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Deckert kompakt
Auch das für die Durchführung von Instand-
haltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
entnommene Sonderhonorar kann der Ver-
walter nicht verlangen. Der Verwaltervertrag
sieht zwar ein Sonderhonorar für Maßnahmen,
die einen Fachmann erfordern, vor. In den we-
nigsten Fällen wird aber der Verwalter selbst
Sanierungsmaßnahmen durchführen, so dass
sich die Bestimmung allenfalls auf die Leitung,
Planung oder Überwachung der Durchführung
beziehen kann. Die Formulierung deutet dar-
auf hin, dass die Vergütung für eine umfas-
sende Beteiligung des Verwalters als der ge-
nannte „Fachmann“ gewährt werden sollte.
Delegiert die Gemeinschaft diese Aufgaben
jedoch – wie hier – an einen Architekten oder
Bauingenieur, ist dieser der „Fachmann“, so
dass der Verwalter insoweit selbst keine Ver-
gütung verlangen kann.
Schließlich ist für die Vernichtung der Unterla-
gen kein Sonderhonorar angefallen, weil diese
Tätigkeit mit der allgemeinen Pauschalvergü-
tung abgegolten ist. Dies ergibt sich aus dem
Verwaltervertrag, der die Vernichtung von Un-
terlagen als Teil der regulären Verwaltertätig-
keit aufführt.
Ersatz der Kosten für die Erstellung der Jahres-
abrechnung 2013 durch die neue Verwalterin
kann die Gemeinschaft hingegen nicht verlan-
gen. Die Gemeinschaft hätte dem Ex-Verwal-
ter eine Nachfrist zur Leistung setzen müssen.
Eine solche war auch nicht entbehrlich, denn
die Übergabe der Verwaltungsunterlagen an
die neue Verwalterin stellt – für sich allein be-
trachtet – noch keine ernsthafte und endgülti-
ge Erfüllungsverweigerung dar.
Das bedeutet für Sie:
1. Häufiges Streitthema:
Sondervergütungen für den Verwalter
Auch wenn neue Gesetze zu ständig neuen
Leistungsanforderungen an WEG-Verwalter
führen, muss nicht jede Sondervergütungs-
klausel rechtsgültig sein. Geht es um die Ver-
einbarung von Sondervergütungen für den
Verwalter – insbesondere in einem vom Ver-
walter verwendeten Formular-Angebot –, ist
daher zu achten auf
klare Formulierungen auch im Sinne der
bisher aktuellen h. M. zu Rechtsgültigkeits-
fragen,
etwaige Klauselverbote aus Verbraucher-
schutzgründen nach dem Recht der allge-
meinen Geschäftsbedingungen (§§ 305 ff.
BGB) und
Anspruchsberechtigungen im häufig umstrit-
tenen Grenzbereich allgemeiner, gesetzlich
zwingender Haupt- und Nebenpflichten ei-
nes Verwalters mit grundsätzlicher Abgel-
tung einer vereinbarten Pauschalvergütung
und wirklichen, überobligatorischen Leis-
tungszusagen.
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Auch Eigentümer sollten heutzutage bei anste-
hender Verwalterbestellung wissen, dass eini-
ge Bewerber kalkulatorisch hohe Vergütungs-
pauschalen ansetzen und insoweit weniger
spezielle Sondervergütungswünsche äußern,
andere demgegenüber niedrigere Pauschalen
anbieten, dann jedoch mit zahlreichen Sonder-
vergütungsforderungen ihre Gewinnerwartung
verbessern wollen. Gemeinschaften sollten
vor der abschließenden Entscheidung über die
Verwalterbestellung diese Angebotsvarianten
mitberücksichtigen.
Geht es nun um speziell vereinbarte und viel-
fach auch branchenübliche Sondervergütungs-
wünsche, hat sich ein Verwalter allerdings
streng an der aktuellen Rechtsprechung zur
Rechtsgültigkeit solcher Sondervergütungsre-
gelungen zu orientieren. Das gilt auch bei der
Verwendung gängiger Vertragsmuster, etwa
von Fachverlagen, Verwalterverbänden, aus
der Kommentarliteratur usw. Solche Muster
sollten vor der Angebotsabgabe stets auf Ak-
tualität geprüft werden.
2. Die fehlerhaften Vertragspassagen im
entschiedenen Fall
a) Vernichtung von Verwaltungsunterlagen
Zur Vernichtung von Verwaltungsunterlagen
kann eine Gemeinschaft unter Beachtung der
Grundsätze kaufmännisch ordnungsgemäßer
Verwaltung einen Mehrheitsbeschluss fassen.
Betreffen darf eine solche Vernichtung aller-
dings nur nicht mehr aufbewahrungspflichtige
Unterlagen aus zurückliegenden Geschäftsjah-
ren. Dies sollte in einem solchen Beschluss
auch unter Berücksichtigung gesetzlich beste-
hender Aufbewahrungspflichten hinsichtlich
bestimmter Unterlagen spezifiziert werden.
Grund für eine solche Beschlussfassung sind
auch etwa beengte Lagerräumlichkeiten im
Verwalterbüro. Der Verwaltungsaufwand im
Rahmen einer Aktenvernichtung ist allerdings
grundsätzlich von einer Vergütungspauscha-
le als abgedeckt anzusehen, rechtfertigt also
keine Sondervergütung für die Verwaltungsar-
beiten, wie dies ja auch für Aufbewahrungs-
pflichten der Fall ist. Auch in üblichen Ver-
tragsmustern werden insoweit äußerst selten
Sondervergütungsberechtigungen erwähnt.
Was die Kosten eines beauftragten professi-
onellen Aktenvernichtungsunternehmens be-
trifft, erachte ich jedoch die Kostenerstattung
seitens der Gemeinschaft für rechtens, wenn
dies auch ausdrücklich in diesem Zusammen-
hang mitbeschlossen sein sollte.
b) Zusätzliche Eigentümerversammlungen
Angesichts der Mehrarbeit, die zusätzliche
Eigentümerversammlungen mit sich bringen,
ist es durchaus verständlich, wenn Sonderho-
norierungsklauseln vereinbart werden. Doch
hier ist Vorsicht geboten: Es entspricht heute
absolut h. M., dass solche Klauseln stets mit
einem Zusatz eingeschränkt werden müssen,
wie z. B. „soweit solche weiteren Versamm-
lungstermine nicht aus Verschuldensgründen
eines Verwalters erforderlich sind“.
Von einer schuldhaften Pflichtverletzung des
Verwalters wäre z. B. auszugehen, wenn eine
Beschlussanfechtung mit Formfehlern in der
Versammlung erfolgversprechend begründet
wurde und der Verwalter zu einer „formfehler-
heilenden“ Neuversammlung einladen müss-
te, um das Anfechtungsverfahren ggf. in der
Hauptsache rasch und kostengünstig zu erledi-
gen. Es ist in einem solchen Fall verständlich,
dass der Verwalter für eine Folgeversammlung
keine gesonderte Vergütung fordern kann. An-
ders wäre dies nur bei Wiederholungs- oder
Fortsetzungsversammlungen nach Abbruch
oder bei aus sachlichen Gründen geforderten
oder anstehenden weiteren außerordentlichen
Versammlungen im Geschäftsjahr.
c) Durchführung größerer
Instandhaltungs-
und Instandsetzungsmaßnahmen
Auch für die Durchführung größerer (ge-
gebenenfalls aufwandsmäßig limitierter)
Sanierungen, die über laufende Instandhal-
tungsmaßnahmen und kleinere Reparaturen
hinausgehen, kann der Verwalter ein objektiv
angemessenes Sonderhonorar dann gültiger-
weise vereinbaren und verlangen, wenn er in-
soweit beschlussgemäß ohne einen weiteren
honorarpflichtigen Sonderfachmann allein be-
auftragt sein sollte und er auch einen solchen
Auftrag mit allen Haftungsrisiken aus eigener
Fachkunde angenommen hätte.
Ist hingegen ein primär verantwortlicher Gut-
achter, Bauleiter oder Architekt beschluss-
gemäß eingeschaltet, sind Teilnahmen des
Verwalters an Ortsbesichtigungen, die Über-
prüfung von Leistungsverzeichnissen und An-
geboten bis hin zur Vorbereitung entsprechen-
der Beschlüsse, Unterlagenübermittlungen an
den Fachmann sowie Informationen an die
Eigentümer grundsätzlich mit seiner Pauschal-
vergütung im Rahmen seiner gesetzlichen
Pflichten mitabgegolten.
Für weitergehende Beschluss- bzw. Ver-
tragsauslegungen bestand insoweit vorliegend
zu Recht kein Anlass.
3. Abrechnungserstellung bei
Verwalterwechsel
Zur Abrechnungserstellung bei Verwalterwech-
sel ist es heute h. M., dass ein Ex-Verwalter
zur Erstellung oder Nachbesserung „seiner Ab-
rechnung“ grundsätzlich verpflichtet ist, wenn
deren Erstellung noch in seiner Amtszeit fällig
gewesen sein sollte.
Bei Vertragsende eines Verwalters zum Ende
eines Geschäftsjahres fällt allerdings die Ab-
rechnungspflicht zum beendeten Jahr bereits in
