Die 10 häufigsten Fehler
bei der WEG-Abrechnung
Steffen Haase, Augsburg
Es herrscht gerade Hochsaison in den Verwalterbüros. Die Ab-
rechnungen werden erstellt und die Eigentümerversammlungen
werden durchgeführt. Vielleicht der richtige Moment, um einmal
innezuhalten und kurz zu überprüfen: Machen wir alles richtig?
Oder hat sich bei uns auch ein Fehler eingeschlichen nach dem
Motto, das machen wir schon immer so. Und von daher wird es
schon richtig sein.
Im Folgenden wollen wir uns 10 klassische Fehler ansehen, die
regelmäßig zur Aufhebung von Abrechnungen führen.
1. Stammdaten
Die Führung der Stammdaten im Verwalterbüro muss exakt erfolgen,
denn sie stellt eine immerwährende Fehlerquelle dar. Schon bei der
Übernahme einer Wohnanlage muss exakt gearbeitet werden und sind
die Stammdaten des Vorverwalters auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. In
der Praxis ist es eher selten, dass alle Daten richtig sind. Gerade bei der
Abrechnung müssen wir uns die Frage stellen: Sind die verwendeten
Kostenverteilerschlüssel richtig? Wie sind diese zustande gekommen?
Nach § 16 Abs. 2 WEG legen wir alle Kosten nach Miteigentumsantei-
len um, sofern keine abweichende Vereinbarung (Regelung in der Ge-
meinschaftsordnung) vorhanden ist oder ein rechtswirksamer Beschluss
durch Öffnungsklausel (§ 16 Abs. 3 WEG oder Gemeinschaftsordnung)
zustande gekommen ist. Überprüfen Sie nach diesem Schema einmal
die Kostenverteilerschlüssel. Fangen Sie mit der Verwaltervergütung an.
Diese wird regelmäßig nach Einheiten umgelegt. Häufige Begründung:
Ist im Verwaltervertrag so vereinbart. Aber der Verwaltervertrag ändert
keine Kostenverteilerschlüssel ab! Gleiches können Sie beispielhaft mit
der Hausmeistervergütung und der Position Kabelfernsehen machen.
2. Welche Kostenverteilerschlüssel können wir verwenden?
Neben dem gesetzlichen Kostenverteilerschlüssel Miteigentumsanteile
kommen noch folgende Schlüssel in Betracht: m²-Wohnfläche, je Ein-
heit, Personen und Verbrauch.
Je Einheit und Verbrauch sind nachvollziehbare Schlüssel und daher gut
zu verwenden.
Der Schlüssel m²-Wohnfläche ist gerade bei älteren Eigentümergemein-
schaften oftmals problematisch, da keine genauen oder nachvollzieh-
baren Berechnungen/Angaben vorliegen. Wenn Sie keine verlässlichen
m²-Angaben haben, dann können Sie den Schlüssel nur anwenden,
wenn eine neue Vermessung stattgefunden hat. Doch hier stehen die
Kosten einer Vermessung in der Regel in keinem vernünftigen Verhält-
nis zum Ergebnis. Häufig wird sich der Wunsch auf der Eigentümerver-
sammlung dann auch von selbst erledigen.
Ob der Personenschlüssel ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht,
wird von mir bezweifelt. Allein die Definition für „Person“ ist schon
schwierig. Geht man von gemeldeten oder von tatsächlich dort leben-
den Personen aus? Wie wird der Zweitwohnsitz gewertet oder gar ein
Leerstand? Was ist mit Kindern, die in einer anderen Stadt studieren
und nur noch am Wochenende oder in den Ferien in der elterlichen
Wohnung sind? Oder wie erfasse ich Besucher, die ein halbes Jahr dort
wohnen? Die Aufzählung lässt sich beliebig fortsetzen und endet mit
der Frage, ob man die Personenzahl zum Stichtag erfasst oder mit Per-
sonentagen arbeitet. Viel Spaß. Wenn Sie hier nicht exakt definieren,
wer wie berücksichtigt wird, sind die Probleme abzusehen. Ich rate da-
her vom Personenschlüssel ab.
3. Inhalt einer Jahresabrechnung
Die Darstellung der Jahresabrechnung muss die Wohnungseigentümer
in die Lage versetzen, dass sie die Vermögenslage der Wohnungseigen-
tümergemeinschaft (WEG) erfassen und auf ihre Plausibilität hin über-
prüfen können. Folgender Rechenweg muss möglich sein:
Daher hat eine Jahresabrechnung, die ordnungsgemäßer Verwaltung
entspricht, Informationen zu folgenden Punkten und Sachverhalten zu
geben:
Die Höhe der vom Verwalter für die WEG eingenommenen Mittel
und Erträge.
Was mit den Mitteln im abzurechnenden Kalenderjahr geschehen ist.
Inwieweit die Mittel nach den Vorgaben des Wirtschaftsplanes ein-
gesetzt wurden. Wie viel Geld ausgegeben wurde und welche Kosten
beglichen wurden.
Wie sich die Vermögenslage der WEG darstellt und wie sich die liqui-
den Mittel vom Jahresbeginn bis zum Jahresende entwickelt haben.
Angaben zum Ausgleich des Etats der WEG durch Angabe der Be-
träge, welche die Wohnungseigentümer nachzuzahlen oder ausge-
schüttet zu erhalten haben.
Ob dem Verwalter aufgrund der schlüssigen Jahresabrechnung Entlas-
tung erteilt werden kann (LG Dortmund, Urteil v. 24.11.2015, 9 S 41/14;
LG Frankfurt a. M., Urteil v. 8.3.2016, 2-09 S 99/14).
4. Abrechnungszeitraum und Periodenerfassung
In § 28 WEG spricht der Gesetzgeber vom Kalenderjahr. Deshalb ist
das Kalenderjahr (01.01. bis 31.12) auch der gesetzliche Abrechnungs-
zeitraum. Sie haben auch unterjährige Abrechnungszeiträume? Dann
überprüfen Sie diese einmal. Eine gesetzliche Beschlusskompetenz zur
Definition des Abrechnungszeitraums gibt es nämlich nicht. Hat die Ge-
meinschaftsordnung ihnen eine zugewiesen? In seltenen Fällen mag
dies sein. Startet eine WEG unterjährig, so ist das 1. Geschäftsjahr ein
verkürztes Rumpfgeschäftsjahr und endet am 31.12., um in den Turnus
des Kalenderjahres zu kommen.
Die Abrechnung nach dem Wohnungseigentumsgesetz basiert auf dem
Zu- und Abflussprinzip. Es sind hier nur die tatsächlichen = effektiv ge-
flossenen, im Geschäftsjahr eingegangenen Gesamteinnahmen (Ein-
gänge, Einzahlungen) und die tatsächlich geleisteten Gesamtausgaben
(Ausgänge, Auszahlungen) zu erfassen und gegenüberzustellen. Perio-
denübergreifende Abgrenzungsbuchungen sind unzulässig.
Einzige Ausnahme stellen die Warmwasser- und Heizkosten nach der
Heizkostenverordnung dar. Diese Kostenpositionen dürfen abgegrenzt
werden. Mehr aber nicht. Sprich: Die Hausmeisterrechnung für Dezem-
ber, die im Januar gezahlt wird, wird auch im Januar des Folgejahres
abgerechnet. Gleiches gilt für Einnahmen. Zahlt der Eigentümer im
Januar des Folgejahres sein Wohngeld mit dem Hinweis im Verwen-
dungszweck „Wohngeld Oktober und November Vorjahr“, so ist dies als
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Verwalterthema
des Monats
Kontostand am Jahresanfang
+ Einnahmen der WEG im Abrechnungsjahr
– Ausgaben der WEG im Abrechnungsjahr
= Kontoendstand am Jahresende
