3. Auskunftsanspruch seitens Betroffener
Seit geraumer Zeit klagen Verwalter, dass sie von Mietern und ehema-
ligen Eigentümern aufgefordert werden, Auskunft darüber zu geben,
welche Daten über sie gespeichert werden. Tatsächlich ist nach § 34
Abs. 1 BDSG jede nichtöffentliche Stelle (also auch der Verwalter) ver-
pflichtet, dem Betroffenen Auskunft darüber zu geben, welche Daten zu
seiner Person gespeichert sind. Der Auskunftsanspruch bezieht sich auf
alle gespeicherten Angaben über persönliche/sachliche Verhältnisse,
die auf seine Person bezogen oder beziehbar sind.
Viele Betroffene nehmen den kürzesten Weg und rufen einfach bei der
Hausverwaltung an und erhoffen eine telefonische Auskunft. Das Ersu-
chen um Auskunft unterliegt keiner bestimmten Form. Deshalb ist die
telefonische Anfrage rechtlich gesehen zwar möglich, sollte aber nicht
als probates Mittel angesehen werden. Natürlich kann die anfragende
Person über entsprechende Frage identifiziert werden, trotzdem ist die
schriftliche Form der Anfrage die bessere Wahl, da sie gleichzeitig eine
Form der Dokumentation darstellt.
Nach § 34 Abs. 6 BDSG ist die Auskunft in der Regel in Textform zu erteilen
(dazu zählen auch E-Mail, Fax und SMS). Die Auskunft darf natürlich nicht
falsch sein (z. B. „es sind keine Daten über Sie bei uns gespeichert“).
Benötigt der Betroffenen einen Grund für sein
Auskunftsbegehren?
Laut Gesetz soll der Betroffene die Art der personenbezogenen Daten,
über die Auskunft erteilt werden soll, näher bezeichnen. Dabei ist er
berechtigt, Auskunft über seine sämtlichen Daten zu verlangen. Er muss
jedoch nicht erklären, warum er diese Auskunft begehrt. Trotzdem ist
es sinnvoll, nach dem Grund des Auskunftsersuchens zu fragen und sich
den Grund zu notieren.
Welche Daten muss der Verwalter mitteilen?
Gemäß § 34 BDSG ist die verantwortliche Stelle (Verwalter) dazu ver-
pflichtet, dem Betroffenen Auskunft
über die zu seiner Person gespeicherten Daten,
über die Herkunft der Daten,
über weitere Empfänger und die Kategorien von Empfängern, an die
diese Daten weitergegeben werden und
über den Zweck der Speicherung dieser Daten
zu erteilen.
4. Kopie vom Personalausweis
Nicht wenige Verwalter/Eigentümer neigen bei einer klassischen Woh-
nungsbesichtigung dazu, nach Ausfüllen des Mietinteressentenformu-
lars den Personalausweis des Interessenten zu kopieren. Vorsicht: Das
Einscannen und Kopieren eines Personalausweises ist nur in wenigen
Ausnahmefällen zulässig. Der Personalausweis dient in erster Linie zur
Überprüfung der Identität. Gemäß § 20 Abs. 2 PAuswG ist es nichtöf-
fentlichen Stellen verboten, den Ausweis „zur automatisierten Speiche-
rung personenbezogener Daten“ zu verwenden. Mit der Kopie eines
Personalausweises werden aber auch Daten erhoben und gespeichert,
die für den Mietvertrag ohne Belang sind. Dem Verwalter muss als
Identitätsnachweis in der Regel Vor- und Nachname, Geburtsdatum und
die postalische Anschrift genügen.
Häufig bringen Mietinteressenten schon selbst eine Kopie ihres Perso-
nalausweises mit. Selbst da ist davon abzuraten, diese Kopie anzuneh-
men und zu den Akten zu legen. In einer Regierungsbegründung zum
PAuswG (Drucksache 16/10489 v. 7.10.2008) hatte das Innenministeri-
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um ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine freiwillige Herausgabe
des Ausweises (und eben auch deren Kopien) nicht erfolgen sollte.
5. Die Eigentümerliste
Immer wieder ein Streitpunkt ist die Eigentümerliste. Wer darf welche Da-
ten bekommen, einsehen etc. Einem berechtigten Auskunftsersuchen sei-
tens der Wohnungseigentümer steht der Datenschutz nicht entgegen. Der
Verwalter ist grundsätzlich verpflichtet, auf Verlangen der WEG umfängli-
che Informationen zu erteilen. Ein betroffener Eigentümer kann sich dabei
selten auf Anonymität berufen. Bei Anfragen von Dritten hingegen sind
Auskünfte nur bei gesetzlichen Vorgaben (z. B. Anfragen der Finanzbehör-
den etc.) oder speziellen rechtsgeschäftlichen Beziehungen zulässig.
In bestimmten Fällen muss der Verwalter ausnahmsweise aber doch
dafür Sorge tragen, dass die Anonymität etwaiger betroffener Woh-
nungseigentümer innerhalb der WEG gewahrt bleibt.
Der Verwalter ist grundsätzlich verpflichtet, alle erforderlichen Informa-
tionen über Finanz- und Abrechnungsangelegenheiten zu erteilen. Er
ist sogar verpflichtet, anderen Eigentümern Informationen (z. B. Name)
über Wohngeldschuldner mitzuteilen. Dagegen ist die allgemeine Be-
kanntgabe von Wohngeldschuldnern, z. B. über einen Aushang oder die
Homepage des Verwalters, unzulässig. Ein Verstoß hiergegen kann mit
einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
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Weiterführende
Informationen:
Datenschutz (WEG)
636379
Reinhold Okon
ist Datenschutz-
b e a u f t r a g t e r
des
Bundes-
fachverbandes
der Immobilien-
verwalter e.V. (BVI).
DER AUTOR
Sinnvoll ist es aber immer, sich einen Vermerk zu machen, dass der
Personalausweis vorgelegt und die Identität bestätigt wurde.
PRAXIS-TIPP:
Finger weg vom Personalausweis. Nur in seltenen Fällen ist das Ko-
pieren zulässig (z. B. Geldwäschegesetz). Und selbst hier gibt es un-
terschiedliche Ansichten, was im Detail zulässig ist und was nicht.
PRAXIS-TIPP:
Beispiel 1:
Entscheidet ein Gericht über einen Rechtsstreit zweier Wohnungs-
eigentümer, dürfen die übrigen Wohnungseigentümer die Entschei-
dung in schriftlicher Form zwar erhalten, jedoch müssen alle perso-
nenbezogenen Daten (Namen, Anschrift, E-Mail, Telefon, etc.) der
betroffenen Personen geschwärzt werden.
Beispiel 2:
Befindet sich jedoch die WEG in einem Rechtsstreit mit einem ein-
zelnen Wohnungseigentümer derselben Gemeinschaft, dürfen Mit-
glieder der WEG das Urteil in schriftlicher Form erhalten. Auf Wunsch
muss der Verwalter hier das Urteil der WEG oder einem einzelnen
Wohnungseigentümer aushändigen. Ein Schwärzen von personen-
bezogenen Daten ist hier nicht notwendig.
Geben Sie die Eigentümerliste keinesfalls an irgendwelche Dienst-
leister (z. B. Kabelnetzbetreiber, Internetprovider) heraus. Sie ist nur
für den internen Gebrauch der WEG bestimmt. Nur in recht seltenen
Fällen muss die Liste zur Verfügung gestellt werden, z. B. Banken
bei der Kontoeröffnung.
PRAXIS-TIPP:
