Elektronische Vorgangsbearbeitung:
Ein erster Schritt
Jörg Wirtz, InRaCon, Eschenlohe
Eines der aktuellsten Themen in Immobilienverwaltungen ist si-
cherlich nicht zu Unrecht die Digitalisierung. In diesem Bereich
liegen riesigen Chancen, Effizienz und Qualität des Unterneh-
mens zu steigern. Die Digitalisierung kann auch dazu beitragen,
die Kundenzufriedenheit zu steigern und Risiken zu senken. Be-
trachten wir jedoch die aktuelle Verwaltungsrealität, dann lässt
sich bei vielen Verwaltungen erkennen, wie wenig ausgeprägt
der Grad der Digitalisierung bisher ist. Das papierlose oder zu-
mindest papierarme Büro ist für viele noch in weiter Ferne.
Um die Digitalisierung voranzubringen und zur Lenkung von Arbeitspro-
zessen wirksam einsetzen zu können, reichen die Beschaffung eines
leistungsfähigen Scanners und möglicherweise einer entsprechenden
Software bei Weitem nicht aus. Um den Erfolg nicht zu gefährden, müs-
sen weitere Voraussetzungen geschaffen werden.
Elektronische Vorgangsbearbeitung wird zu wenig unterstützt
Viele, gerade kleinere Verwaltungsunternehmen scheuen jedoch, oft
auch aus gutem Grund, die erforderlichen Investitionen. Schuld daran
ist häufig die eingesetzte Verwaltungssoftware. Nur die wenigsten der
uns bekannten Branchenlösungen unterstützen die elektronische Vor-
gangsbearbeitung im befriedigenden Umfang. Folglich müssen regel-
mäßig zusätzliche Programme gesucht und beschafft werden. Es macht,
gerade für kleinere Unternehmen, regelmäßig wenig Sinn, viel Geld zu
investieren, um dann doppelte Datenhaltung betreiben, Insellösungen
akzeptieren oder unabsehbare Folgekosten für Schnittstellenprogram-
mierungen riskieren zu müssen.
Leistungsfähige Zwischenlösung
Erfolgsversprechender ist deshalb, mit einer leistungsfähigen Zwischen-
lösung die Zeit zu überbrücken, bis Ihr Softwarehersteller eine entspre-
chende Lösung anbietet oder Sie sich für eine alternative Software ent-
schieden haben.
Selbstverständlich wollen wir alle gute Arbeit abliefern, Doppelarbeiten
vermeiden, Termine einhalten und nebenbei natürlich den Überblick
behalten. Wir wollen wissen was los ist, wer an welchem Vorgang ar-
beitet, welche Termine eingehalten werden müssen usw. In der Praxis
treffen wir dort vor allem bei kleineren Verwaltungsunternehmen Lö-
sungen an, die sehr stark von dem Gedanken getrieben sind, den Über-
blick nicht zu verlieren und möglichst alles zusammenzufassen. Dies
führt oft so weit, dass alle offenen Vorgänge in einer zentralen Ablage
(Ordner, Ablagefächern, Hängeregistern o. Ä.) gelagert werden. Zumin-
dest dann, wenn gerade keine Aktion erforderlich ist.
Nachteile einer zentralen Ablage
Auch wenn man hier den einen oder anderen Vorteil erkennen mag, so
muss von dieser Art zentralistischer Systeme deutlich abgeraten wer-
den. Zum einen sind dies Effizienzkiller. Jeder Vorgang muss zur Bear-
beitung der Ablage entnommen und anschließend wieder dort abgelegt
werden. In Folge müssen in nicht unerheblichem Umfang Gehzeiten in
Kauf genommen werden. Zudem besteht die sehr reale Gefahr, dass
Vorgänge nach der Bearbeitung auf den jeweiligen Schreibtischen lie-
gen bleiben und damit das gewollte System durchbrochen wird. Weiter-
hin ist es kaum möglich, eine wirksame und möglichst automatisierte
Terminüberwachung sicherzustellen. Entweder man führt die Termine
in gesonderten Systemen oder die Ablage muss regelmäßig manuell
überprüft werden.
Letztlich ist eine so gestaltete zentrale Ablage von offenen Vorgängen
kaum auf eine größer werdende Verwaltung übertragbar und damit
auch wachstumshemmend. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Verwaltung
vergrößern wollen oder lieber mit einem überschaubaren Team ausge-
wählte Eigentümergemeinschaften effizient verwalten wollen, sollten
Sie sich von Systemen wie dem oben geschilderten verabschieden.
Wie sehen mögliche Alternativen aus?
Bevor wir uns der Darstellung denkbarer Alternativen widmen, müssen
zunächst einige Voraussetzungen geschaffen werden. Wesentlich ist da-
bei die Festlegung von eindeutigen Verantwortlichkeiten.
Klare Aufgabenverteilung festlegen
Zunächst sollte dabei in
kaufmännische (Buchhaltung, Mahnwesen, Abrechnung) und
technische/infrastrukturelle (Reparaturen, Sanierungen, Eigentümer-
wechsel, Versorgung etc.)
Verwaltungsaufgaben unterschieden und dem verfügbaren Personal
zugewiesen werden.
Im nächsten Schritt müssen die betreuten Objekte den jeweiligen Sach-
bearbeitern oder Teams zugewiesen werden. Auch wenn Sie es selbst
sind, der alle Eigentümerversammlungen leitet und die Zuarbeit durch
Sachbearbeiter erledigt wird, sollte es eine klare Aufgaben-/Objektzu-
weisung geben.
Damit wäre dann auch geklärt, wo offene Vorgänge grundsätzlich zu
finden sind. Die oben kritisierten Gehzeiten wären damit bereits auf ein
Mindestmaß reduziert.
Entscheidung treffen: Papier oder digital
Sie erleben es täglich. Wir leben zunehmend in zwei Welten. Während
die digitale Generation Briefkästen für völlig sinnfreie Einrichtungen
hält, betrachtet die analoge Generation eine E-Mail bestenfalls als He-
xenwerk. In Folge werden Sie in Ihrer Verwaltung per Mail über den
Verkauf einer Wohnung oder die Änderung der Bankverbindung infor-
miert, während ein Teil Ihrer Handwerker noch per Telefon oder Fax
beauftragt werden möchte. Auch wenn die Zukunft sicher digital sein
wird, müssen wir per heute noch einen effizienten Weg durch dieses
Labyrinth finden. Der „digiloge“ Weg, also die Vorgangsbearbeitung in
zwei Welten, in der ein Teil der Informationen in digitaler Form und ein
anderer in ausgedruckter Form vorliegen, ist eindeutig nicht zielführend.
Es macht wenig Sinn und ist vor allem ineffizient, Mails auszudrucken
und in der Vorgangsbearbeitung abzuheften. Eine parallele Bearbeitung
scheidet sicherlich erst recht aus. Was also tun?
Einführung einer digitalen Vorgangsverwaltung in Etappen
Grundsätzlich halten wir es für sinnvoll, den digitalen Weg einzuschla-
gen. Wir schlagen nachfolgend eine Möglichkeit vor, die es Ihnen er-
möglicht, den Weg von der papiergesteuerten Vorgangsbearbeitung bis
zur vollständigen digitalen Vorgangsverwaltung in Etappen zu gehen.
Wo Sie starten, in welchen Schritten Sie vorgehen und wo Sie Ihr Ziel
setzen, können Sie dabei selbst festlegen.
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Verwalterthema
des Monats
