Ich habe den Fall erlebt, dass ein Verwalter handschriftlich persönli-
che Notizen in den entsprechenden WEG-Unterlagen eingefügt hatte.
Diese Notizen enthielten personenbezogene Daten, nämlich Telefon-
nummern und E-Mail-Adressen von Wohnungseigentümern. Jeder
Verwalter sollte sorgfältig darauf achten, dass nur die Daten in den
übergebenen WEG-Ordnern vorhanden sind, die auch tatsächlich zur
Verfügung gestellt werden müssen. Personenbezogene Daten, wie
oben beschrieben, haben in diesen Unterlagen nichts zu suchen.
PRAXIS-BEISPIEL: PERSÖNLICHE NOTIZEN
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Reinhold Okon
ist Datenschutz-
b e a u f t r a g t e r
des
Bundes-
fachverbandes
der Immobilien-
verwalter e.V. (BVI).
DER AUTOR
Hausverwaltung) die vorhandenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht
mehr benötigt. Deshalb sind alle Unterlagen der Bewerber, die für das
Auswahlverfahren nicht erforderlich sind , unverzüglich zu vernichten/
löschen. Bei Bewerbern, die für Sie nicht in Betracht kommen, bezieht
sich diese Aussage auf alle eingereichten Unterlagen. Eine Ausnahme
hiervon gilt dann, wenn Bewerber schriftlich eingewilligt haben, dass
ihre persönlichen Daten für einen gewissen Zeitraum bei Ihnen gespei-
chert werden. Das kann sinnvoll sein, denn es ist ja gut möglich, dass
weitere Stellen zeitnah zu besetzen sind oder vorherige, aussichtsreiche
Bewerber wieder abspringen. Dabei sollten Sie jedoch peinlich darauf
achten, dass Ihnen diese Einwilligung auch wirklich schriftlich vorliegt.
Viele Bewerber bitten sogar ausdrücklich darum, dass ihre Unterlagen,
auch wenn sie nicht in das Auswahlverfahren aufgenommen wurden,
bei Ihnen im Unternehmen verbleiben. Hier empfehle ich Ihnen, dass
Sie dies dem Bewerber nochmals schriftlich bestätigen.
Ansonsten rate ich, diese Daten für maximal 3 Monate zu speichern.
Hintergrund ist, dass Bewerber innerhalb bestimmter Fristen Wider-
spruch einlegen oder auch etwaige Ansprüche gegen das Unternehmen
geltend machen können (gesetzliche Frist: 2 Monate).
„Antidiskriminierungsgesetz“
Was für Ansprüche könnten das sein? So komisch das klingen mag,
aber hier kann das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ins
Spiel kommen. Das Stichwort heißt „Diskriminierung“. Gerade bei Be-
werbern im fortgeschrittenen Alter kann leicht der Eindruck entstehen,
dass sie aufgrund ihres Alters nicht in das Auswahlverfahren aufge-
nommen wurden. Oder ein anderes Beispiel. Im Oktober 2010 ging
der sog. „Ossi“-Prozess durch die Medien. Hier wurde die Bewerbung
einer Dame aus Ostberlin abgelehnt. Das damalige Unternehmen hatte
ihre Bewerbungsunterlagen zurückgeschickt, worauf handschriftlich das
Wort „Ossi“ vermerkt war. Am Ende haben sich die Parteien verglichen.
Wo ist hier die Querverbindung zum Datenschutz? Ganz einfach. Hier
gehen beide Gesetze (BDSG und AGG) Hand in Hand. Denn die Min-
destaufbewahrungsfrist für Bewerbungen wird nicht im BDSG, sondern
im AGG geregelt.
Online-Bewerbungen
Bei Online-Bewerbungsverfahren – also wenn eine Bewerbung über die
Website eines Unternehmens möglich ist – sehen die Aufsichtsbehör-
den ganz genau hin. Hier wird von den Unternehmen gefordert, dass
sie transparent darstellen, wie mit den Bewerbungsdaten umgegangen
wird. So hat z. B. die Landesdatenschutzbehörde Niedersachsen (
s folgendermaßen spezifiziert:
Der Bewerber soll darüber informiert werden:
welche Daten von ihm erfasst werden,
wer noch Kenntnisse über diese Daten erlangt (Dritte),
welches die verantwortliche Stelle innerhalb des Unternehmens ist,
wem diese Daten sonst noch zur Verfügung gestellt werden und
wann diese Daten wieder gelöscht werden.
Hiermit soll dem Bewerber die Möglichkeit gegeben werden, schon im
Vorfeld zu erfahren, was mit seinen Daten bei einer Ablehnung seiner
Bewerbung passiert. Auf Basis
dessen kann er sich dann über-
legen, ob er sich tatsächlich
Online bewerben möchte oder
ob er seine Bewerbungsun-
terlagen vielleicht doch lieber
auf dem klassischen Postweg
zusendet.
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Sollten jedoch trotzdem personenbezogene Daten in den Unterlagen
vorhanden sein, ist dies noch lange kein Freibrief, dass andere (Beirä-
te/Eigentümer) diese Daten nutzen dürfen. Der Verwalter sollte jedes
Mitglied der Gemeinschaft, dem er die Unterlagen zur Verfügung stellt,
darauf hinweisen, dass diese Daten höchst vertraulich und aus daten-
schutzrechtlicher Sicht entsprechend behandelt werden müssen. Sind
die Unterlagen beim Prüfer eingetroffen, muss der Prüfer auch in seinen
privaten Räumen darauf achten, dass die Einsicht und Kenntnisnahme
durch Familienmitglieder, Bekannte, Freunde, Geschäftspartnern etc.
ausgeschlossen ist. Er muss also auch in seinen privaten Räumen auf
die Einhaltung der Datenschutzregeln achten.
Grundsätzlich sollte eine Prüfung (Belegprüfung) und Einsichtnahme in
die Unterlagen durch Wohnungseigentümer/gesetzliche Vertreter im-
mer in den Räumen des Verwalters stattfinden. Es gibt hier zwar einige
Ausnahmen, diese sind aber in Bezug auf den Datenschutz hier nicht
relevant.
Kleines oder großes Objekt?
Geht es um die Einsichtnahme/Belegprüfung für ein relativ kleines Ob-
jekt, lässt sich dies gut in einem überschaubaren Zeitraum bewerkstel-
ligen. Deshalb sollte der Verwalter die Belegprüfung/Einsichtnahme in
seinen Büroräumen zu adäquaten Zeiten anbieten.
Für die Belegprüfungen von großen Einheiten/Objekten ist natürlich ein
weitaus größerer Zeitrahmen anzusetzen. Eine gängige Praxis ist es,
dass sich Beiräte/Eigentümer die Unterlagen überbringen/übersenden
lassen. Dies ist legitim und gibt den prüfenden Personen die Möglich-
keit, ohne Zeitdruck eine sorgfältige Vollprüfung durchzuführen. Der Da-
tenschutz gibt hier lediglich vor, dass das Überbringen/Übersenden von
einer vertrauensvollen Person/Unternehmen (z. B. Post) vorgenommen
werden muss.
3. Frage: Bewerbungsunterlagen
Wir haben auf eine Stellenausschreibung einige Bewerbungsunterlagen
per Mail erhalten. Das Auswahlverfahren läuft noch. Wir wissen nicht,
wie wir mit den Unterlagen umgehen sollen. Wann dürfen oder müssen
wir die Daten löschen bzw. wie lange müssen die Unterlagen sogar
aufbewahrt werden?
Meine Antwort
Rechtlich betrachtet sind Sie verpflichtet, alle personenbezogenen Daten
von Bewerbern zu löschen, wenn die verarbeitende Stelle (also Sie als
Der Verwalter sollte sich allerdings im Vorfeld Gedanken machen,
ob er die Unterlagen wirklich an einen weniger erfahrenen Beirat
übergeben will. Hier sind das „Bauchgefühl“ und die Erfahrung des
Verwalters gefragt. Nicht etwa aus Datenschutzgründen. Es stellt
sich einfach die Frage, ob es sinnvoll ist, den unerfahrenen Beirat
mit den Unterlagen „alleine“ zu lassen, ohne die Möglichkeit, Fra-
gen stellen zu können.
PRAXIS-TIPP: UNERFAHRENE BEIRÄTE
