Prozessoptimierung durch
professionelle Verwaltungssoftware
Dipl.-Kfm. Rainer Hummelsheim MRICS, Leipzig
Das Management von Immobilien als Eigen- wie auch Fremdbestand
wird von Jahr zu Jahr komplexer. Die Gründe hierfür können im Wesent-
lichen wie folgt zusammengefasst werden:
Gesetzliche Reglementierungen (z. B. Trinkwassernovelle 2013, EnEV
2014, Mindestlohngesetz 2015, Mess- und Eichgesetz 2015, Melde-
gesetz 2015, BetrSichV 2015, EnEV 2016)
Gesetzesänderungen und Rechtsprechung (z. B. Mietpreisbremse,
Betriebskostenabrechnungen, WEG-Abrechnungen, Schönheitsrepa-
raturen)
Technische Entwicklungen (z. B. SEPA 2014, VoIP 2017, mobile Apps,
Cloud)
Anstieg der Bau- und Wohnkosten (z. B. EnEV 2014 + 2016, Mindest-
lohn 2015 + 2017, EEG-Umlage, Rauchwarnmelder nach Landesrecht,
kommunale Gebührenerhöhungen)
Erkenntnis der Notwendigkeit der Betrachtung des gesamten Lebens-
zyklus einer Immobilie sowie der Lebenszykluskosten
Explosion der Datenflut rund um die Immobilie und die Kunden
Anstieg der Kundenansprüche (z. B. Service, Information)
1. Zunehmender Verwaltungsaufwand
Die zunehmende Komplexität führt zu einem ständigen Verwaltungs-
mehraufwand, der überwiegend nur durch „Manpower“ und regelmä-
ßige Schulungen bzw. Fortbildungen bewältigt werden kann. Dem steht
gegenüber, dass der Verwaltungsmehraufwand oftmals nicht oder nicht
ausreichend vergütet wird. Dieses Spannungsfeld gilt es zu lösen, um
als Immobilienverwalter unternehmerisch erfolgreich bestehen zu kön-
nen.
Der zentrale Ansatzpunkt für professionelle Immobilienverwalter ist die
Optimierung der betrieblichen Prozesse. Letztendlich muss ein Verwal-
ter versuchen, Arbeitszeit und Kosten einzusparen, um die gewonnene
Zeit und Kostenersparnis für die zusätzlichen Aufgaben und Verpflich-
tungen zur Verfügung zu haben.
Grundlage der täglichen Verwalterarbeit sind die Pflege der Stammda-
ten und die laufende Ablage (Archivierung). Falsche oder unvollständi-
ge Stammdaten erschweren oder verfälschen die Auswertungen und
Abrechnungen. Keine oder eine fehlerhafte Ablage kostet viel Zeit bei
der Suche.
2. Arbeitszeit effizient einsetzen
Arbeitszeit kostet Geld. Es muss also gelingen, die kostbare Arbeitszeit
effizienter einzusetzen. Standardaufgaben (z. B. Mietenbuchhaltung
und Zahlungsverkehr) müssen automatisiert, zeitintensive Aufgaben
(Dokumentenablage) verkürzt werden. Dies kann durch den Einsatz von
Immobilienverwaltungsprogrammen mit der erforderlichen Funktions-
vielfalt erreicht werden. Ohne eine professionelle Verwaltungssoftware
können Immobilien heute nicht mehr wirtschaftlich und kundenorien-
tiert verwaltet werden.
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3. Unterschiedliche Verwaltungsprogramme und Module
Immobilienverwalter arbeiten regelmäßig – oftmals notwendigerwei-
se – mit mehreren unterschiedlichen Programmen und Einzelmodulen,
um die jeweiligen individuellen Anforderungen der Verwaltertätigkeit
erfüllen zu können. Die regelmäßig erforderlichen Updates durch tech-
nische Veränderungen und rechtliche Anforderungen führen ständig zu
Anpassungsschwierigkeiten bei den Schnittstellen, da die Programme
und Einzelmodule oftmals keine gemeinsame Datenbasis und Daten-
qualität für den Datenaustausch haben. Diese fehlende gemeinsame
Datenbasis und Datenqualität bedeutet für die tägliche Arbeit einen
Mehraufwand für Verwalter durch mehrfache (Stamm-)Datenpflege in
den vorhandenen Programmen und Modulen. Hier sind die Bemühun-
gen der gif Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. zu
begrüßen, für die Immobilienwirtschaft eine gemeinsame digitale In-
frastruktur durch eine gemeinsame (Daten-)Sprache zu schaffen. Damit
soll eine Standardisierung beim Datenaustausch (gif-IDA = gif-Richtlinie
zum Immobiliendatenaustausch) erreicht werden.
4. Der Umstieg fällt schwer
Jeder professionelle Immobilienverwalter wird über kurz oder lang an
den Punkt kommen, an dem der Einsatz einer neuen Verwaltungs-
software erforderlich wird. Vom Grundsatz her scheuen Verwalter den
Einsatz einer neuen Verwaltungssoftware, da diese naturgemäß Ver-
änderungen mit sich bringt, die auch auf gewisse Widerstände bei der
Mitarbeiterschaft stoßen („das war schon immer so“). Es ist somit viel
Aufklärungs- und Abstimmungsarbeit erforderlich. Auch mit den poten-
ziellen Softwareanbietern, um zu gewährleisten, dass die vorhandenen
Stammdaten einschließlich Dokumente der aktuellen Software und ggf.
weitere Module in das neue Verwalterprogramm migriert werden.
5. Allgemeine Anforderungen an eine professionelle
Verwaltungssoftware
Unabhängig von den spezifischen Anforderungen eines Immobilienver-
walters muss eine professionelle Verwaltungssoftware für die Eigen-
bzw. Fremdbestandsverwaltung einige zwingende Anforderungen er-
füllen, die im Folgenden zusammengefasst sind:
a) Schnittstellenoptionen
Eine professionelle Verwaltungssoftware muss erstens – erweiterbare
– Schnittstellenoptionen bieten z. B. zu Banken, Office-Anwendungen,
Steuerberatern, Messdienstleistern, Finanzbuchhaltung oder Internet-
plattformen für die Vermietung und den Verkauf. Dies ist die Grundlage,
damit vorhandene Softwaremodule eingebunden bzw. neue Module
integriert werden können.
b) Terminmanagement
Zweitens ist ein Terminmanagement für die Planung, Organisation und
Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen, auch für die
technische Verwaltung, erforderlich.
c) Kommunikationsmodul mit Dokumentenmanagement
Drittens ist ein Kommunikationsmodul für die laufende Verwalterkor-
respondenz mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern, Dienstleistern,
Behörden u. a. per Telefon, Brief, Fax und E-Mail mit einem entspre-
chenden Dokumentenmanagement notwendig.
Die speziellen Anforderungen an eine professionelle Verwaltungssoft-
ware orientieren sich dabei naturgemäß an dem individuellen Leis-
tungsprofil und Leistungspotenzial des Verwalters.
6
Organisation
