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Organisation
Wenn sich die Polizei bei Ihnen meldet, sollten Sie vor der Übermitt-
lung der entsprechenden Daten Folgendes beachten:
Die Frage nach der Rechtsgrundlage ist legitim und sollte jeder
Polizeibeamte sofort beantworten können.
Bei Anfragen per Telefon ist stets der bessere Weg, den Beamten
zu bitten, ob er die Anfrage nicht schriftlich einreichen kann (per
Mail, Fax).
Ist dies allerdings nicht möglich, empfehle ich Ihnen: Rufen Sie in
der Zentrale des entsprechenden Reviers an und lassen Sie sich
mit dem Beamten verbinden. Damit haben Sie die Gewähr, dass
Sie auch wirklich mit der Polizei sprechen. Und dokumentieren Sie
Zeitpunkt und Inhalt des Gesprächs. Je genauer Sie später einen
solchen Sachverhalt begründen und nachweisen können, desto
weniger Angriffsfläche bieten Sie.
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PRAXIS-TIPP: WENN DIE POLIZEI UM DATEN BITTET
Datenschutz: Ich hätte da mal
eine Frage … (Teil 2)
Reinhold Okon, München
Immer wieder habe ich darüber berichtet, dass der Datenschutz
zwar langsam, aber dennoch stetig Einzug in die tägliche Arbeit
des Hausverwalters findet. Dabei ist besonders bemerkenswert,
dass viele Hausverwalter gar nicht selbst den Datenschutz in
ihrem Unternehmen forcieren, sondern es sind die betroffenen
Mieter/Eigentümer, die sich um den Umgang mit ihren persönli-
chen Daten bei der jeweiligen Hausverwaltung Sorgen machen.
Dies hat zur Folge, dass viele Hausverwaltungen sich mit der Bit-
te an mich wenden, das gesamte Unternehmen und deren Mit-
arbeiter entsprechend zu informieren und die Arbeitsstruktur in
der Hausverwaltung datenschutzkonform zu gestalten.
Ich kann nur davor warnen, den Datenschutz lediglich als lästiges Übel
in das Portfolio aufzunehmen. Einige glauben sogar, dass der Daten-
schutz bald wieder in der „Versenkung verschwinden wird“ (O-Ton eines
Hausverwalters auf einer Tagung). Dabei kommt der Datenschutz erst so
richtig in Bewegung. Neue Gesetze, wie etwa das IT-Sicherheitsgesetz
und die EU-Datenschutz-Grundverordnung, fordern mich in meiner Arbeit
als Datenschutzbeauftragter künftig sogar noch mehr. Heute möchte ich
Ihnen weitere interessante Fragen aus meiner Beratungspraxis und die
dazugehörigen, hoffentlich für Sie hilfreichen, Antworten vorstellen.
1. Frage: Polizei begehrt Auskunft
Immer wieder werden wir von der Polizei angerufen und gebeten, Aus-
kunft darüber zu geben, ob wir die eine oder andere Person kennen.
Bei uns herrscht große Unsicherheit, ob wir dies überhaupt dürfen? Da
die Polizei eine staatliche Behörde ist, besteht bei uns die Vermutung,
dass wir zur Aufklärung aktiv beitragen müssen. Wie verhalten wir uns
in dieser Situation richtig?
Meine Antwort
Es ist gängige Praxis der Polizei, sich telefonisch bei der Hausverwaltung
zu melden und nach entsprechenden Personen zu fragen. Auch wenn
die Polizei teilweise persönlich vorbeikommt, so ist doch das Telefon
das beliebteste Mittel, um etwaige Informationen zu erlangen. Aber
selbst wenn sich die Polizei mit einer legitimen Forderung um Auskunft
bei Ihnen als Verwalter meldet, so muss sie sich dennoch an die beste-
henden Gesetze halten. Ich stelle immer wieder fest, dass einige Mitar-
beiter in eine Art Schockstarre verfallen, wenn sich die Polizei meldet.
Dabei höre ich von den Mitarbeitern häufig die Argumentation, dass es
doch einen ganz bestimmten Grund habe, wenn die Polizei anruft. Also
müsse man doch unbedingt zur Aufklärung beitragen, oder nicht? Naja,
wie häufig gilt: Es kommt darauf an. Sicher, das Bundesdatenschutz-
gesetz (BDSG) lässt eine Datenweitergabe zu, wenn diese zur Abwehr
von Gefahren erforderlich ist. Auch bei Verfolgung von Straftaten ist es
legitim, entsprechende Daten weiterzugeben.
Datenerhebung durch die Polizei per Telefon
Grundsätzlich ist aber das Telefon ein völlig ungeeignetes Mittel für
solch ein Auskunftsersuchen. Woher wissen wir am Telefon überhaupt,
dass am anderen Ende der Leitung wirklich die Polizei ist? Selbst wenn
es so sein sollte, lassen Sie sich nicht dazu verleiten, etwaige Auskünfte
am Telefon zu geben. Auch wenn die Gegenseite oft mit vernünftigen
und nachvollziehbaren Argumenten oder gar mit Einschüchterungsver-
suchen (wie etwa „Wenn Sie uns die Auskunft verweigern, könnte Ih-
nen sogar Beugehaft drohen, Behinderung der Staatsgewalt etc.“) ver-
sucht, die Auskunft dennoch zu erlangen, rate ich Ihnen dringend, diese
Auskunft am Telefon zu verweigern. Wenn die Polizei ihre Ermittlungen
mit entsprechenden Paragrafen der StPO (Strafprozessordnung) begrün-
det, wird in der Regel sowieso eine schriftliche Aufforderung mit ent-
sprechendem Verweis auf den jeweiligen Paragrafen (samt Belehrung)
bei Ihnen eingehen. Auf jeden Fall ist eine Anfrage seitens der Polizei,
sozusagen „ins Blaue hinein“, sehr kritisch zu betrachten. Besonders am
Telefon. Beruft sich dagegen der Polizeibeamte auf ein Aktenzeichen,
das zuvor per Fax, Brief oder Mail übersandt wurde, kann einer Auskunft
– auch am Telefon – m. E. problemlos zugestimmt werden.
2. Frage: Belegprüfung durch den Beirat
Die Frage nach dem Datenschutz innerhalb einer WEG ist immer wieder
Diskussionsthema. Wir haben erfahren, dass ein Beirat zur Belegprüfung
Daten aus den überlassenen Unterlagen entnommen hat und diese
dann auch an die anderen Miteigentümer weitergeben wollte. Darf er
das? Was ist zu beachten, wenn ein Beirat die Ordner zur Belegprüfung
zugeschickt bekommen möchte? Wo beginnt hier der Datenschutz?
Meine Antwort
Aus datenschutzrechtlicher Sicht gibt es innerhalb der WEG keinen Da-
tenschutz als solchen, da die Gemeinschaft nicht anonym ist. Daher
sind eigentlich alle beinhalteten Dokumente und Daten aus Sicht des
Datenschutzes nicht geschützt. Wenn also ein Miteigentümer mit etwa-
igen Einlagen im Rückstand ist, so dürfen die anderen Miteigentümer
der Gemeinschaft darüber informiert werden.
Lediglich personenbezogene Daten von Miteigentümern und Beiräten,
wie etwa Körpergröße, Augenfarbe, Gewicht, Gesundheitszustand etc.
unterliegen dem BDSG und dürfen niemandem zugänglich gemacht
werden. Weiterhin sind persönliche Notizen seitens des Verwalters vom
Einsichtsrecht ausgenommen (KG Berlin, NJW 1989 S. 532f.). Im Klartext
heißt das: Alle zur WEG-Verwaltung gehörenden Dokumente können
durch die Eigentümer/Beiräte eingesehen werden.
