Insbesondere bei der Ausleihe für einen kurzen Zeitraum hat das gute
alte Schlüsselausgabebuch noch lange nicht ausgedient. Mit einem
Blick können Sie schnell erkennen, welche Schlüssel noch nicht zurück-
gegeben wurden. Schlüsselausgabeprotokolle, die in den objektbezoge-
nen Ordnern abgelegt werden, erledigen diese Aufgabe nur sehr ein-
geschränkt. Die Prüfung, welche Schlüssel noch nicht zurückgegeben
wurden, ist aufwendig und erfolgt nach unserer Erfahrung in der Praxis
oft nicht zuverlässig. Damit besteht die Gefahr, dass man später nur rein
zufällig über dieses Protokoll stolpert und dann leider feststellen muss,
dass sich niemand mehr an den Vorgang erinnert, da er schon einige
Jahre zurückliegt.
Auch eine Fotokopie des Schlüssels mit der Unterschrift des Entleihers
macht nur dann Sinn, wenn der Entleiher eindeutig identifiziert werden
kann. Dafür sollte eine Kopie des Lichtbildausweises gleich mit anfertigt
werden und das Protokoll mit genauer Bezeichnung des Schlüssels und
des Ausgabegrunds so abgelegt werden, dass eine regelmäßige und we-
nig aufwendige Verfolgung gewährleistet ist. Alternativ kann natürlich
auch eine Aufgabe mit Terminverfolgung in der EDV angelegt werden.
Bestellung von Schlüsseln
Auch hier haben wir in der Verwaltungspraxis die unterschiedlichsten
Vorgehensweisen angetroffen, die teilweise aufgrund der gegebenen
Rahmenbedingungen nur schwer umzustellen waren. Deshalb ist es
schwierig, ein allgemeinverbindliches Vorgehen als „Best-Practice-Lö-
sung“ zu empfehlen.
Abhängig von:
der Verwaltungsart
der lokalen Verteilung der verwalteten Objekte
dem Umfang an noch bestehendem Gebrauchsmusterschutz
den vertraglichen Festlegungen
der Aufbewahrung der Schließpläne und
der Immobiliennutzer
werden sicherlich unterschiedliche Arbeitsabläufe angewendet werden
müssen.
Zunächst sollte jedoch in jedem Fall die Schlüsselbestellung dokumen-
tiert und die Autorisierung des Anfordernden überprüft werden.
Weiterhin sollte es für den Bearbeiter leicht möglich sein zu prüfen, in-
wieweit noch ein Kopier- oder Gebrauchsmusterschutz für die benötigten
Schlüssel gegeben ist. Sollte Ihr EDV-System hier keine praxistaugliche
Möglichkeit zur Hinterlegung der erforderlichen Informationen bieten,
verweisen wir auf den Objektsteckbrief. Im Objektsteckbrief kann dann
auch gleich vermerkt werden, wo Schließpläne und Schließkarten auf-
bewahrt werden. Sehr vorteilhaft ist natürlich, wenn möglichst viele
Schließkarten zentral bei einem Schlüsseldienst hinterlegt sind.
Die effiziente Variante
Die einfachste und am wenigsten aufwendige Variante ist der Versand ei-
ner Ermächtigung, mit der der jeweilige Bedarfsträger den Schlüssel direkt
beim Schlüsseldienst Ihres Vertrauens gegen Barzahlung abholen kann.
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Mit diesem Vorgehen wird der Bearbeitungsaufwand für Ihre Mitarbei-
ter auf ein Mindestmaß reduziert. Eine weitere elegante Vereinfachung
wäre, wenn entsprechend autorisierte Eigentümer sich die Ermächtigung
gleich aus dem Eigentümerbereich Ihrer Webseite herunterladen könn-
ten und dabei eine automatische Nachricht an Sie generiert würde.
Leider wird diese einfache und für Sie vorteilhafte Variante aufgrund
verschiedenster Bedingungen nicht immer realisierbar sein. Hier ist
auch Ihr Fingerspitzengefühl gefragt. Denn es trägt sicher nicht zur Po-
pularität Ihrer Verwaltung bei, wenn Sie der gebrechlichen Rentnerin
einen längeren Weg in die nächstgelegene Stadt zumuten, um dort
einen Schlüssel abzuholen. Hier heißt es, entsprechende abweichende
Lösungen parat zu haben.
Die Dienstleistungsvariante
Auch wenn wir in einer immer älter werdenden Gesellschaft leben, ist
die oben geschilderte Situation nicht unbedingt repräsentativ. Ein nicht
unerheblicher Teil der Bevölkerung hat einen langen Arbeitstag und/
oder ist finanziell gut aufgestellt. In beiden Fällen ist gut vorstellbar,
dass wenig Wert darauf gelegt wird, den dringend benötigten Schlüs-
sel beim nächsten Schlüsseldienst selbst abzuholen. Warum nicht eine
kostenpflichtige Dienstleistungsvariante anbieten? Sie veranlassen die
Bereitstellung des Schlüssels, lassen den Schlüssel abholen und zum
vereinbarten Zeitpunkt wird er gegen eine Dienstleistungspauschale
durch einen Beauftragten Ihrer Verwaltung übergeben. Es erscheint
durchaus denkbar, solche Dienstleistungen auch im Rahmen der Miet-
und Sondereigentumsverwaltung anzubieten. Entscheidend ist hier die
Struktur Ihrer Mieter. Im Zweifel wäre es einen Versuch wert, das Risiko
erscheint gering.
Die Praxis entscheidet
In welcher Form Sie in Ihrer Verwaltung die Bestellung von Schlüsseln
(Zylinder, Handöffner usw.) auch immer abarbeiten, entscheiden letzt-
lich Sie selbst. Wichtig ist aber auf jeden Fall, dass alle Mitarbeiter/In-
nen Ihrer Verwaltung die Arbeiten einheitlich durchführen, angefangen
von der Auswahl der richtigen Formulare bis zur korrekten Ablage. Die
Grundsätze zur Abarbeitung sollten für alle nachvollziehbar dargestellt
werden, wie es z. B. die abgebildete Grafik veranschaulicht. In dieser
Grafik sind die einzelnen Prozessschritte eindeutig erkennbar, die zu
verwendenden Hilfsmittel sind aufgelistet und es ist klar, was wo und
durch wen bearbeitet wird. In den „gelben Zetteln“ sind überdies wei-
tere Bearbeitungshinweise enthalten.
Fazit
Ob Sie dieser Methodik folgen wollen oder einer anderen: Regeln zur
Prozessbearbeitung aufzustellen, macht in jedem Fall Sinn, denn nur
so stellen Sie eine einheitliche
Bearbeitung nach Ihren Vorga-
ben dauerhaft sicher und nut-
zen Effizienzpotenziale.
Eine Arbeitserleichterung und ggfs. die Vermeidung unnötiger Rück-
fragen können Sie erreichen, indem Sie auf Ihrer Webseite die Mög-
lichkeit einer Online-Schlüsselbestellung oder ein Schlüsselbestell-
formular zur Verfügung stellen.
PRAXIS-TIPP: NUTZEN SIE IHRE WEBSEITE
Jörg Wirtz ist
Geschäftsführer
der InRaCon
GmbH und
berät speziell
Immobilienver-
waltungen bei
der Optimie-
rung ihrer Prozesse und bei der
Zertifizierungsvorbereitung (u. a.
ISO 9001, GEFMA 700ff., TÜV-ge-
prüfte Immobilienverwaltung).
DER AUTOR
In diesem Fall sollten Sie aber sicherstellen, dass der Schlüsseldienst
bei der Übergabe des Schlüssels die ausgestellte Ermächtigung ein-
zieht oder entwertet.
WICHTIG: ERMÄCHTIGUNG
