Prozesse in der Immobilienverwaltung:
Schlüssel verwalten
Jörg Wirtz, InRaCon GmbH, Eschenlohe
Was soll denn jetzt an der Schlüsselverwaltung schwierig sein? Sol-
che Nebensächlichkeiten haben wir doch längst im Griff, oder etwa
nicht? Wenn ich hierzu meine persönlichen Erfahrungen Revue pas-
sieren lasse, komme ich eher zur gegenteiligen Auffassung. Mir ist
z. B. eine Eigentumswohnanlage bekannt, in der vor einigen Wo-
chen der Verwalter gewechselt hat. Seit diesem Zeitpunkt werden
Mitteilungen der Verwaltung mit Klebestreifen von außen auf den
Aushangkasten geklebt. Der Schlüssel scheint wohl verloren gegan-
gen zu sein. Eine Kleinigkeit vielleicht, die aber nicht unbedingt
für Professionalität spricht. Häufiger wird jedoch die Situation vor-
kommen, dass ein Schüssel oder auch Funkhandsender von einem
Eigentümer, einem Mieter, einem Hausmeister, einem Handwerker
oder einem anderen vertraglich gebundenen Dienstleister benö-
tigt wird. Auch den Austausch von Schließzylindern bei Baumaß-
nahmen oder anderen Anlässen gilt es zu berücksichtigen.
Im Verwalteralltag treffen wir auf eine Vielzahl von Einzelfällen, die es
jeweils unter Beachtung der notwendigen Sorgfaltspflicht zu beachten
gilt. Schließlich handelt es sich um das Eigentum unserer Kunden, das
zudem Zutritt zu sensiblen Bereichen verschaffen kann. Dazu gehört
auch die Verwaltung von Schlüsseln, die wir vom Bauträger, Vorver-
walter oder dem Eigentümer selbst bei der Beauftragung übernommen
haben. Nicht nur einmal haben wir als wesentliches Organisationsmittel
eine Schublade vorgefunden, gefüllt mit einer unübersehbaren Anzahl
nicht gekennzeichneter Schlüssel.
Interne Verwaltung von Schlüsseln
Dieser Praxis-Tipp gilt selbstverständlich genauso für Schlüssel, die zu-
geordnet werden können. Diese sollten dann bei der Übernahme gleich
gekennzeichnet und in einem verschließbaren Schrank aufbewahrt
werden, wobei dieser so aufgestellt werden sollte, dass etwaiger Pu-
blikumsverkehr keinen unmittelbaren Zugang hat. Die Kennzeichnung
sollte nicht im Klartext („Generalschlüssel für die Beispielgasse 7 in
Musterhausen“), sondern mit verschlüsselten Angaben (Objektnum-
mer) versehen sein. Bei Verlust kann ein unehrlicher Finder dann zu-
mindest mit dem Schlüssel nichts anfangen.
Inwieweit Software zur Schlüsselverwaltung in Ihrer Verwaltung sinn-
voll einsetzbar ist, überlasse ich Ihrer eigenen Beurteilung. In den von
uns betrachteten praktischen Beispielen konnte sich uns die Arbeitser-
sparnis nicht immer erschließen.
Ausgabe von Schlüsseln
Schlüssel müssen häufig entweder temporär oder dauerhaft zur Durch-
führung von Reparaturen, Sanierungen oder Wartungsarbeiten aus-
gegeben werden. Gerade wenn zum Beispiel ganze Wohnungen bei
einem Mieterwechsel saniert werden sollen, scheint es ratsam, einen
sog. Bauzylinder einzusetzen. Dies erspart eine Menge Arbeit, falls
Mitarbeiter eines beauftragten Unternehmens die Schlüssel verlieren
oder über längere Zeiten nicht zurückgeben.
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Hier kann ich nur empfehlen, die Situation bei der Übergabe eindeu-
tig zu dokumentieren und die Schlüssel so aufzubewahren, dass sie
nicht in fremde Hände gelangen können.
PRAXIS-TIPP: DOKUMENTIEREN UND SICHERN
Bringen Sie auf oder an dem Schlüssel einen Hinweis auf Ihr Ver-
waltungsunternehmen an. So ermöglichen Sie es einem ehrlichen
Finder, den Schlüssel zu Ihnen zurückzubringen.
PRAXIS-TIPP: „SCHLÜSSEL-HINWEIS“
