2. Schritt: Elektronische Aufgaben erweitern
Da Kommunikation zunehmend per Mail erfolgt, wird sich vermutlich
bald eine unbefriedigende Situation ergeben, da Sie einerseits Aufga-
ben, andererseits Mails und schließlich Ausdrucke zu einem Vorgang
vorliegen haben. Dies kann jedoch relativ leicht gelöst werden, indem
die einem Vorgang zugehörigen Mails per Drag and Drop in die Auf-
gaben verschoben werden. Jetzt haben Sie den Überblick über alle
elektronisch vorliegenden Informationen, die Sie zudem noch in der
Aufgabe individuell kommentieren können.
3. Schritt: Dokumente zuweisen
Jetzt fehlen nur noch Schriftstücke und Dokumente jeglicher Art, die
bei der Vorgangsbearbeitung berücksichtigt werden müssen. Diese ste-
hen immer häufiger als pdf-Dateien bereit. In diesem Fall gilt wieder
das oben Gesagte. Per Drag and Drop können diese sehr schnell in
die jeweilige Aufgabe verschoben werden. Einzig Dokumente, die Sie
in Schriftform erreichen, müssen noch berücksichtigt werden. Um die
Vorgangsbearbeitung vollständig digital zu bearbeiten, müssen diese
natürlich gescannt und der jeweiligen Aufgabe zugewiesen werden,
wie dies oben bereits beschrieben wurde.
4. Schritt: Archivierung
Sobald ein Vorgang abgeschlossen wurde, wird das Erledigungsdatum
gesetzt und er ist somit aus den offenen Aufgaben verschwunden. Um
mehr Übersicht zu erhalten, mögliche Suchvorgänge zu vereinfachen
oder auch, um Objektübergaben zu vereinfachen, können Vorgänge
nach Abschluss in objektbezogene Verzeichnisse verschoben werden.
Somit kann im Fall der Fälle sehr schnell auf alte, längst abgeschlossene
Vorgänge zurückgegriffen werden. Zudem ist die Suche in Verzeichnis-
sen schneller als die in Ordnern.
Wohin mit den Originalen?
Soweit es sich um aufbewahrungspflichtige Dokumente und Aufzeichnun-
gen (Rechnungen, Wartungsnachweise, Energieausweise etc.) handelt,
sind die gesetzlichen Vorgaben zu beachten. Dazu stehen die regelmäßig
zu führenden Ablagen (Stammordern, Belegordner o. Ä.) zu Verfügung.
Für alle anderen Schriftstücke verweise ich auf die oben bereits erwähn-
ten Vorgangsordner. Es kann auch erwogen werden, diese Schriftstücke
einfach zu vernichten und sich auf die digitale Ablage zu verlassen.
Wir gehen im Weiteren davon aus, dass Sie die Vorgabe- und Nachweis-
dokumentation bereits getrennt haben. Ihre Mitarbeiter können also
schnell und zielgerichtet auf grundlegende Informationen zu den Ob-
jekten, den vertraglichen Vereinbarungen und die sonst zu beachtenden
Regelungen zugreifen. Auch die oben angesprochene klare Aufgaben-
verteilung und Objektzuweisung wurde, inklusive der Stellvertreterre-
gelung, durchgeführt.
Aufbewahrung direkt beim Verantwortlichen
Die offenen Vorgänge werden nunmehr bei den jeweils verantwortli-
chen Personen oder Teams aufbewahrt. Im ersten Schritt kann das noch
eine Papierablage sein. In dieser Ablage werden vorgangsbezogen alle
eingehenden Informationen und Schriftstücke abgelegt, sofern es sich
nicht um Vorgänge handelt, die unmittelbar abgearbeitet und abge-
schlossen werden können. Hier kann auf die gute alte Hängeregistratur
zurückgegriffen werden. Der Zeitaufwand für die Ablage oder Entnahme
ist deutlich geringer, als wenn dazu Ordner verwendet werden. Zudem
ist es mit einer Hängeregistratur viel einfacher, eine einfache Termin-
verfolgung und Wiedervorlage zu realisieren.
Nutzen Sie auch Ihre Arbeitspläne für Standardprozesse wie Eigentü-
merwechsel, Mieterkündigung usw. Diese sollten jeweils als Deckblatt
dienen und mit einfachem Ankreuzen oder Datumseintrag können
durchgeführte Tätigkeiten nachvollziehbar gemacht werden. Sofern ein
Vorgang nicht als Standardprozess bearbeitet wird (z. B. ein Rechtsfall),
sollte zumindest eine Art „Logbuch“ geführt werden. Damit können
Sie, ohne ganze Akten und Mengen an Schriftstücke lesen zu müssen,
schnell einen Überblick über die durchgeführten Tätigkeiten und anste-
henden Aufgaben erlangen. Zudem erleichtern Ihnen diese Mitschrif-
ten, eventuell fällige zusätzliche Verwaltungsleistungen nachzuweisen
und abrechnen zu können.
Zu hoher Aufwand in der Ablageorganisation?
Was aber tun, wenn der Vorgang abgeschlossen ist? Viele Verwaltungen
erzeugen im Bereich der Ablageorganisation einen zu hohen Aufwand.
Es existieren Musterwerke deutscher Bürokunst zur Ablage von abge-
schlossenen Vorgängen, die regelmäßig nie wieder gebraucht werden.
Protokollieren Sie doch einfach über einen festgelegten Zeitraum, wie
oft Sie auf bereits abgeschlossene Vorgänge im Nachhinein zurückgrei-
fen mussten. Dies wird nur äußerst selten der Fall sein. Wir treiben also
eine Menge Aufwand für die Ablage, um vielleicht im Einzelfall Such-
zeiten zu sparen. Vielleicht ist es deshalb angeraten, den umgekehrten
Weg zu gehen. Ein abgeschlossener Vorgang sollte demnach einfach
chronologisch in objektbezogen Vorgangsordnern abgelegt werden. Ist
ein Ordner voll, wird er archiviert und ein neuer angelegt.
Schrittweise Digitalisierung der Vorgangsverwaltung
Wir gehen hier davon aus, dass Ihre Verwaltungssoftware keine Lösung
anbietet. Sie sind also gezwungen, auf die verfügbaren Bordmittel zu-
rückzugreifen. Dies werden regelmäßig die Office-Produkte eines be-
kannten Herstellers oder vergleichbare Lösungen sein. Diese bieten bei
näherem Hinsehen eine Menge Möglichkeiten.
1. Schritt: Aufgaben elektronisch erfassen
Im 1. Schritt wäre es möglich, für jeden Vorgang eine elektronische
Aufgabe anzulegen. Diese muss natürlich einen eindeutigen Bezug
zur Vorgangsablage haben. Dies lässt sich mit Vorgangsnummern oder
systematisch gebildeten Betreffzeilen recht einfach sicherstellen. Die
Vorgangsmappen werden dann gleichermaßen gekennzeichnet. Damit
ist eine elektronische Wiedervorlage realisiert. Zudem eignen sich die
Aufgaben zur Mitschrift bzw. zum Anlegen der bereits erwähnten Log-
bücher.
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Sie müssen kein Spezialist für Outlook oder ähnliche Systeme sein,
um diese Vorschläge umzusetzen. Öffnen Sie einfach „Youtube“ und
suchen Sie beispielweise nach „Aufgaben mit Outlook (Onenote)
bearbeiten“. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und Sie werden
erstaunt sein, wie leicht es eigentlich ist.
PRAXIS-TIPP:
Jörg Wirtz
berät speziell
Immobilien-
verwaltungen
bei der Opti-
mierung ihrer
Prozesse und
bei der Zerti-
fizierungsvorbereitung (u. a. ISO
9001, GEFMA 700ff., TÜV-geprüfte
Immobilienverwaltung).
DER AUTOR
