Der Verwalter-Brief 7-8/2016 - page 5

gänzung des Know-hows von Quereinsteigern sein. Hier bieten die Ver-
bände regelmäßig gute und preiswerte Schulungen an. Die häufig oft
nur rudimentäre Einweisung in das Verwaltungsprogramm kann durch
Schulungen beim Softwarehersteller deutlich verbessert werden.
Formale Aspekte
Bei der Planung der Einarbeitung dürfen auch einige formale Aspekte
nicht vergessen werden. Hier sollten die folgenden Maßnahmen auf
jeden Fall durchgeführt und dokumentiert werden:
Unterweisung Arbeitssicherheit
Belehrung Datenschutz gemäß Bundesdatenschutzgesetz
Verschwiegenheits- / Geheimhaltungserklärung
Soll der neue Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug erhalten oder regelmäßig
ein solches benutzen müssen? Dann vergessen Sie nicht, den Führer-
schein zu prüfen und sicherzustellen, dass dies in regelmäßigen Abstän-
den (mindestens jährlich) wiederholt wird. Es ist empfehlenswert, eine
Kopie anzufertigen und diese mit Datum und Unterschrift versehen im
Personalordner abzulegen.
Der erste Arbeitstag ist nunmehr gut vorbereitet da. Der oben ange-
sprochene „Pate“ sollte bereits am Begrüßungsgespräch und bei der
Vorstellung des neuen Mitarbeiters teilnehmen und von nun an verant-
wortlich den Einarbeitungsplan führen. Er begleitet wie ein Fahrplan
die Einarbeitung bis zum Abschluss und dient zur Dokumentation aller
durchgeführten Tätigkeiten.
Zwischengespräche sind sinnvoll
Auch wenn jetzt der Pate verantwortlich ist, sollten Sie sich nicht ganz
aus dem Vorgang zurückziehen. Es hat sich als sehr sinnvoll herausge-
stellt, die Einarbeitungsphase durch Zwischengespräche zu begleiten.
Mindestens ein „Halbzeitgespräch“ , besser noch eines nach spätestens
6 Wochen sollte durch Sie oder je nach Größe Ihrer Verwaltung durch
den zuständigen Vorgesetzten eingeplant und durchgeführt werden. In-
halte dieser Zwischengespräche sollten sein:
Feedback zu den bislang gezeigten Leistungen des neuen Mitarbeiters
Offene Wünsche und Anforderung an den neuen Mitarbeiter
Feedback zum Verlauf der Einarbeitung und Wünsche des neuen Mit-
arbeiters
Wesentlich ist hier vor allem, dass Sie sich die Zeit nehmen und Ihr Inte-
resse am neuen Mitarbeiter zeigen. Zudem können so mögliche gegen-
seitige Missverständnisse ausgeräumt werden. Es gilt zu verhindern,
dass der „Neue“ ungewollt kündigt und alle bisherigen Bemühungen
umsonst waren. Im schlechtesten Fall können mögliche Irrtümer im
Auswahlprozess schneller erkannt und korrigiert werden.
Wir wünschen Ihnen natürlich, dass dies nicht passiert und Sie einen
wertvollen Mitarbeiter gewin-
nen, der gerne in Ihrer Verwal-
tung arbeitet.
Praxistipp:
Vorbereitete Arbeitspläne und Checklisten leisten auch
hier wertvolle Dienste. Verwenden Sie eine Einstellungsvorbereitungs-
checkliste.
Patin bzw. Pate benennen
Als nächstes sollte aus dem Kollegenkreis eine verantwortliche Person
benannt werden, die die Einarbeitung vom ersten bis zum letzten Tag
koordiniert und für alle Fragen des neuen Mitarbeiters zur Verfügung
steht. Dieses zur Verfügung stehen ist durchaus als aktives Anbieten
und Kümmern zu verstehen, und nicht nur als bloßes Bereithalten. Die
verantwortliche Person, auch Pate genannt, sollte ebenfalls genaues-
tens in seine Aufgaben eingewiesen werden.
Dazu gehört auch die Durchsprache eines Einarbeitungsplans. Im Ein-
arbeitungsplan wird genau festgelegt welche Themen angesprochen
werden sollten. Bei dieser Festlegung sollte man auch in Erwägung
ziehen, die Einarbeitung nicht nur auf den engeren Arbeitsbereich zu
begrenzen. Kenntnisse über organisatorische und Prozessschnittstellen
hinaus sind regelmäßig sehr nützlich. Es kann also durchaus Sinn ma-
chen, wenn ein für die Buchhaltung vorgesehener Mitarbeiter einige
Tage in der Objektbetreuung verbringt und hier den Verwaltern über
die Schulter schaut.
Externe Maßnahmen
Einarbeitungsmaßnahmen können und müssen häufig auch durch ex-
terne Maßnahmen unterstützt werden. Dies können Schulungen zur Er-
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Jörg Wirtz
berät speziell
Immobilien-
verwaltungen
bei der Opti-
mierung ihrer
Prozesse und
bei der Zerti-
fizierungsvorbereitung (u. a. ISO
9001, GEFMA 700ff., TÜV-geprüfte
Immobilienverwaltung).
DER AUTOR
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