermeiden lassen, da die Abrechnungen des vergangenen
Jahres regelmäßig noch mit dem alten Programm erstellt werden.
Von grundsätzlicher Bedeutung ist die rechtzeitige Abstimmung über den
Umfang und Gegenstand der Datenmigration. Denn aus Sicht des Verwal-
ters und der Softwareanbieter sind Stammdaten nicht gleich Stammdaten.
Je detaillierter die Abstimmung erfolgt, umso besser die Datenübernah-
me und umso geringer eine erforderliche manuelle Nachpflege. Empfeh-
lenswert ist eine vorherige Probemigration, um keine Überraschungen zu
erleben. Ein zeitweiser Parallelbetrieb kann bis zur verbindlichen Imple-
mentierung in Erwägung gezogen werden. Auf jeden Fall ist eine manu-
elle Nachpflege der migrierten Daten zwingend einzuplanen.
Für das Handling der neuen Verwaltungssoftware sind vorbereitende
Schulungen zu planen, dazu gehört auch die rechtzeitige Bereitstellung
der Handbücher.
b) Implementierung
Am Tag der Implementierung müssen alle Benutzer und Benutzerrechte
festgelegt und bekannt sein sowie alle weiteren notwendigen Voraus-
setzungen, damit alle bisherigen und neuen Schnittstellen eingerichtet
werden können. Und dann kann es losgehen.
c) Nachbereitung mit Praxisschulungen
Im unmittelbaren Zusammenhang mit der Implementierung sind Schu-
lungen erforderlich, um das laufende Tagesgeschäft mit der neuen
Verwaltungssoftware in der Praxis bewältigen zu können. Für neue An-
wendungsmodule sind Zusatzschulungen einzuplanen. Und zu einem
späteren Zeitpunkt sind dann ggf. noch Vertiefungsschulungen für Beson-
derheiten wie die WEG- oder Betriebskostenabrechnung erforderlich.
Realistischerweise muss mit einer Zeitspanne von bis zu einem Jahr
gerechnet werden, bis alle individuellen Nacharbeiten abgeschlossen
sind und der volle Zusatznutzen der neuen Verwaltungssoftware durch
die Mitarbeiter generiert wird.
8. Messbare Vorteile einer professionellen Verwaltungssoftware
In nur einem Jahr nach der Implementierung bietet eine professionelle
Verwaltungssoftware folgende nachweislich gemessene Vorteile allein
schon bei den beiden Modulen Buchhaltung mit integriertem Zahlungs-
verkehr sowie Dokumentenmanagement:
Ca. ¼ h Zeitersparnis täglich pro Mitarbeiter durch automatisches Ein-
lesen von Kontoumsätzen
Ca. ¼ h Zeitersparnis täglich pro Mitarbeiter durch automatisierten
Zahlungsverkehr
Ca. ½ h Zeitersparnis täglich pro Mitarbeiter durch digitale Archivie-
rung anstelle manueller Ablage
Ca. 15 % weniger Portokosten
Ca. 20 % weniger Papierkosten
Ca. 60 % weniger Archivplatzbedarf durch Digitalisierung von Post,
Rechnungen, Abrechnungen
Nicht messbar, aber spürbar ist die gestiegene Mitarbeitermotivation,
da durch die freien Kapazitäten mehr Zeit für die individuelle Kunden-
betreuung bleibt.
Durch den Einsatz weiterer Verwaltungsprogrammmodule lassen sich
zusätzliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen.
9. Ausblick
Durch die digitale Prozessoptimierung können Immobilienverwalter ef-
fizienter und wirtschaftlicher werden und sich ihren Kunden zukunfts-
orientiert präsentieren. Die Digitalisierung ist dabei ein fortdauernder
Prozess, der durch den zunehmenden technischen Fortschritt immer
rasanter wird und viele Potenziale bietet. Professionelle Verwalterpro-
gramme sind nur ein – wenn auch zentraler – Baustein der unaufhaltsa-
men Digitalisierung auch in der Verwalterbranche. Es bleibt spannend,
wohin die Reise noch geht im Zeitalter der digitalen Revolution.
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Rainer Hum-
melsheim ist
I mmo b i l i e n -
kaufmann und –
fachwirt. Neben
verschiedenen
Lehraufträgen
an den Hochschulen Mittweida
und Anhalt sowie der BA Leipzig
ist er auch als Honorardozent in
der Ausbildung von IHK-Immobili-
enfachwirten und IHK-Immobilien-
kaufleuten tätig.
DER AUTOR
